Neuregelung der Niederschrift zum Nachweisgesetz

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Dieser Blog informiert Sie über die wesentlichen Neuerungen im Nachweisgesetz, die zum 1. August 2022 in Kraft getreten sind.

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

aufgrund der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen hat der deutsche Gesetzgeber weitreichende Änderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) beschlossen. Das Gesetz zur Umsetzung der Arbeitsbedingungsrichtlinie trat zum 01. August 2022 in Kraft. Es beinhaltet im Wesentlichen weitergehende Unterrichtungspflichten, die Sie als Arbeitgeber treffen. Zudem können nunmehr Verstöße gegen die Dokumentationsverpflichtung mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro sanktioniert werden. Von daher gilt es hier aufzupassen.

Hinweis! Die Neuerungen gelten für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1. August 2022 beginnen und zwar selbst dann, wenn Sie den Arbeitsvertrag bereits vorher unterzeichnet haben.

Aber nun erst einmal zu den Einzelheiten.

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG muss der Arbeitgeber

  • die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich (die elektronische Form ist nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG ausdrücklich ausgeschlossen) niederlegen,

  • die Niederschrift unterzeichnen und

  • diese dem Arbeitnehmer innerhalb gewisser Fristen aushändigen. 

In § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG ist ausdrücklich geregelt, was Sie in die Niederschrift konkret aufnehmen müssen. Der dort normierte Katalog wurde nun durch den Gesetzgeber wesentlich erweitert. Sie sind daher verpflichtet folgende Arbeitsbedingungen zusätzlich zu den bereits vorher im Gesetz genannten Arbeitsbedingungen niederzulegen:

  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen das Enddatum des Arbeitsverhältnisses (Nr. 3).

Achtung! Mir ist noch nicht so ganz klar, wie Sie im Falle einer Zweckbefristung (z. B. Elternzeitvertretung) oder einer auflösenden Bedingung (z. B. Krankheitsvertretung) das genaue Enddatum des Arbeitsverhältnisses angeben sollen. Vielleich benötigen wir zur sicheren Rechtsanwendung hier erst einen gerichtlichen Hinweis.

  • die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können (Nr. 4), sofern Sie das vereinbart haben,

  • die Dauer der Probezeit (Nr. 6), sofern Sie das vereinbart haben,

  • die Vergütung von Überstunden (Nr. 7),

  • die Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird (Nr. 7),

  • die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen (Nr. 8),

  • Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf (Nr. 9), falls Sie das vereinbart haben,

Hinweis! § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 9 NachwG muss mit der Neufassung des § 12 Abs. 3 TzBfG gelesen werden. Danach sind ab dem 1. August folgende Nachweise bei einer Vereinbarung von Arbeit auf Abruf erforderlich:

  • die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat (Nr. 9 Buchst. a),

  • die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden (Nr. 9 Buchst. b),

  • der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist (Nr. 9 Buchst. c) und

  • die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat (Nr. 9 Buchst. d).

Achtung! Sie müssen Ihrem Mitarbeiter zwingend die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt haben. Zudem muss die Lage der Arbeitszeit innerhalb dieses Zeitrahmens liegen. Nur dann ist Ihr Mitarbeite zur Arbeitsleistung verpflichtet (s. hierzu § 12 Abs. 3 Satz 2 TzBfG).

  • die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (Nr. 10),

  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung (Nr. 12),

  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird (Nr. 13),

Hinweis! die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (Nr. 14),

Achtung! Hier stelle ich mir die Frage, was sich der Gesetzgeber bei dem Begriff „einzuhaltende Verfahren“ so gedacht hat? Bezieht sich das etwa auch auf die zu beachtenden personalvertretungsrechtlichen Beteiligungsverfahren (Personalrat, Gleichstellungsbeauftrage und Schwerbehindertenvertretung)? Möglicherweise benötigen wir auch hier zur Klärung zunächst einmal eine gerichtliche Entscheidung.

Sie müssen im Übrigen die Niederschrift zukünftig für alle Arbeitsverhältnisse erstellen, da die Ausnahme für Aushilfsarbeitsverhältnisse bis zur Dauer von einem Monat entfallen ist.

Hinweis! Die Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 NachwG können gemäß § 2 Abs. 4 Satz 1 NachwG ersetzt werden durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge (sog. statische oder dynamische Bezugnahmeklausel), Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 enthält folgende Vertragsbedingungen, die durch Bezugnahme ersetzt werden können:

  • Nr. 6.sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,

  • Nr. 7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,

  • Nr. 8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,

  • Nr. 10.sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,

  • Nr. 11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,

  • Nr. 12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,

  • Nr. 13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,

  • Nr. 14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Hinweis! Soweit Sie in Ihren Musterarbeitsverträgen noch keine Inbezugnahme auf geltende Betriebs- und Dienstvereinbarung getroffen haben, sollten Sie in der Niederschrift zum NachwG ausdrücklich darauf hinweisen, dass auf das Beschäftigungsverhältnis die beim Arbeitgeber geltenden Betriebs- oder Dienstvereinbarungen nach Maßgabe ihres jeweiligen Geltungsbereichs in der jeweils geltenden Fassung Anwendung finden.

Das Fristenregime des NachwG:

§ 2 Abs. 1 Satz 4 NachwG sieht je nach Arbeitsbedingung gestaffelte Fristen für die Aushändigung der Niederschrift vor (am ersten oder siebten Tag oder sogar einen Monat nach Vertragsschluss).

Hinweis! 
Aus Sicherheitsgründen (Vermeidung eines Bußgeldes) und aus Gründen der Praktikabilität möchte ich Ihnen allerdings anraten, die Niederschrift mit allen Vertragsbedingungen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung Ihrem Mitarbeiter auszuhändigen bzw. bereits im Vorfeld gleich bei Vertragsabschluss.

Soweit sich wesentliche Arbeitsbedingungen ändern, sind diese ab dem 1. August 2022 spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, dem Arbeitnehmer schriftlich mitzuteilen (§ 3 Satz 1 NachwG). Sofern sich Arbeitsbedingungen ändern, die auf Änderungen von auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Gesetzen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen beruhen, wird allerdings keine neue Nachweispflicht ausgelöst (§ 3 Satz 2 NachwG).

Hinweis!
Aktualisierte Vertragsmuster stellen Ihnen die Arbeitgeberverbände zur Verfügung. Ich empfehle Ihnen, diese auch grundsätzlich zu nutzen.

So das war es zu den Neuerungen des NachwG. Ich wünsche Ihnen weiterhin einen schönen Sommer!

Herzliche Grüße

Ihr
Boris Hoffmann

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