Personalakte: Rechte des Beamten I

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In dem letzten Beitrag mit dem Titel Personalakte: Begriff und Inhalt ging es zum einen um die Begrifflichkeiten in Zusammenhang mit dem Personalaktenrecht und zum anderen darum, welche Vorgänge bei einer ordnungsgemäßen Aktenführung aufzunehmen sind. Nunmehr stehen die Rechte des Beamten in Zusammenhang mit der Personalaktenführung im Mittelpunkt der Ausführungen.

Liebe Leserin, lieber Leser,

die Erfüllung aller dem Beamten zustehenden Rechte gehört zur Fürsorgepflicht des Dienstherrn. Dies gilt auch in Bezug auf das Personalaktenrecht. Die Personalaktendaten sind dazu bestimmt, für Zwecke der Personalverwaltung und Personalwirtschaft verwendet zu werden. Dafür werden sie erhoben, erstellt und aufbewahrt. Sie dienen also in erster Linie dem Interesse des Dienstherrn, gleichwohl stehen dem Beamten in Zusammenhang mit seiner Personalakte auch verschiedene Rechtspositionen zu.


1. Recht auf Führung einer Personalakte

Jeder Dienstherr ist verpflichtet über jeden seiner Beamten eine Personalakte zu führen (§ 50 Satz 1 BeamtStG, § 106 Abs. 1 Satz 1 BBG).

  • Der Inhalt der Personalakte kann vom Beamten im Verwaltungsrechtsweg (§ 54 Abs. 1 BeamtStG bzw. § 126 Abs. 1 BBG) vor dem Verwaltungsgericht u.U. zu Beweiszwecken herangezogen werden (siehe dazu Personalakte: Rechte des Beamten II).

  • Im Gegenzug ist der Beamte verpflichtet, die Führung einer Personalakte zu dulden (Burkholz in v. Roetteken/Rothländer, HBG, § 50 BeamtStG, Rn. 16 f.).



2.
Recht auf Vertraulichkeit

Die Personalakten enthalten in großem Umfang personenbezogene Daten und Informationen, die zumindest teilweise auch die Intimsphäre des Beamten betreffen können. Es ist deshalb schon zum Schutz des aus Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 Abs. 2 GG folgenden allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Beamten Vertraulichkeit geboten (BVerwG v. 4.6.1970 – II C 5.68; BVerwGE 35, 225 = ZBR 1970, 289). Eine weitgehende Vertraulichkeit liegt aber auch im Interesse des Dienstherrn. Zur Sicherung der Vertraulichkeit enthält das Gesetz mehrere Bestimmungen (§ 50 Satz 3 BeamtStG, § 106 Abs. 1 Satz 2 BBG).

Der Grundsatz der Vertraulichkeit gilt auch für die automatisiert erfassten und verarbeiteten Personalaktendaten (vgl. hierzu etwa Art. 111 BayBG).

Hinweis:
Die Personalakten zählen zu den Vorgängen, die schon nach ihrem Wesen strikt geheim zu halten sind (VG Dresden v. 7.5.2009 – 5 L 42/09 –).

Zur Vertraulichkeit gehört auch der Schutz vor unbefugter Einsicht. Die Personalakten führende Behörde ist deshalb verpflichtet, durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass eine unbefugte Einsichtnahme durch Dritte unterbleibt. Dies setzt eine gesonderte Aufbewahrung der Personalakten in einer Weise voraus, dass die Akten schon rein räumlich Unbefugten nicht zugänglich sind (z. B. durch Aufbewahrung in einem besonderen, verschlossenen Aktenraum oder einem verschlossenen Aktenschrank).

Beispiel:
Zum Schutz vor unbefugter Einsichtnahme sind Personalaktendaten nur in verschlossenen Umlaufmappen oder in ähnlich gesicherter Weise in den Aktenlauf zu geben.

Hierzu ist auch der Kreis derjenigen Personen, die innerhalb der Behörde eine Einsichtnahme in die Personalakten vornehmen dürfen, vom Dienstherrn möglichst gering zu halten (BVerwG v. 28.8.1986 – 2 C 51/84 –).

Bei der Einsichtnahme durch Dritte gilt der Grundsatz, dass diese nur erfolgen darf, wenn der Beamte zustimmt. Siehe dazu auch § 68 Abs. 2 Satz 3 BPersVG.

Beispiel:
Das OVG S-H hat einem Dienstherrn untersagt, die Personalakte eines Beamten zum Zwecke der Digitalisierung an ein privates Unternehmen weiterzugeben (OVG S-H v. 27.7.2016 – 2 MB 11/16 –).

Hinweis:
Die Einwilligung des Beamten zu der Aktenvorlage kann ausdrücklich oder stillschweigend erklärt werden. Auch ein mutmaßliches Einverständnis kann ausreichend erscheinen, jedoch sind insoweit strenge Anforderungen zu stellen.

Beispiel:
Bewirbt sich der Beamte bei einem anderen Dienstherrn darf seine Personalakte nur versandt werden, wenn dieser Beamte dem Vorgang zustimmt.

Das Recht auf Vertraulichkeit der Personalakte wird durch das Strafrecht besonders geschützt, vgl. §§ 201, 203, 204 und 353b StGB.


3. Recht auf Anhörung

§ 109 Satz 1 BBG und das entsprechende Landesrecht (vgl. Art. 106 Satz 1 BayBG) regeln übereinstimmend, dass der Beamte zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, welche für ihn ungünstig bzw. nachteilig sein können, vor deren Aufnahme in die Personalakte gehört werden muss. Diese Pflicht besteht schon aus Gründen der Fürsorge (siehe dazu den Beitrag Fürsorgepflicht – was ist das? sowie BVerwG v. 8.4.1976 – II C 15.74 –).

Hinweis:
Ein entsprechendes Anhörungsrecht kann sich bereits aus speziellen Vorschriften (z.B. bei Beurteilungen) ergeben.

Beispiel:
Richtet sich eine Beschwerde gegen eine Entscheidung eines Beamten – nicht aber gegen sein persönliches Verhalten – gehört dieses in die Sachakte (siehe Personalakte: Begriff und Inhalt) In diesem Fall ist keine Anhörung geboten.


4. Gegenvorstellung

Das Recht auf Gegenvorstellung hängt eng mit dem Recht auf Anhörung zusammen. Eine Belehrung über das Recht zur schriftlichen Äußerung (= Gegenvorstellung) und deren Aufnahme in die Personalakte ist nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben. Wegen der Fürsorgepflicht des Dienstherrn ist diese jedoch geboten.

Hinweis:
Bleiben nach der Anhörung nicht behebbare Zweifel an der Richtigkeit einer für den Beamten möglicherweise negativen Behauptung, so ist von einer Aufnahme des entsprechenden Vorgangs in die Personalakte abzusehen.

Dass eine Gegenvorstellung des Beamten nach § 109 Satz 2 BBG und dem entsprechenden Landesrecht zu seiner Personalakte zu nehmen ist, darf nicht dazu führen, dass der Dienstherr von der Anhörung absieht (BVerwG v. 8.4.1976 – II C 15.74 –).


5. Einsichtnahme

Der Beamte kann seine eigene Personalakte jederzeit einsehen. Beamte haben nach § 110 BBG (und dem entsprechenden Landesrecht) auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte.

Eine Übersendung an andere Behörden ist aber ausnahmsweise auch ohne Zustimmung des Beamten zulässig, § 111 BBG und das jeweilige Landesrecht (z.B. Art. 108 BayBG), wenn das berechtigte Interesse nicht bereits durch eine Auskunft befriedigt werden kann (§ 111 Abs. 1 Satz 5 BBG).

Im Übrigen gilt der Grundsatz der Vertraulichkeit auch zwischen Behörden (BVerwG v. 27.1.1987 – 2 C 56/84 – BVerwGE 75, 351). Hiervon bestehen jedoch Ausnahmen.


a) Oberste Dienstbehörde

Ein generelles Vorlagerecht – ohne Einwilligung des Beamten – besteht für die oberste Dienstbehörde und für die im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörden. Das Vorlagerecht dieser Behörden entspricht der allgemeinen Zweckbestimmung der Personalakte. Die oberste Dienstbehörde ist für eine Reihe dienstrechtlicher Entscheidungen zuständig, für welche die Kenntnis der Personalaktendaten erforderlich ist. Die Personalaktendaten werden aber auch für die Personalwirtschaft benötigt.


b) Einsichtnahme durch andere Behörden

Im Rahmen des bestimmungsgemäßen Zwecks der Personalakte lässt das Beamtenrecht auch die Vorlage an andere Behörden zu. Dazu gehören insbesondere Behörden desselben Geschäftsbereichs. Das sind in der Staatsverwaltung diejenigen Behörden, die derselben obersten Dienstbehörde (Staatsministerium) nachgeordnet sind.

Beispiel:
Dies betrifft insbesondere die Beschäftigungsbehörde, soweit sie nicht selbst personalaktenführende Behörde ist.

Hinweis:
Zweckbestimmung: Eine Übermittlung ist zulässig und notwendig zur Festsetzung, Berechnung und Rückforderung der Besoldung, der Versorgung oder für die Prüfung der Kindergeldberechtigung, zur Prüfung und Durchführung der Buchung von Einzahlungen von den Betroffenen oder von Auszahlungen an die Betroffenen oder für die Durchführung von Auswertungen für anonymisierte Statistik- und Berichtszwecke und deren Abruf.

Beispiel:
Übersendung der Personalakte an die Pensionsfestsetzungsbehörden.

Dabei handelt es sich um die für Versorgungsangelegenheiten zuständigen Behörden, die nicht mit der für das aktive Beamtenverhältnis zuständigen Dienstbehörde identisch sind.

Auch die Vorlage der Personalakte an den Landespersonalausschuss ist zulässig, soweit dieser bei Personalangelegenheiten eines Beamten mitzuwirken hat.

Es besteht dabei folgender Grundsatz:
Ohne Einwilligung des Beamten darf die Personalakte an andere Stellen nur übermittelt werden, soweit dies erforderlich und gesetzlich für zulässig erklärt ist.

Beispiel:
Die Durchsicht der Personalakten steht gemäß § 110 StPO der Staatsanwaltschaft und auf deren Anordnung ihren Ermittlungspersonen zu.


c) Erstellung ärztlicher Gutachten

Das Gutachten kann im Auftrag der personalverwaltenden Behörde oder der Pensionsbehörde erstellt werden.

Hinweis:
Eine Übermittlung des Gutachtens an diese Behörden ist selbst dann zulässig, wenn der Beamte widerspricht.

Eine Einwilligung des Beamten sieht das Gesetz nicht vor, da weder die ärztliche Begutachtung noch die eventuell darauf gestützte Entscheidung dem Verfügungsrecht des Beamten unterliegen.


d) Auskünfte an andere Behörden

Eine Einsichtnahme durch andere Behörden ist nur dann zulässig, wenn eine Auskunft durch die personalaktenführende Behörde nicht ausreichend ist.

Ohne Einwilligung des Beamten oder der Beamtin können den zuständigen Behörden Auskünfte aus der Personalakte erteilt werden, soweit dies im Einzelfall

  • zu den in b) genannten Zwecken,
  • zur Entscheidung über die Verleihung von staatlichen Orden, Ehrenzeichen oder sonstigen staatlichen Ehrungen oder
  • im Rahmen der Amtshilfe nach dem VwVfG zwingend erforderlich ist.


Hinweis:
Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.


Der Beitrag wird fortgesetzt.


Ihr
Dr. Maximilian Baßlsperger



Lesen Sie dazu auch den Beitrag der kommenden Woche mit dem Titel:

sowie den Beitrag



Literaturhinweis
:

Weiß/Niedermaier/Summer, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.
Schütz/Maiwald, Beamtenrecht des Bundes und der Länder, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.
v. Roetteken/Rothländer, BeamtStG, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.

von Roetteken / Rothländer

Teil IV: Beamtenrecht

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