Mindestbesetzungsquoten bei der Urlaubsplanung – Praxisfragen zum Sommerurlaub (Teil 1)

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Arbeitgeber steuern die Abstimmung der Urlaubswünsche ihrer Mitarbeiter mit den dienstlichen Bedürfnissen häufig dadurch, dass sie für die einzelnen Bereiche ihrer Dienststelle sog. Mindestbesetzungsquoten vorgeben, die eingehalten werden müssen, um einen ordnungsgemäßen Betrieb sicherzustellen. Je nachdem, wie hoch sie diese Quoten ansetzen, ergeben sich aus ihnen mehr oder weniger starke Einschränkungen bei der Verwirklichung der Urlaubswünsche der Beschäftigten.

Arbeitsrechtlich stellen sich hier zwei Fragen:

  • Können sich Arbeitgeber im Streitfall mit Aussicht auf Erfolg auf eine Mindestbesetzungsquote berufen, wenn sie die individuellen Urlaubswünsche von Beschäftigten ablehnen?

  • Hat der Betriebs- oder Personalrat bei der Vorgabe einer Mindestbesetzungsquote mitzubestimmen?

1. Mindestbesetzungsquote als Ablehnungsgrund von Urlaubsanträgen?

Das Verhältnis von Beschäftigten- und Arbeitgeberinteressen beim Urlaub ist in § 7 Abs. 1 BUrlG geregelt. Danach kann der Arbeitgeber Urlaubswünsche nur dann ablehnen, wenn ihnen „dringende betriebliche Belange“ entgegenstehen (vgl. dazu Jansen/Nachtwey in Sponer/Steinherr, § 26 TVöD Rz. 68; Breier/Dassau, § 26 TVöD Rz. 542).

Um dem individuellen Wunsch eines Beschäftigten nach Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Mindestbesetzungsquote entgegenhalten zu können, müsste sie Ausdruck „dringender betrieblicher Belange“ i.S.d. § 7 Abs. 1 BUrlG sein.

Ob das zutrifft, ist eine Frage des Einzelfalls. Die Vorgabe der Quote muss der Abwendung ganz erheblicher Störungen im Betriebsablauf dienen, die nicht anders ausgeglichen werden können. Hierbei sind alle Umstände vor Ort zu berücksichtigen, etwa auch die Personalsituation insgesamt. Hielte z.B. der Arbeitgeber keine ausreichende Personalreserve vor, um Ausfälle durch Urlaub und Krankheit abzudecken, könnte er sich nicht zulasten der Mitarbeiter, die ihren Urlaubanspruch geltend machen, auf eine Notsituation berufen.

2. Mindestbesetzungsquote als Gegenstand der Mitbestimmung?

Die Mitbestimmungsrechte des Betriebs- oder Personalrats beim Urlaub sind in § 85 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bzw. § 80 Abs. 1 Nr. 6 BPersVG sowie den entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften geregelt. Danach hat der Betriebs- oder Personalrat bei der „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze“ und der „Aufstellung des Urlaubsplanes“ mitzubestimmen.

Damit die Mindestbesetzungsquote ein Gegenstand der Mitbestimmung wäre, müsste sie einen beiden Tatbestände erfüllen.

Das OVG Magdeburg hat sich mit dieser Frage in einer Entscheidung aus dem Jahr 2020 befasst und sie verneint (OVG Magdeburg, Beschluss vom 28.1.2020 – 6 L 2/18). In dem zugrunde liegenden Fall hatte der Arbeitgeber – eine Agentur für Arbeit – eine Mindestbesetzungsquote von zwei Dritteln der Mitarbeiter zur Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Dienstbetriebs vorgegeben, ohne den Personalrat hierbei zu beteiligten. Dieser sah seine Mitbestimmungsrechte verletzt und zog vor Gericht.

Das OVG Magdeburg gab dem Arbeitgeber recht. Die Vorgabe einer Mindestbesetzungsquote stelle weder die „Aufstellung eines Urlaubsplans“ noch die „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze“ dar. Denn bei ihr gehe es nicht um die Festlegung der zeitlichen Lage des Urlaubs der einzelnen Beschäftigten und auch nicht um das dabei einzuhaltende Verfahren. Vielmehr handele es sich bei der Mindestbesetzungsquote um eine vorgeschaltete Maßnahme des Arbeitgebers in Bezug auf die Sicherung des Dienstbetriebs. Sie bilde den grundlegenden Rahmen für die nachfolgende Urlaubsplanung in der Dienststelle. Hier greife das Mitbestimmungsrecht des Personalrats in Bezug auf Urlaubsfragen noch nicht ein.

3. Praxistipp

Mindestbesetzungsquoten sind effektive Instrumente, um die unterschiedlichen Interessen beim Thema Urlaub zu vereinfachen und praktisch zu handhaben.

Bei ihrer Ausgestaltung sollten Arbeitgeber den Maßstab der „dringenden betrieblichen Belange“ i.S.d. § 7 Abs. 1 BUrlG beachten.

Eine Zustimmung des Betriebs- oder Personalrats müssen sie nicht einholen.

Hendrik Hase, Rechtsanwalt

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2 Kommentare zu diesem Beitrag
kommentiert am 29.09.2022 um 13:50:
Sehr geehrter Herr Michel, vielen Dank für Ihre Fragen - ich schätze dies wie folgt ein. Zur ersten Frage: Hier kommt es darauf an, was der Arbeitgeber mit der Mindestbesetzungsquote verbunden hat. Ging es ihm bei dieser nur darum, eine Richtschnur für die Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung eines Urlaubswunsches zu haben, gilt sie nicht automatisch auch für die Dienstplanung, bei der eine Vielzahl anderer Gesichtspunkte zu berücksichtigen sind. Zur zweiten Frage: Die Mindestbesetzungsquote kann nicht dazu führen, dass die Erfüllung des Urlaubsanspruch der Beschäftigten nicht mehr möglich ist. Droht dies, muss sie angepasst werden. Beste Grüße, Hendrik Hase
kommentiert am 07.07.2022 um 09:16:
Könnte eine Interessenvertretung in Zuge der Mitbestimmung einzelner Dienstpläne dem Arbeitgeber vorhalten, die selbstgesetzte Mindestbesetzungsquote nicht einzuhalten? Was, wenn der vertragliche Urlaubsanspruch angesichts des Fachkräftemangels und unbesetzter Stellen nicht mehr gewährt werden kann, ohne die Mindestbesetzungsquote zu unterlaufen?
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