Personalakte: Begriff und Inhalt

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Das Beamtenrecht schreibt vor, dass über jeden Beamten eine Personalakte zu führen ist. In diesem Beitrag werden die Fragen erörtert, was unter den Begriff „Personalakte“ fällt und welchen Inhalt diese aufweisen muss. In den beiden nächsten Beiträgen sollen dann die Rechte des Beamten im Hinblick auf die Personalaktenführung dargestellt werden.

Liebe Leserin, lieber Leser,

die den Beamten betreffenden Unterlagen werden in einer Personalakte zusammengefasst, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Rechtliche Grundlagen hierfür sind: § 50 BeamtStG, §§ 106 ff. BBG und das Personalaktenrecht der Länder (z.B.: Art. 103 ff. BayBG; §§ 103 ff. LBG NRW).


1. Personalaktenbegriff

Es ist allgemein zwischen Personalakten im formellen Sinn und Personalakten im materiellen Sinn zu unterscheiden:

a) Personalakten im formellen Sinn

Personalakten im formellen Sinn sind ausdrücklich als Personalakte bezeichnete behördliche Blattsammlungen, die über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Beamten geführt werden (BVerwG v. 29.4.1971 – II C 32.69 –).

Die Personalakten im formellen Sinn enthalten regelmäßig alle während des Beamtenverhältnisses eingegangenen oder angefallenen Vorgänge, unabhängig von ihrer gesetzlichen Bedeutsamkeit. Der Begriff beinhaltet auch die Art und Weise der Ablage in Ordner, Heftungen usw.

Der Begriff der Personalakte im formellen Sinn hat aber insoweit eine Ausweitung gefunden, als nicht sämtliche Personalaktendaten notwendigerweise in einer Personalakte im formellen Sinn (= Blattsammlung) erfasst sein müssen, sondern auch in einem automatisierten Verfahren gespeichert und verarbeitet werden können (vgl. Art. 104 Abs. 2/Art. 111 BayBG).

Dabei können für die Personalakte bestimmte Gliederungen – etwa in Grundakten und Teilakten – zugelassen werden.

Beispiel:

Beihilfeakten sind als Teilakten zu führen (vgl. § 108 Abs. 1 Satz 1 BBG/Art. 105 Abs. 1 Satz 1 BayBG).

Der das Recht der Landes- und Kommunalbeamten betreffende Vorschrift des § 50 Satz 1 BeamtStG liegt damit der Begriff der Personalakte im formellen Sinn zugrunde, da die Norm von der Verpflichtung des Dienstherrn ausgeht, über jeden Beamten eine Personalakte zu führen.


b) Personalakten im materiellen Sinn

Der Begriff der Personalakten im materiellen Sinn stellt auf die inhaltliche Zugehörigkeit zur Personalakte ab. Der Begriff der Personalakte im materiellen Sinn entspricht der gesetzlichen Definition für „Personalaktendaten“ im Sinn des § 50 Satz 2 BeamtStG.

Für den Persönlichkeitsschutz des Beamten wird auf die Zuordnung zur Personalakte im materiellen Sinn abgestellt.

Hinweis:

Soweit im Gesetz allgemein von Personalakten die Rede ist, wird der Begriff im materiellen Sinn verwendet.

Vom Personalaktenrecht im materiellen Sinn werden alle Aktenvorgänge umfasst, selbst wenn sie nicht Inhalt der formellen Personalakten (sh. oben a) sind, sofern sie in einem inneren Zusammenhang mit dem Beamtenverhältnis stehen bzw. die persönlichen und/oder dienstlichen Verhältnisse des Beamten berühren.

Beispiel:

Beschwerden über das Verhalten des Beamten unterliegen dem Personalaktenbegriff im materiellen Sinn.


c) Disziplinarakten

Die Disziplinarakten sind Sammlungen behördlicher Schriftstücke, die in einem Disziplinarverfahren gegen einen bestimmten Beamten angefallen sind.

Die Disziplinarakten zählen zur Personalakte im materiellen Sinn.


d) Sachakten

Sachakten sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis des Beamten zu trennenden Zwecken dienen.

Zu den Sachakten zählen

  • Prüfungsakten,
  • Kindergeldakten (§ 106 Abs. 1 Satz 6 BBG; Art. 104 Abs. 3 Satz 1 BayBG; § 83 Abs. 3 Satz 1 LBG NRW),
  • ggf. Unterlagen über Personalplanungen,
  • sog. „Sicherheitsakten“ (BVerwG v. 26.1.1978 – II C 66.73 -),
  • Ausnahmegenehmigungen nach § 37 Abs. 3 BeamtStG,
  • Ehrungen.


Beispiel:

Beschwerden, die sich gegen die sachlichen Entscheidungen und nicht etwa gegen das Verhalten des Beamten wenden, gehören zu den Sachakten.


Hinweis:

Eine klare Trennungslinie zwischen Sachakten und Personalakten im materiellen Sinn ist im Grunde nicht möglich.


2. Inhalt der Personalakten

Es besteht folgender Grundsatz:

Personalakten sollen ein richtiges und möglichst lückenloses Bild über die gesamte dienstliche Laufbahn des Beamten sicherstellen (BVerwG v. 26.1.1978 – II C 66.73 –).

Alles, was den Beamten in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis betrifft, muss aus diesem Grund in die Personalakten aufgenommen werden.

In die Personalakte gehören insbesondere folgende Personalaktendaten:

  • Personalbogen als fortzuschreibende Übersicht und Zusammenfassung der für das Dienstverhältnis wesentlichen Daten,
  • Bewerbung, Lebenslauf, Lichtbild,
  • Personenstandsurkunden,
  • Unterlagen über die Staatsangehörigkeit,
  • Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung sowie Prüfungszeugnisse und anderweitige Befähigungsnachweise,
  • Führungszeugnisse, Auskunft aus dem Bundeszentralregister,
  • Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung für einen bestimmten Dienstposten,
  • Nachweis der Schwerbehinderteneigenschaft,
  • Nachweis über Zeiten eines Wehr- oder Zivildienstes oder einer Kinderbetreuung,
  • Unterlagen über Ernennungen,
  • Übertragungen von Dienstposten und entsprechende Umsetzungen,
  • Abordnungen und Versetzungen,
  • Nachweis der Eidesleistung,
  • Unterlagen über die Wahrnehmung öffentlicher Ehrenämter,
  • Vorgänge über Nebentätigkeiten,
  • abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis,
  • abschließende Entscheidungen über die Heranziehung zum Schadensersatz,
  • dienstliche Beurteilungen,
  • Dienstzeugnisse,
  • Unterlagen über abweichende Arbeitszeit wie Teilzeitbeschäftigung, Elternzeit, Urlaub aus arbeitsmarkt- oder familienbezogenen Gründen,
  • Erholungsurlaub,
  • Sonderurlaub,
  • Besoldungsunterlagen sowie Unterlagen über Vorschüsse, Abtretungen, Verpfändungen und Pfändungen,
  • Unterlagen über Trennungsgeld sowie Reise- und Umzugsvergütung,
  • Unterlagen über Beihilfen (ohne Belege über Aufwendungen), Unterstützungen und Zuschüsse,
  • Unterlagen über ein Dienstjubiläum,
  • Unterlagen über die Entlassung,
  • Versetzung in den Ruhestand,
  • Unterlagen über die Nachversicherung oder Versorgung des Beamten und seiner Hinterbliebenen,
  • Disziplinarvorgänge nach Abschluss des Disziplinarverfahrens, Unterlagen über Ermittlungs-, Straf- und Berufsgerichtsverfahren sowie über Bußgeldverfahren, soweit ein Bezug zur dienstlichen Tätigkeit besteht, und über Maßnahmen der Dienstaufsicht,
  • Mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben. (Eine Aufnahme ist nur zulässig, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erweisen.


Hinweis:

Manche Unterlagen werden dabei in sog. „Nebenakten“ geführt, wie etwa Besoldungsakten oder Urlaubsakten; sie gehören aber gleichwohl zur Personalakte des Beamten.

Die Aufnahme anderer Unterlagen ist (im Gegensatz zum früheren Recht) nicht zulässig.

Beispiel:

Unzulässig wäre es das Dankschreiben eines Bürgers für die vorzügliche Unterstützung in einer Bauangelegenheit.


Ihr
Dr. Maximilian Baßlsperger



Literaturhinweis:

Weiß/Niedermaier/Summer, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.
Schütz/Maiwald, Beamtenrecht des Bundes und der Länder, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.
v. Roetteken/Rothländer, BeamtStG, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.



Lesen Sie dazu auch die im Folgenden erscheinenden Beiträge mit dem Titel:

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Teil IV: Beamtenrecht

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