Resturlaub 2021 – Verfall am Stichtag 31.3.2022?

1. Gibt es einen oder mehrere Stichtage für den möglichen Verfall?

Resturlaub 2021 kann an verschiedenen Stichtagen verfallen: am 31.12.2021, 31.3.2022 oder 31.5.2022. Letzterer gilt allerdings nur für Beschäftigte, in deren Arbeitsverhältnissen der TVöD, TV-L, TV-V oder TV-Ärzte/VKA zur Anwendung kommt.

2. Wie ist der Verfall zu prüfen?

An den genannten drei Stichtagen ist jeweils gesondert zu prüfen, ob nicht genommener bzw. nicht angetretener Urlaub verfällt oder übertragen wird:

• Verfällt der Jahresurlaub 2021, wenn er bis zum Stichtag 31.12.2021 nicht genommen wurde (§ 7 Abs. 3 S. 1 BUrlG)?

• Verfällt der zum ersten Mal zeitlich befristet übertragene Resturlaub 2021, wenn er bis zum Stichtag 31.3.2022 nicht angetreten wurde (§ 26 Abs. 2 Buchst. a TVöD bzw. TV-L, § 14 Abs. 2 S. 3 TV-V, § 27 Abs. 2 Buchst. a TV-Ärzte/VKA)?

• Verfällt der zum zweiten Mal zeitlich befristet übertragene Resturlaub 2021, wenn er bis zum Stichtag 31.5.2022 nicht angetreten wurde (§ 26 Abs. 2 Buchst. a TVöD bzw. TV-L, § 14 Abs. 2 S. 3 TV-V, § 27 Abs. 2 Buchst. a TV-Ärzte/VKA)?

3. Was ist zu prüfen?

Prüffrage bei jedem Stichtag ist, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat.

Prüffrage beim Stichtag 31.12.2021 ist, ob der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen nicht bis zum 31.12.2021 genommen wurde (gesetzlicher Übertragungsgrund nach § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG).

Prüffrage beim Stichtag 31.3.2022 ist, ob der Urlaub wegen Arbeitsunfähigkeit oder aus betrieblichen/dienstlichen Gründen nicht bis zum 31.3.2022 angetreten wurde (tariflicher Übertragungsgrund gemäß § 26 Abs. 2 Buchst. a TVöD)?

Prüffrage beim Stichtag 31.5.2022 ist, obder Urlaub krankheitsbedingt nicht bis zum 31.5.2021 angetreten wurde (Rechtsprechung des EuGH und des BAG).

4. Welche Mitwirkungsobliegenheit hat der Arbeitgeber beim Urlaub?

Nach der neuen Rechtsprechung des BAG (Urteil vom 19.2.2019 - 9 AZR 423/16, Schnell-Dienst 8/2019 Nr. 7) muss der Arbeitgeber jeden Beschäftigten individuell

• informieren, wieviel Urlaub er hat und welche Stichtage dabei gelten,

• auffordern, seine Urlaubswünsche rechtzeitig anzumelden, sowie

• darauf hinweisen, dass der Urlaub ersatzlos verfällt, wenn er nicht bis zu den genannten Stichtagen genommen bzw. angetreten wird, obwohl dies möglich gewesen wäre.

Bezüglich des Zeitpunktes, an dem die Mitwirkungsobliegenheit zu erfüllen ist, hat die Rechtsprechung bisher keine genauen Vorgaben gemacht. Klar ist nur, dass der Hinweis so rechtzeitig erfolgen muss, dass es den Beschäftigten möglich ist, den Urlaub vollständig bis zu den jeweiligen Stichtagen zu nehmen bzw. anzutreten. Aus arbeitsrechtlicher Sicht gilt daher: Eher früher als später. Um zugleich die Informationspflicht bezüglich eines etwaigen Resturlaubs zu erfüllen, der ins neue Urlaubsjahr übertragen wurde, empfehle ich, die Information am Jahresanfang, also etwa in der Mitte des ersten Quartals, zu geben.

5. Was passiert, wenn der der Arbeitgeber dieser Mitwirkungsobliegenheit nicht oder nicht vollständig nachkommt?

Kommt der Arbeitgeber im Urlaubsjahr seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht oder nicht vollständig nach, wird der nicht genommene Resturlaub  auf das gesamte Folgejahr übertragen. Er ist dort wie der jeweilige Jahresurlaub zu behandeln. Für beide gilt dann der Stichtag 31.12.

Kommt der Arbeitgeber auch in den Folgejahren seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht nach, wird der nicht genommene und übertragene Urlaub jeweils kumuliert.

6. Lohnt sich der Aufwand, der mit der Mitwirkungsobliegenheit verbunden ist?

Laut Umfragen erfüllt ca. ein Drittel der Arbeitgeber die Mitwirkungsobliegenheit nicht, weil der zusätzliche Aufwand einer individuellen Benachrichtigung der Beschäftigten gegenüber dem erreichbaren Nutzen eines wirksamen Verfalls von im Einzelfall nicht genommenem Urlaub unverhältnismäßig groß erscheint. In der Tat stellt der Aufwand eine wesentliche Hürde für die Personalpraxis dar. Zwar bieten inzwischen viele Personalverwaltungssysteme digitale Urlaubsplaner an, die den Beschäftigten bei jeder Nutzung die fraglichen Angaben vor Augen führen, jedoch ist hier stets im Einzelfall zu prüfen, ob damit die Vorgaben der Rechtsprechung tatsächlich erfüllt werden.

Da es sich bei der von der Rechtsprechung statuierten Mitwirkung um eine Obliegenheit und keine Pflicht handelt, ist eine Abwägung zwischen Aufwand und Nutzen legitim.

7. Müssen Beschäftigte die Übertragung von nicht genommenem Urlaub an den einzelnen Stichtagen 31.12., 31.3. und 31.5. schriftlich beantragen und dabei das Vorliegen der gesetzlichen oder tariflichen Übertragungsgründe nachweisen?

Nein, eine solche Verpflichtung besteht nicht. Die Übertragung erfolgt automatisch, wenn die entsprechenden Übertragungsgründe vorliegen. Ein schriftlicher Antrag des Beschäftigten gehört nicht zu den Voraussetzungen für die Übertragung.

Ist das Vorliegen der Übertragungsgründe zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem allerdings streitig, muss der Beschäftigte sie darlegen und beweisen. Hierauf lässt sich die Praxis vieler Arbeitgeber stützen, generell an den einzelnen Stichtagen eine Begründung zu verlangen. Macht der Arbeitgeber von diesem Instrument Gebrauch und stellt der Beschäftigte keinen Übertragungsantrag, bleibt es bei der dargestellten Rechtslage: Ob hier eine Übertragung erfolgt ist, richtet sich nicht nach der Antragsstellung, sondern dem Vorliegen der Übertragungsgründe. In diesem Fall ist es an dem Beschäftigten, seine Ansprüche ggf. zu einem späteren Zeitpunkt geltend zu machen.

Vgl. zum Thema Übertragung und Verfall von Urlaub die ausführlichen Kommentierungen von Jansen in Sponer/Steinherr, § 26 TVöD, Rz. 261 ff. und Breier/Dassau, § 26 TVöD, Rz. 657.

Hendrik Hase, Rechtsanwalt