C. Arbeitslohn – Lohnsteuer – Sozialversicherung von A bis Z F Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

10. Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten
Wird der Arbeitgeberersatz bei Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal besteuert, muss im Lohnkonto der Fahrtkostenzuschuss und die darauf entfallende pauschale Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag getrennt vom übrigen Gehalt des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden (vgl. das Stichwort „Lohnkonto“ unter Nr. 10 Buchstabe b). Dies ist deshalb notwendig, weil der pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschuss nicht zu dem Bruttolohn des Arbeitnehmers gehört, der in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung einzutragen ist. Ebenso gehört die pauschale Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag nicht zu den Steuerabzugsbeträgen, die in der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers zu bescheinigen sind. Denn die Pauschalbesteuerung stellt die endgültige steuerliche Belastung der Fahrtkostenzuschüsse dar. Die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse dürfen deshalb im Jahresbruttolohn des Arbeitgebers (Zeile 3 der Lohnsteuerbescheinigung 2019) nicht enthalten sein; die pauschale Lohnsteuer, der hierauf entfallende Solidaritätszuschlag und die pauschale Kirchensteuer dürfen ebenfalls nicht in den einbehaltenen Steuerabzugsbeträgen (Zeilen 4, 5 und 6 der Lohnsteuerbescheinigung 2019) enthalten sein.
Wird der Zuschuss des Arbeitgebers zu Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal besteuert, kann der Arbeitnehmer insoweit keine Werbungskosten in Höhe der Entfernungspauschale bei der Veranlagung zur Einkommensteuer geltend machen. Zur Kontrolle des Werbungskostenabzugs muss der Arbeitgeber die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert bescheinigen (Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung 2019). Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, diese Zeile auszufüllen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 EStG). Entsprechendes gilt für den pauschal besteuerten geldwerten Vorteil bei Überlassung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (vgl. vorstehende Nr. 8 Buchstaben a und b).
Wird die pauschale Lohnsteuer im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abgewälzt, muss der Arbeitgeber ebenfalls den pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschuss in Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung 2019 eintragen (vgl. die Erläuterungen unter der vorstehenden Nr. 6).
Bei Arbeitgeberleistungen, die als Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG steuerfrei sind, wird keine Entfernungspauschale gewährt. Sie müssen deshalb auch im Lohnkonto gesondert aufgezeichnet und in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert bescheinigt werden. Dies geschieht durch die Eintragung des Großbuchstabens „F“ (= Freifahrtberechtigung) in Zeile 2 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2019. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, diese Zeile auszufüllen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 9 EStG). Der Großbuchstabe „F“ ist aber nur zu bescheinigen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgte. Er ist grundsätzlich nicht zu bescheinigen für Sammelbeförderungen bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Eine Bescheinigung des Großbuchstabens „F“ ist aber in diesen Fällen erforderlich, wenn es sich um Sammelbeförderungen von der Wohnung zu einem Arbeitgeber-Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet handelt. Außerdem beinhaltet die Bescheinigung des Großbuchstabens „F“ keine Aussage, an wie vielen Tagen eine steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt worden ist. Ggf. – z. B. bei nur zeitweiser steuerfreier Sammelbeförderung im Kalenderjahr – sind zusätzliche Angaben in einer gesonderten Bescheinigung des Arbeitgebers erforderlich.
Außerdem muss der Arbeitgeber in Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung 2019 die seit 1.1.2019 steuerfreien Arbeitgeberleistungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr (§ 3 Nr. 15 EStG) eintragen.[1] Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, diese Zeile auszufüllen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 EStG). Auf die Erläuterungen unter der vorstehenden Nr. 4 wird Bezug genommen.
Füllt der Arbeitgeber die Zeilen 2, 17 oder 18 der Lohnsteuerbescheinigung 2019 nicht oder nicht zutreffend aus, obwohl er mindestens eine steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. zu einem Arbeitgeber-Sammelpunkt oder weiträumigen Tätigkeitsgebiet durchgeführt, steuerfreie Job-Tickets überlassen, den geldwerten Vorteil bei einer Firmenwagenüberlassung für solche Fahrten pauschal besteuert oder pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschüsse gezahlt hat, haftet er für die durch das Finanzamt bei einer Veranlagung des Arbeitnehmers ggf. zu viel erstattete Steuer (vgl. „Haftung des Arbeitgebers“ besonders unter Nr. 3 Buchstabe c).
Die steuerfreie Gestellung eines Fahrrads für den Weg zur Arbeit wird nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet und ist daher nicht zu bescheinigen.

1

BMF-Schreiben vom 27.1.2004 (BStBl. I S. 173). Das BMF-Schreiben ist auszugsweise als Anlage 3 zu H 40.2 LStR im Steuerhandbuch für das Lohnbüro 2019 abgedruckt.