4.2Unterschrift

Nach § 24 Abs. 1 AGO sollen Reinschriften von der unterschriftsberechtigten Person grundsätzlich eigenhändig unterschrieben werden. Hintergrund dieser Regelung ist wohl, dass die eigenhändige Unterschrift als „bürgernäher“ empfunden wird. In Zeiten der elektronischen Aktenführung und digitalen Kommunikation wirkt die Forderung allerdings nicht mehr zeitgemäß. Relativiert wird sie im Folgesatz ohnehin für Dokumente, die in automatisierten Verfahren hergestellt oder elektronisch versandt werden. Sie gilt außerdem nur „unbeschadet des Art. 37 Abs. 3 und 5 BayVwVfG“ (bzw. § 37 Abs. 3 und 5 VwVfG, § 33 Abs. 3 und 5 SGB X, § 119 Abs. 3 AO), der selbst für den Erlass eines schriftformbedürftigen Verwaltungsakts die Unterschrift nur alternativ neben der bloßen Namenswiedergabe vorsieht. Es würde indes seltsam anmuten, wenn die Anhörung vor dem Erlass eines Verwaltungsakts eine eigenhändige Unterschrift trägt, der Verwaltungsakt aber nur mit einer Namenswiedergabe versehen wird. Man wird der Vorschrift daher keine große Bedeutung mehr zumessen können. Reinschriften können daher im Regelfall mit einer Namenswiedergabe der unterschriftsberechtigten Person versehen werden, dem der Zusatz „gez.“ vorangestellt wird (vgl. § 24 Abs. 1 Satz 4 AGO). Der Zusatz macht deutlich, dass die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist und es sich bei der übermittelten Reinschrift nicht um einen Vorentwurf handelt. Sie grenzt die an den Empfänger adressierte Reinschrift außerdem von der Kopie ab, die nur zur Information übermittelt wird. Soll im Einzelfall – etwa wegen der Bedeutung des Schreibens1 – eigenhändig unterschrieben werden, ist der Name der unterschreibenden Person (ohne Klammern) in Druckschrift anzugeben.