Vergabehandbuch für Lieferungen und Dienstleistungen Teil C Anhang C 4 Ablaufschemata C 4.1 Vergabeverfahren nach UVgO

4.1.2Öffentliche Ausschreibung, § 8 Abs. 2 i. V. m. § 9 UVgO

Schritt 1: Bekanntmachung der Ausschreibung, §§ 27, 28 UVgO

  • Bekanntmachungsmedium, § 28 Abs. 1 UVgO

    • Internetportale oder Internetseiten des Auftraggebers (über www.bund.de ermittelbar)

    • Zusätzlich

      • Tageszeitungen

      • Amtliche Veröffentlichungsblätter

      • Fachzeitschriften

  • Inhalt der Bekanntmachung, § 28 Abs. 2 UVgO

Schritt 2: Bereitstellung der Vergabeunterlagen, § 21 i. V. m. § 29 UVgO

  • Anschreiben (Aufforderung zur Angabotsabgabe)

  • Bewerbungsbedingungen

  • Vertragsunterlagen

    • Leistungsbeschreibung

    • Vertragsbedingungen

  • Bereitstellung der Vergabeunterlagen

    • Angabe einer elektronischen Adresse in der Auftragsbekanntmachung

    • Unentgeltlicher, uneingeschränkter, vollständiger und direkter Abruf möglich

Schritt 3: Ggf. Einholung zusätzlicher Auskünfte zu den Vergabeunterlagen

Schritt 4: Angebotsabgabe, §§ 13, 38 UVgO

  • Frist, § 13 UVgO

  • Form, § 38 Abs. 1 bis 9 UVgO

    • Unterschrift bzw. ggf. elektronische Signatur

    • Übermittlung

      • Elektronisch, ggf. mit digitaler Signatur

      • Schriftlich per Post oder direkte Abgabe jeweils in verschlossenem Umschlag

  • Übergangsfristen

    • Ab 1.1.2019: Akzeptanz elektronischer Angebote

    • Ab 1.1.2020: Vorgabe ausschließlich elektronischer Angebote

    • Ausnahmen von der Vorgabe ausschließlich elektronischer Angebote

      • Auftragswert bis 25.000 Euro

      • Beschränkte Ausschreibung bzw. Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb

      • Fallgestaltungen nach § 38 Abs. 5 und Abs. 7 UVgO

  • Inhalt, § 38 Abs. 10 bis 12 UVgO

    • Keine Änderungen an den Vergabeunterlagen

    • Preise

    • Geforderte Angaben und Erklärungen

    • Angaben zu Schutzrechten

    • Angaben zu Bietergemeinschaften

Schritt 5: Aufbewahrung und Öffnung der Angebote, §§ 39, 40 UVgO

  • Elektronisch übermittelte Angebote

    • Kennzeichnung auf geeignete Weise

    • Verschlüsselte Speicherung

  • Postalisch oder direkt übermittelte Angebote

    • Ungeöffnet lassen

    • Eingangsvermerk anbringen

    • Unter Verschluss halten

  • Per Telefax übermittelte Angebote

    • Entsprechende Kennzeichnung

    • Unter Verschluss halten

  • Öffnung

    • Unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist

    • 2 Vertreter des Auftraggebers

    • Bieter nicht zugelassen

Schritt 6: Prüfung der Angebote, § 41 UVgO

  • Vollständigkeit

  • Rechnerische Richtigkeit

  • Fachliche Richtigkeit

  • Ggf. Nachforderung von Unterlagen

    • Unternehmensbezogene Unterlagen

      • Nachreichung

      • Vervollständigung

      • Korrektur

    • Leistungsbezogene Unterlagen

      • Nachreichung

      • Vervollständigung

      • Ausnahme: Wirtschaftlichkeitsbewertung (Zuschlagskriterien) betroffen

    • Ankündigung des Verzichts auf Nachforderung in Auftragsbekanntmachung oder Vergabeunterlagen

Schritt 7: Wertung der Angebote, §§ 42 bis 44 UVgO

  • Prüfung der Ausschlussgründe, § 42 Abs. 1 und 2 UVgO

    • Angebot nicht form- oder fristgerecht

    • Fehlende Unterlagen

    • Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei

    • Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen

    • Nicht zugelassene Nebenangebote

    • Nebenangebote, die die vorgegebenen Mindestanforderungen nicht erfüllen

  • Prüfung der Eignung, § 42 Abs. 1 S. 1 i. V. m. § 31 UVgO

    • Fachkunde

    • Leistungsfähigkeit

    • Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

  • Prüfung der Preise, § 44 UVgO

    • Aufklärung ungewöhnlich niedriger Preise

  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes, § 43 Abs. 2 UVgO

    • Berücksichtigung von Lebenszykluskosten, § 43 UVgO i. V. m. § 59 VgV

Schritt 8: Erteilung des Zuschlages, § 43 Abs. 1 UVgO

  • Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot

    • Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

    • Preise oder Kosten (Lebenszykluskosten) sowie andere Zuschlagskriterien

    • Zuschlag allein nach dem Preiskriterium möglich

    • Vorgabe von Festpreisen/-kosten möglich

    • Zuschlagskriterien

      • Verbindung mit Auftragsgegenstand

      • Gewichtung

      • Gewährleistung von Wettbewerb und Überprüfung (keine Willkür)

  • Ggf. Aufhebung der Ausschreibung, § 48 UVgO

Schritt 9: Benachrichtigung nicht berücksichtigter Bieter, § 46 UVgO

  • Ohne Antrag: Unverzügliche Mitteilung an jeden Bewerber/Bieter der Entscheidung über die Zuschlagserteilung, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung etc.

    • Gilt auch für die Aufhebung oder erneute Einleitung eines Vergabeverfahrens

  • Nach Antrag: Unverzügliche (spätestens 15 Tage nach Antragseingang) Mitteilung zusätzlicher Informationen an die entsprechenden Bewerber/Bieter

  • Verzicht auf die zusätzlichen Angaben möglich in den Fällen des § 30 Abs. 2 UVgO

Schritt 10: Dokumentation, § 6 UVgO

  • Fortlaufende Dokumentation auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens in Textform

    • Mindestinhalt nach Erläuterungen des BMWi zur UVgO

  • Mindestaufbewahrungsfrist: 3 Jahre nach Zuschlagserteilung