Teil B TVöD – Erläuterungen B 1 TVöD-AT Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) Abschnitt IV (§§ 26–29) § 26 Erholungsurlaub Erläuterungen 5 Urlaubsgewährung 5.1 Festlegung durch den Arbeitgeber 5.1.2 Aufklärungspflichten/Mitwirkungsobliegenheiten

5.1.2.5Vorgehen in der Praxis

Die neue Rechtsprechung zu den Mitwirkungspflichten bei der Urlaubsgewährung stellt den Arbeitgeber vor gewaltige Herausforderungen. Es stellt sich die Frage, wie er diesen Aufklärungs- und Aufforderungspflichten in der Praxis genügen kann:

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    Mit welchem Inhalt?

Da eine einmalige und allgemein gehaltene Information an alle Beschäftigten allein nicht ausreicht, muss eine konkrete Aufklärung für jede einzelne Arbeitnehmerin und jeden einzelnen Arbeitnehmer erfolgen. Der Arbeitgeber muss jedem einzelnen Beschäftigten mitteilen, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm für das konkret zu bezeichnende Urlaubsjahr (und ggf. zusätzlich den laufenden Übertragungszeitraum) zustehen, wann diese Urlaubstage verfallen und dass er sie bis zum Ablauf des Jahres/Übertragungszeitraums nehmen soll (ausführlich dazu Erl. 5.1.2.3).

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    In welcher Form?

Denkbar ist z. B. eine konkrete Information im Rahmen der Gehaltsabrechnung (z. B. auf dem Gehaltsschein) oder per E-Mail (mit Lesebestätigung) jeweils zu Beginn des Jahres und Übertragungszeitraums.

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    Wann?

Zu informieren sind alle Beschäftigten jeweils zu Beginn des Kalenderjahrs über den für dieses Jahr zustehenden Urlaub.

Im Falle der Übertragung über den 31. Dezember müssen die davon betroffenen Beschäftigten außerdem (d. h. zusätzlich zu der Information über den neu entstehenden Jahresurlaub) am Anfang des Jahres über die Höhe des zustehenden Resturlaubs informiert werden und darüber, dass dieser bis 31. März genommen werden muss, um seinen Verfall zu verhindern. Zu verbinden sind solche Informationen stets mit der Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen.

Bei einer weiteren Übertragung über den 31. März bis zum 31. Mai muss der Arbeitgeber zu Beginn des 2. Übertragungszeitraums, d. h. Anfang April ein drittes Mal informieren und die betroffenen Beschäftigten auffordern, den Resturlaub rechtzeitig vor Ablauf des 31. Mai zu nehmen.

Ob auch eine Information kurz vor dem Ende des Kalenderjahres bzw. Übertragungszeitraums ausreichend ist, wenn sie so rechtzeitig erfolgt, dass die Beschäftigten noch in der Lage sind, ihren Urlaub vollständig einzubringen, ist derzeit von der Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt. Grundsätzlich versetzt auch eine spätere Mitteilung gegen Ende des Urlaubsjahres die Beschäftigten in die Lage, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen und so einen Verfall der Urlaubsansprüche zu verhindern (vgl. dazu Erl. 5.1.2.3, Beispiel 2).

Wichtig!

Nach der hier vertretenen Auffassung kann der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten bei der Einbringung von Erholungsurlaub so lange erfüllen, wie die Beschäftigten ihren Urlaub auf die Arbeitgebermitteilung hin noch vollständig vor Ende des Urlaubsjahres bzw. der Übertragungsfristen nehmen bzw. ihn rechtzeitig antreten können.

Hinweis für die Praxis

Dennoch ist Arbeitgebern anzuraten, die Mitwirkungsobliegenheiten bereits zu Beginn des Jahres zu erfüllen. Es ist nicht auszuschließen, dass Beschäftigte im Laufe des Jahres arbeitsunfähig werden, Erwerbsminderungsrente beziehen oder ein sonstiger Störfall eintritt. In einem solchen Fall ist zu befürchten, dass der Urlaubsanspruch nicht zum Ende der Einbringungsfristen verfallen und die versäumte Mitwirkung nicht nachgeholt werden kann (vgl. dazu Erl. 5.1.2.9 und 5.1.2.10).

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    Wie oft?

Die Mitwirkung des Arbeitgebers (Information und Aufforderung zur Urlaubseinbringung) ist jeweils zu Beginn des Kalenderjahrs und bei Übertragungen zu Beginn der Übertragungszeiträume jährlich zu wiederholen. Außerdem wird empfohlen, jeweils erneut über den Urlaubsanspruch, die Einbringungsfristen und den Verfall zu informieren, wenn sich bedeutsame Änderungen im Arbeitsverhältnis ergeben (vgl. dazu Erl. 5.1.2.4).

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    Verhindern von Kumulation/Aufaddieren von Urlaub

Der Arbeitgeber kann das uneingeschränkte Kumulieren/Aufaddieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren dadurch vermeiden bzw. unterbrechen, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Urlaubsjahren im aktuellen Urlaubsjahr nachholt. Nimmt eine Beschäftigte in einem solchen Fall den aus mehreren Jahren aufaddierten Urlaubsanspruch im jetzt laufenden Urlaubsjahr nicht wahr (obwohl ihr das möglich gewesen wäre), verfällt der Urlaub am Ende des Kalenderjahres bzw. eines (zulässigen) Übertragungszeitraums (vgl. BAG vom 19.2.2019 – a.a.O.).

Beispiel

Die Beschäftigte D hat im Urlaubsjahr 2019 nur 24 Urlaubstage, im Urlaubsjahr 2020 nur 26 Urlaubstage und im Urlaubsjahr 2021 lediglich 22 Urlaubstage eingebracht. Im Jahr 2022 informiert sie ihr Arbeitgeber darüber, dass ihr neben dem Urlaubsanspruch für 2022 in Höhe von 30 Urlaubstagen auch noch Urlaubsansprüche aus den letzten drei Jahren in Höhe von insgesamt 18 Urlaubstagen (für 2019 sechs Tage; für 2020 vier Tage und für 2021 acht Tage) zustehen. Der Arbeitgeber fordert D auf, die ihr somit insgesamt im Jahr 2022 zustehenden 48 Urlaubstage bis zum 31.12.2022 einzubringen und weist sie darauf hin, dass ihr Urlaub andernfalls verfällt. Dennoch bringt D bis zum 31.12.2022 lediglich 26 Urlaubstage ein. Mit Ablauf des Jahres 2022 ist D's darüber hinausgehender Urlaub aus den Vorjahren von insgesamt 12 Tagen erloschen. Selbiges gilt für den Urlaub aus 2022 i. H. v. 10 Tagen.