C. Arbeitslohn – Lohnsteuer – Sozialversicherung von A bis Z F Firmenwagen zur privaten Nutzung 12. Sonderfälle

e)Fahrzeugpool

Insbesondere in größeren Firmen werden den Arbeitnehmern aus unterschiedlichen Gründen und/oder aufgrund unterschiedlicher Vereinbarungen Poolfahrzeuge zur Nutzung überlassen. Dabei ist zunächst zu klären, ob dem Grunde nach ein geldwerter Vorteil entsteht (vgl. hierzu auch das Beispiel unter der vorstehenden Nr. 1 Buchstabe a).

Der Bundesfinanzhof hat bereits im Jahr 2010 erstmals entschieden, dass der Ansatz eines geldwerten Vorteils voraussetzt, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer tatsächlich einen Firmenwagen zur privaten Nutzung überlässt. Aus der Bereitstellung eines Fahrzeugs zu betrieblichen Zwecken könne nicht aufgrund des Anscheinsbeweises geschlossen werden, dass das Fahrzeug vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werde (BFH-Urteil vom 21.4.2010, BStBl. II S. 848). Im Streitfall hatten rund 80 Mitarbeiter Zugriff auf sechs Poolfahrzeuge, die für betriebliche Fahrten zur Verfügung standen. Die Privatnutzung war arbeitsvertraglich verboten, die Schlüssel wurden in einem Schlüsselkasten im Betrieb aufbewahrt. Fahrtenbücher wurden allerdings nicht geführt. Der Bundesfinanzhof lehnte in solch einem Fall den Ansatz eines geldwerten Vorteils ab. Es gebe weder einen Anscheinsbeweis dafür, dass dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen aus dem arbeitgebereigenen Fuhrpark zur Verfügung stehe, noch dass der Arbeitnehmer ein solches Fahrzeug (unbefugt) auch privat nutze. Dies gelte auch dann, wenn der Arbeitnehmer Angehöriger des Betriebsinhabers sei.

Die sich aus den vorstehenden Erläuterungen ergebenden Grundsätze hat der Bundesfinanzhof bestätigt (BFH-Urteil vom 6.10.2011, BStBl. 2012 II S. 362). Dieser Streitfall betraf den Verkäufer eines Autohauses, der für betriebliche Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte (ab 1.1.2014 = erste Tätigkeitsstätte) auf Probe- und Vorführwagen eines Fahrzeugpools zugreifen durfte. Eine darüber hinausgehende Privatnutzung war nach dem Arbeitsvertrag untersagt, Fahrtenbücher wurden aber für die Fahrzeuge nicht geführt. Die Ernsthaftigkeit des ausgesprochenen Nutzungsverbots ergab sich aus der Tatsache, dass ein anderer Arbeitnehmer wegen Verstoßes gegen die arbeitsrechtliche Nutzungsregelung abgemahnt worden war. Die Finanzverwaltung folgte der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs von Beginn an bezogen auf Poolfahrzeuge. Ist dem Arbeitnehmer kein bestimmtes Fahrzeug zugewiesen, sondern steht ein Fahrzeugpool für dienstliche Zwecke zur Verfügung, genügte ihr ein schriftliches Nutzungsverbot des Arbeitgebers für private Zwecke. Mittlerweile bedarf es der Feststellung, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Poolfahrzeuge (auch) zur privaten Nutzung überlässt. Vgl. die Erläuterungen unter der nachfolgenden Nr. 18 Buchstabe a.

Dürfen Poolfahrzeuge auch privat genutzt werden, gilt Folgendes: Nach dem BFH-Urteil vom 15.5.2002 (BStBl. 2003 II S. 311) ist die 1 %-Regelung nicht personenbezogen, sondern fahrzeugbezogen auszulegen. Der nach der 1 %-Regelung ermittelte geldwerte Vorteil muss deshalb nach Köpfen auf die nutzungsberechtigten Arbeitnehmer aufgeteilt werden, und zwar unabhängig von der tatsächlichen Nutzung der Firmenwagen durch die einzelnen Arbeitnehmer in dem jeweiligen Kalendermonat. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Firmenwagen innerhalb eines Kalendermonats gleichzeitig oder zeitlich nacheinander von mehreren Arbeitnehmern genutzt werden.

Beispiel A

In einem Fahrzeugpool befinden sich vier Fahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis von 18000 €, 22000 €, 27000 € und 33000 €.

Fünf Arbeitnehmer sind berechtigt auf diesen Fahrzeugpool zuzugreifen und dürfen die Fahrzeuge auch für Privatfahrten nutzen.

Ermittlung des monatlichen geldwerten Vorteils:

Fahrzeug 1: 1 % von 18000 €

180,— €

Fahrzeug 2: 1 % von 22000 €

220,— €

Fahrzeug 3: 1 % von 27000 €

270,— €

Fahrzeug 4: 1 % von 33000 €

330,— €


Geldwerter Vorteil insgesamt

1000,— €

Zu verteilen nach Köpfen auf fünf Arbeitnehmer (auf den Umfang der tatsächlichen Nutzung des einzelnen Arbeitnehmers kommt es nicht an!). Steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil je Arbeitnehmer

200,— €

Die Aufteilung nach den vorstehenden Grundsätzen ist unabhängig davon vorzunehmen, ob die Anzahl der Nutzungsberechtigten die in einem Fahrzeugpool zur Verfügung stehenden Kraftfahrzeuge übersteigt (vgl. vorstehendes Beispiel A) oder unterschreitet (vgl. nachfolgendes Beispiel B).

Beispiel B

Im Fahrzeugpool des Unternehmens befinden sich vier Fahrzeuge mit Bruttolistenpreisen von 35000 €, 42000 €, 51000 € und 62000 €. Fünf Arbeitnehmer sind berechtigt, auf diesen Fahrzeugpool zuzugreifen und die Fahrzeuge auch für Privatfahrten zu nutzen.

Zum 30.6.2019 scheiden von diesen fünf Arbeitnehmern zwei Arbeitnehmer aus. Die verbleibenden drei Arbeitnehmer können auch ab Juli 2019 auf den Fahrzeugpool mit den vier Fahrzeugen zugreifen.

Die Summe der Bruttolistenpreise der vier Fahrzeuge im Fahrzeugpool beträgt 190000 €. Bei Anwendung der 1 %-Bruttolistenpreisregelung ergibt sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1900 € (= 1 % von 190000 €).

In den Monaten Januar bis Juni 2019 ist dieser geldwerte Vorteil gleichmäßig auf fünf Arbeitnehmer zu verteilen, sodass sich je Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil von 380 € ergibt (1900 € : fünf Arbeitnehmer).

Ab Juli 2019 ist der geldwerte Vorteil von 1900 € aufgrund des Ausscheidens von zwei Arbeitnehmern nur noch auf die verbliebenen drei Arbeitnehmer zu verteilen. Für diese drei Arbeitnehmer ergibt sich ein geldwerter Vorteil in Höhe von jeweils 633 € monatlich (1900 € : drei Arbeitnehmer).

Die in dem BFH-Urteil vom 15.5.2002 (BStBl. 2003 II S. 311) für die 1 %-Regelung aufgestellten Grundsätze gelten auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die mit der 0,03 %-Methode bewertet werden. Das bedeutet, dass für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der geldwerte Vorteil grundsätzlich mit 0,03 % der Bruttolistenpreise aller Kraftfahrzeuge zu ermitteln und die Summe durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen ist. Dieser Wert ist beim einzelnen Arbeitnehmer mit der Zahl der Entfernungskilometer zu multiplizieren. Dem einzelnen nutzungsberechtigten Arbeitnehmer bleibt es zudem unbenommen, zur Einzelbewertung seiner tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Fahrt überzugehen (vgl. hierzu die Erläuterungen und Beispiele unter der vorstehenden Nr. 3 Buchstabe c1).

Beispiel C

Wie Beispiel A. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte soll beim Arbeitnehmer C 20 km und beim Arbeitnehmer D 25 km betragen.

Die Summe der Bruttolistenpreise der im Beispiel A angegebenen Fahrzeuge beträgt 100000 € (18000 € + 22000 € + 27000 € + 33000 €). Somit ergibt sich folgende Lösung:

0,03 % von 100000 € =

30 €

geteilt durch fünf Arbeitnehmer

6 €

Monatlicher geldwerter Vorteil bei Arbeitnehmer C

20 Entfernungs-km × 6 € =

120 €

Monatlicher geldwerter Vorteil bei Arbeitnehmer D

25 Entfernungs-km × 6 € =

150 €

Beispiel D

Wie Beispiel A. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte soll beim Arbeitnehmer E 40 km betragen. Da er jedoch monatlich nur zehn Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchführt, kann zur Ermittlung des geldwerten Vorteils eine Einzelbewertung vorgenommen werden. Somit ergibt sich folgende Lösung:

Die Summe der Bruttolistenpreise der im Beispiel A angegebenen Fahrzeuge beträgt 100000 € (18000 € + 22000 € + 27000 € + 33000 €).

0,002 % von 100000 € =

2,00 €

geteilt durch fünf Arbeitnehmer

0,40 €

Monatlicher geldwerter Vorteil bei Arbeitnehmer E bei zehn Fahrten

0,40 € × 40 Entfernungs-km × 10 Fahrten =

160,00 €

Sofern keine Einzelbewertung durchgeführt wird, ergibt sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 240 € (6 € – vgl. Beispiel B – × 40 Entfernungs-km).

1

Randnummer 11 des BMF-Schreibens vom 4.4.2018 (BStBl. I S. 592). Das BMF-Schreiben ist als Anlage 1 zu H 8.1 (9-10) LStR im Steuerhandbuch für das Lohnbüro 2019 abgedruckt, das im selben Verlag erschienen ist. Das PC-Lexikon für das Lohnbüro 2019 enthält auch dieses Handbuch und hat außerdem den Vorteil, dass Sie alle BFH-Urteile sowie die aktuellen Rundschreiben und Niederschriften der Spitzenverbände der Sozialversicherung mit Mausklick im Volltext abrufen und ausdrucken können. Eine Bestellkarte finden Sie vorne im Lexikon.