Personalakte: Rechte des Beamten II

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In dem Beitrag mit dem Titel Personalakte: Begriff und Inhalt ging es zunächst um die Begrifflichkeiten in Zusammenhang mit dem Personalaktenrecht und um deren notwendigen Inhalt. Bereits in dem Beitrag Personalakte: Rechte des Beamten I standen die Rechte des Beamten im Mittelpunkt der Ausführungen. Dieser Beitrag wird nunmehr fortgesetzt.

Liebe Leserin, lieber Leser,

neben den im Beitrag der vergangenen Woche mit dem Titel Personalakte: Rechte des Beamten I bestehen auch noch folgende Rechte des Beamten in Zusammenhang mit seiner Personalakte:


1. Berichtigung

Der Beamte hat einen Anspruch auf Berichtigung – auch wenn in den bundes- und landesrechtlichen Bestimmungen zum Personalaktenrecht hierzu nichts explizit geregelt wird. Insofern kann und muss auf die Generalklausel der „Fürsorgepflicht“ des Dienstherrn nach § 45 BeamtStG (Landes- und Kommunalbeamte) bzw. § 78 BBG (Bundesbeamte) zurückgegriffen werden.

Hinweis:
Zum Widerstreit der Grundsätze der Vollständigkeit und Richtigkeit von Personalakten siehe Weiß/Niedermaier/Summer, Art. 109 BayBG, Rn. 4 ff.

Es gilt der Grundsatz:
Personalakten sollen ein richtiges und möglichst lückenloses Bild über die gesamte dienstliche Laufbahn des Beamten sicherstellen (BVerwG v. 26.1.1978 – II C 66.73 –).

Beispiel:
Unzutreffende Tatsachenbehauptungen, die in der Personalakte enthalten sind, müssen vom Dienstherrn auch dann berichtigt werden, wenn der Beamte dies nicht beantragt oder nicht zustimmt. Dies gilt auch dann, wenn die Berichtigung dem Beamten zum Nachteil gereicht (BVerwG v. 8.4.1976 – II C 15.74 –).

Meinungsäußerungen und Werturteile, die richtigerweise Inhalt der Personalakte geworden sind (siehe dazu: Personalakte: Begriff und Inhalt), sind dagegen einer Berichtigung nicht zugänglich.

Hinweis:
Bei ehrverletzenden Tatsachenbehauptungen, die Eingang in die Personalakte gefunden haben, kann auch ein öffentlich-rechtlicher Anspruch auf Widerruf gegeben sein.

Hinweis:
Die Berichtigung durch die Behörde stellt mangels Außenwirkung keinen Verwaltungsakt dar. Siehe hierzu den Beitrag: Der Verwaltungsakt im Beamtenrecht - Teil I: Außenwirkung


2. Entfernung von Vorgängen

Der Beamte hat einen Anspruch auf Entfernung von Vorgängen, soweit Tatbestände in den jeweiligen bundes- und landesrechtlichen Bestimmungen erfüllt sind.

Es gilt auch hier wieder der Grundsatz:
Personalakten sollen ein richtiges und möglichst lückenloses Bild über die gesamte dienstliche Laufbahn des Beamten sicherstellen. 

Beim Entfernungsanspruch des Beamten ist danach zu unterscheiden, aus welcher gesetzlichen Grundlage sich dieser Anspruch ergibt. Dabei bestehen auch Anspruchsnormen außerhalb des allgemeinen Beamtenrechts.


a) Disziplinarrecht

§ 16 BDG und das entsprechende Landesdisziplinarrecht (z.B. Art. 17 BayDG) regeln das nach Fristen gestaffelte disziplinarrechtliche Verwertungsverbot und das hiermit zusammenhängende Recht auf Entfernung und Vernichtung von Disziplinarvorgängen.

Zur Entfernung und Vernichtung von Vorgängen, die „nur“ zu einer missbilligenden Äußerung geführt haben, vgl.: § 6 Abs. 2 BDG und das entsprechende Landesrecht (Art. 7 Abs. 1 Satz 2 BayDG).

Beispiel:
Nach dem BVerwG (BVerwG v. 9.12.1999 – 1 WB 55/99 –) genügt die Schwärzung von Teilen der Personalakte, wenn dies dem Interesse des Beamten genügt. Ein Anspruch auf Neufassung besteht dann nicht.


b) Mitteilungen aus dem Bundeszentralregister und Inhalte über Strafsachen

Das Vorhalte- und Verwertungsverbot des § 51 BZRG begründet nach dem BVerwG noch keine Verpflichtung des Dienstherrn, entsprechende Vorgänge aus den Personalakten zu entfernen (BVerwG v. 30.6.1978 – VI C 43.76 –). Bezüglich der Mitteilung von Strafsachen und den Mitteilungen aus dem Bundeszentralregister trifft deshalb § 112 Abs. 2 BBG und das jeweilige Landesrecht (vgl. Art. 109 Abs. 2 BayBG) Sonderregelungen.

Hinweis:
Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind (siehe oben), sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister, sind danach auf Antrag oder (mit Zustimmung des Beamten) nach zwei Jahren zu entfernen und zu vernichten.


c) Entfernungsanspruch nach § 112 BBG und dem entsprechendem Landesrecht

Es muss sich ein zutreffendes Bild von der Persönlichkeit des Beamten und der Entwicklung des Dienstverhältnisses in seiner Personalakte widerspiegeln (VG Hannover v. 12.2.2010 – 2 A 5587/08 –).

Der Gesetzgeber hat insofern eine Regelung getroffen, als er in § 112 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 2 BBG und in dem entsprechenden Landesrecht (vgl. etwa § 88 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 2 LBG NRW) der Personalaktenwahrheit und dem in der Fürsorgepflicht verankerten Resozialisierungsgedanken den Vorzug gegeben hat. (Näheres hierzu vgl. OVG NRW v. 20.07.2015 – 6 A 1427/15 –).

Das Gesetz begründet in § 112 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BBG und dem entsprechenden Landesrecht (vgl. Art. 109 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayBG) einen Anspruch darauf, dass Unterlagen aus der Personalakte unter bestimmten Voraussetzungen entfernt bzw. vernichtet werden. Dies ist der Fall

  • falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, sind sie mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten und

  • falls sie für den Beamten ungünstig sind oder nachteilig werden können.


Auf Antrag des Beamten sind dann Unterlagen nach zwei Jahren zu entfernen und zu vernichten.

Die Unterlagen über Beschwerden usw. müssen nachweislich unbegründet oder falsch sein, damit eine unverzügliche Entfernung erfolgt.

Beispiel:
Ein Bürger hat den Beamten, gegen den er eine Dienstaufsichtsbeschwerde erhoben hat, offenkundig verwechselt.

Hinweis:
Dienstliche Beurteilungen zählen zu den Bewertungen. Sie müssen aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie aufgehoben wurden. Dies gilt auch dann, wenn nur Verfahrensfehler vorlagen.

Entfernung und Vernichtung werden grundsätzlich nur mit Zustimmung oder auf Antrag des Beamten vorgenommen. Die Verpflichtung „unverzüglich“ zu handeln bezieht sich auch auf die Verpflichtung des Dienstherrn, den Beamten anzuhören, ob er eine solche Handlung des Dienstherrn wünscht.

Beispiel:
Der Beamte gründet seinen gerichtlich geltend gemachten Schadenersatzanspruch auf einen Vorgang, der in der Personalakte dokumentiert ist. Eine Entfernung kommt hier nicht ohne Zustimmung des Beamten infrage, weil ihm anderenfalls Nachteile in einem gerichtlichen Verfahren entstehen könnten.

Sofern der Beamte der Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte zustimmt, sind die entsprechenden Unterlagen unverzüglich zu entfernen und zu vernichten. Hiermit soll verhindert werden, dass bestimmte Vorgänge später doch noch verwertet werden.

§ 112 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BBG und das entsprechende Landesrecht bestimmen, dass eine Entfernung auch auf Antrag des Beamten erfolgen kann. Der Antrag ist dann eine öffentlich-rechtliche Willenserklärung. Dies gilt etwa für negative Äußerungen des Dienstvorgesetzten sowie für Hinweise auf fehlerhafte Leistungen und Pflichtwidrigkeiten. Gleiches gilt für Hinweise auf gesundheitliche Probleme.

Beispiel:
Ein Anspruch auf Entfernung besteht nicht, wenn ungünstige Behauptungen zulässigerweise Teil einer dienstlichen Beurteilung sind.

Die Frist, nach der ein Vorgang wieder aus der Personalakte zu entfernen ist, beträgt zwei Jahre. Es handelt sich hierbei jedoch um keine Ausschlussfrist.


3. Aufbewahrung

Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde in der vom jeweiligen Bundes- oder Landesrecht vorgegebenen Frist aufzubewahren.

Beispiel:
Die Aufbewahrungsfrist von Personalakten beträgt nach bayerischem Landesrecht fünf Jahre, vgl. Art. 110 Abs. 1 BayBG.

Personalakten gelten dabei dann als abgeschlossen,

  • wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist,

  • wenn er die gesetzliche Altersgrenze erreicht oder

  • wenn der Beamte verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres.


Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen sowie Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.

Sofern aus Krankenakten die Art der Erkrankung ersichtlich ist, sind sie unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.

Elektronisch gespeicherte Beihilfebelege sind spätestens ein Jahr nach Ablauf des Jahres, in dem die Unterlagen elektronisch erfasst wurden, zu löschen, sofern sie nicht darüber hinaus für die Bearbeitung oder auf Grund sonstiger gesetzlicher Vorschriften benötigt werden.

Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren. Besteht allerdings die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind diese Akten 30 Jahre aufzubewahren.

Hinweis:
Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht von einem dafür zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden.


4. Rechtsschutz des Beamten

Der Rechtsschutz des Beamten kann auf verschiedene Weise erfolgen.


a)
Rechtsschutz vor den Verwaltungsgerichten


aa) Verwaltungsrechtsweg

Begehrt der Beamte Einsicht in seine Personalakte, die Aufnahme einer Gegenvorstellung, die Berichtigung oder die Entfernung von Vorgängen, so handelt es sich um Klagen aus dem Beamtenverhältnis, für welche der Verwaltungsrechtsweg gegeben ist (§ 126 Abs. 1 BBG für Bundesbeamte und § 54 Abs. 1 BeamtStG für Kommunal- und Landesbeamte). Siehe dazu: BVerwG v. 16.11.1984 – 1 DB 37/84 –.


bb) Klageart

Maßnahmen in Zusammenhang mit der Personalakte stellen mangels Außenwirkung keine Verwaltungsakte dar.

Siehe dazu Der Verwaltungsakt im Beamtenrecht - Teil I: Außenwirkung

Bei ihnen ist lediglich das Betriebsverhältnis und nicht das Grundverhältnis des Beamten betroffen. Deshalb ist nicht etwa die Verpflichtungsklage sondern die allgemeine Leistungsklage die richtige Klageart. Dies gilt auch für die Entfernung und Vernichtung von Unterlagen.


cc) Widerspruchsverfahren

Nach § 126 Abs. 2 BBG (Bundesbeamte) und § 54 Abs. 2 BeamtStG (Kommunal- und Landesbeamte) ist auch vor Erhebung der allgemeinen Leistungsklage ein Vorverfahren durchzuführen, sofern dieses Verfahren bei Kommunal- und Landesbeamten nach den jeweiligen landesrechtlichen Bestimmungen nicht ausgeschlossen ist.


dd) Vorläufiger Rechtsschutz

Die Gewährung des vorläufigen Rechtsschutzes für den Beamten richtet sich ausschließlich nach § 123 VwGO.


b) Zivilrechtsweg

Soweit der Beamte wegen Maßnahmen in Zusammenhang mit seiner Personalakte einen Amtshaftungsanspruch geltend macht, ist hier der Zivilrechtsweg gegeben (OLG Hamm v. 4.12.1970 – 11 U 168/70 –).

 

Ihr
Dr. Maximilian Baßlsperger



Lesen Sie dazu auch den Beitrag in der vergangenen Woche mit dem Titel:


sowie den Beitrag

 



Literaturhinweis
:

Weiß/Niedermaier/Summer, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.
Schütz/Maiwald, Beamtenrecht des Bundes und der Länder, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.
v. Roetteken/Rothländer, BeamtStG, § 50 BeamtStG, Rn. 1 ff.

von Roetteken / Rothländer

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