Aufräumen, Sortieren, Entsorgen – die Dritte

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Schriftverkehr, Protokolle, Mitschriften, Notizen aus Beratungen archivieren oder in die Tonne?

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Weiter geht’s!

  • Stellungnahme, Votum, Einspruch, Widerspruch, Beanstandung! Ist das gleichstellungsrechtliche Beteiligungs-/Mitwirkungsverfahren beendet, kann anschließend die Maßnahme umgesetzt werden. Die entsprechende Unterlage (Zustimmung, Ablehnung) ist in der Akte der Dienststelle/ des Arbeitgebers und die Gleichstellungsbeauftragte hat den Vorgang bei sich zu entsorgen. Eine Gleichstellungsbeauftragte ist keine Entscheiderin, sie begleitet als Expertin das Verfahren. Ihr müssen die notwendigen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden und sie hat Einsichtsrechte.  Im Besonderen bei personellen Angelegenheiten könnte es sich sonst möglicherweise um das Anlegen einer sogen. personellen Nebenakte handeln. Das ist nicht statthaft. Also: Blitztonne, Schredder.
  • Besonderheit: Die Gleichstellungsbeauftragte legt sich eine „Mustermappe“ an, mit erfolgreichen Beanstandungen. Ist möglich, aber bitte, nur die Beanstandung ablegen und anonymisieren (schwärzen).
  • Anderer Fall: Geht die Gleichstellungsbeauftragte in ein Klageverfahren wegen Nicht- oder mangelhafter Beteiligung in ihrer Funktion, dann ist der entsprechende Vorgang natürlich weiter aufzubewahren, um ein fehlerhaftes Vorgehen ihrer Verwaltung belegen zu können. Hier sind die Unterlagen erst mit dem rechtskräftigen Urteil zu entsorgen.
  • Protokolle, Dokumentationen, Gedankenstützen! Schwierig. I.d.R. auch hier, entsorgen sobald die Angelegenheit geklärt, beendet, eine Sanktion erfolgt ist. Bei Beratungen rate ich des Öfteren ein anderes Vorgehen an, insbesondere wenn es um Fälle von Diskriminierung gemäß § 3 Abs 4 AGG geht. Hier rate nicht nur ich die Protokolle und Dokumentationen den betroffenen Personen (bei Abschluss des Verfahrens, der Entscheidung über eine Beschwerde) zur eigenen Aufbewahrung oder Entsorgung zu geben. Das ist ein Sonderthema, dem wir uns bei Gelegenheit vielleicht mal zuwenden.
  • Und die Unterlagen aus Fortbildungen, mitgebracht von Tagungen, etc.: Schauen sie nach Alter und Thema. Ist das Gesetz zwischenzeitlich novelliert gilt es sich mit dem Neuen zu beschäftigen und zu entsorgen.

Schauen sie sich jetzt im Büro (auch auf dem Rechner) mal um…

Gesetze mit Kommentaren, Fachbücher, Broschüren des aktuellen Erscheinungsjahres, Zeitschriften (vielleicht etwas umfangreicher), Fachbeiträge / Mitschriften von Tagungen, AK-Treffen, Schulungen sowie vielleicht eine Mustermappe und die aktuellen Vorgänge die in der Bearbeitung des Gleichstellungsteams sind. Was geschafft! So und nun wenden wir uns wieder den täglichen Angelegenheiten mit Gleichstellungsbezug zu.

Apropos, für die Dienststelle, die Institutionen gelten Aufbewahrungsfristen i.d.R. von drei und vier Jahren. Heißt, ein eingelegter Widerspruch der Gleichstellungsbeauftragten, der zu den Akten zu nehmen ist, findet sich dann dort auch in drei bzw. vier Jahren noch. Wobei Ausnahmen im Recht immer die Regel bestätigen, nun ja.

Exkurs: Und bitte die neue Gleichstellungsbeauftragte ist genau wie ihre Vorgängerin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie steigt in ihrer Funktion in eventuell noch offene Vorgänge ein, um diese fortzuführen, abzuschließen. Verlassen sie bitte ihr (bisheriges) Büro so, wie sie gern ein Büro vorgefunden hätten.

Aus aller Welt

Demnächst wieder!

Mit feministischen Grüßen

Ute Wellner

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1 Kommentar zu diesem Beitrag
kommentiert am 07.04.2022 um 13:15:
Ich fühle mich ertappt. Sie haben so recht mit dem Beitrag. Als Beamtin seit fast 40 Jahren fällt es mir nur unheimlich schwer etwas weg zu tun, dass Ähnlichkeit mit einem Verwaltungsakt hat. Aber ja, bei nächster Gelegenheit wird aufgeräumt.
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