Digitalisierung von Verwaltungsverfahren bei der Gewährung von Familienleistungen

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Newsletter, Ausgabe Januar 2021:

Mit dem Gesetz zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren bei der Gewährung von Familienleistungen vom 3.12.2020 (BGBl. 2020 I Nr. 59 vom 9.12.2020) hat der Gesetzgeber in Art. 4 den § 67 Satz 1 EStG um einen Halbsatz ergänzt und dort die Möglichkeit zur elektronischen Beantragung des Kindergeldes unter bestimmten Voraussetzungen ausdrücklich zugelassen. Nach Art. 10 Abs. 1 dieses Gesetzes trat dies am Tag nach der Verkündung – also ab dem 10.12.2020 – in Kraft. Damit sind die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Digitalisierung auch im Bereich des Kindergeldrechts Fahrt aufnehmen kann.

Zudem wurden weitere Vorschriften, die im Rahmen der Digitalisierung des Verwaltungsverfahrens von wesentlicher Bedeutung sind, geändert:

  • Das Onlinezugangsgesetz, wonach bis zum 31.12.2022 alle Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale angeboten werden müssen (§ 1 Abs. 1 OZG) – Art. 1 des Gesetzes zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren.

  • Das E-Government-Gesetz, welches in § 2 Abs. 1 jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, zu eröffnen – Art. 2 des Gesetzes zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren.

  • Die Abgabenordnung, die schon bisher in den §§ 87a ff und 122a Regelungen zur elektronischen Übermittlung von Dokumenten an sämtliche Finanzbehörden (damit auch die Familienkassen) und die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten auch im Bereich des Kindergeldes zulassen.

  • Das Bundeselterngeld und Elternzeitgesetzes, denn für die Zukunft sollen „Kombi-Anträge“ für Eltern- und Kindergeld ermöglicht werden.

Gerade die aktuellen Ereignisse rund um die Corona-Pandemie haben deutlich aufgezeigt, wie wichtig ein digitaler Datenverkehr zwischen Bürger und Verwaltung ist. Bei Massenverfahren wie dem steuerlichen Kindergeld kommt dem ganz besondere Bedeutung zu. Einerseits kann so den Kund/-innen bei der Beantragung des Kindergeldes ein einfacher Zugang zu dieser Leistung des Staates angeboten werden – und damit einer großen Personenzahl, die tendenziell eher lebensjünger und im Umgang mit digitalen Medien wie dem Internet, Smartphone etc. groß geworden und geübt ist. Auf Seiten der Familienkassen ergeben sich dadurch vereinfachte und schnellere Verwaltungsabläufe.

Die Einfügung des 2. Halbsatzes in § 67 Satz 1 EStG, ist als Klarstellung für den Kindergeldbereich zu verstehen, denn schon § 87a Abs. 1 AO erlaubt die elektronische Übermittlung von Dokumenten. Bereits im Abs. 3 dieser Vorschrift ist ausdrücklich zugelassen, dass eine für Anträge angeordnete Schriftform (wie im bisherigen § 67 Satz 1 EStG geschehen) durch die elektronische Form ersetzt werden kann.

Wie kann das funktionieren?

Aus Sicht der Familienkasse müssen die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden. Der 2. Halbsatz in § 67 Satz 1 EStG verpflichtet die Familienkassen nicht zur Einrichtung eines Online-Zugangs, denn dort wird eine elektronische Antragstellung davon abhängig gemacht, dass ein solcher Zugang von der Behörde tatsächlich eröffnet wurde. Die Verpflichtung zur Einrichtung solcher Zugänge bis zum 31.12.2022 ist allerdings in § 1 Abs. 1 OZG seit längerem enthalten (s. o.).

Es liegt in der Natur der Sache, dass eine elektronische Antragstellung nach vorgegebenen Datensätzen erfolgen muss, um eine einheitliche und reibungslose Datenverarbeitung zu ermöglichen. Eine bundeseinheitliche Vorgabe dafür seitens des BZSt muss noch im BStBl. bekanntgegeben werden.

Gleichermaßen muss eine einheitliche, amtlich vorgeschrieben Schnittstelle i. S. d. § 87b Abs. 2 Satz 1 AO definiert werden. Hier bedient sich die Finanzverwaltung schon bisher des sog. „ELSTER“-Verfahrens. Dazu muss sich der Nutzer in diesem Verfahren ein Nutzerkonto unter Eingabe seiner persönlichen Daten (insbesondere auch der Steuer-ID) einrichten. In Folge dessen erhält der Nutzer ein Software-Zertifikat, mit dem er sich bei späterer Nutzung von ELSTER unter zusätzlicher Eingabe einer PIN über eine https-verschlüsselte Internetverbindung einloggt und so authentifiziert und identifiziert.

Auch außerhalb des ELSTER-Verfahrens besteht die Möglichkeit, sich gemäß § 2 Abs. 5 OZG ein vergleichbares Nutzerkonto einzurichten. In § 8 Abs. 7 OZG wurde eine bis zum 30.6.2023 befristete Regelung zum Einsatz von (vorhandenen) ELSTER-Softwarezertifikaten bei der Identifizierung und Authentifizierung in den Nutzerkonten des OZG geschaffen. Daneben bestehen auch die Möglichkeiten zur Einrichtung eines OZG-Nutzerkontos unter Verwendung der elektronischen Identitätsfunktion im Sinne des § 18 des Personalausweisgesetzes (Online-Funktion des Personalausweises) oder von selbst gewählten Benutzernamen und Passwörtern. Es bleibt abzuwarten, welche Vorgaben das BZSt als Weisungsgeber zur Verwendung solcher Verfahren machen wird, sprich: in welchem Verfahren genau wird die vollumfänglich elektronische Beantragung des Kindergeldes ermöglicht?

Zusammengefasst: Erst wenn sich das BZSt als Weisungsgeber zu den vorstehenden Voraussetzungen final geäußert hat, kann die Möglichkeit zur elektronischen Antragstellung angeboten werden. Hier steht zu wünschen, dass dies zeitnah geschieht, um die Digitalisierung insgesamt voranzubringen.

Aus Sicht des Kindergeldberechtigten wird die Beantragung des Kindergeldes in elektronischer Form damit ziemlich einfach werden, wenn er sich wie vorstehend beschrieben mit dem dafür erforderlichen Zeitaufwand einmalig ein Nutzerkonto eingerichtet hat – und natürlich verwaltungsseitig die Voraussetzungen dafür geschaffen wurden. Dies mögen zwei Beispiele aufzeigen:

Beispiele

1 Geburt eines Kindes. In den vorgegebenen Eingabefeldern trägt der Antragsteller seine personenbezogenen Daten ein (idealerweise sind diese schon aufgrund der Nutzerdaten vorbelegt), ergänzt diese um die Daten des anderen Elternteils, zum Zahlungsweg und natürlich um die des neugeborenen Kindes einschließlich dessen Steuer-ID. Absenden und fertig.

2 Für ein nunmehr volljähriges Kind wird das Kindergeld über das 18. Lebensjahr hinaus erneut beantragt. Neben den im Beispiel 1 aufgezeigten Daten sind hier zusätzlich Angaben zum besonderen Berücksichtigungstatbestand des § 32 Abs. 4 EStG für das Kind erforderlich. Aufgrund des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18.7.2016 wäre es hier auch möglich, auf die Vorlage (im elektronischen Sinne: das Hochladen) von z. B. Ausbildungsnachweisen zu verzichten, denn seit 2017 gilt grundsätzlich die sog. „Belegvorhaltepflicht“.

Hinweis: Zur Berechtigtenbestimmung zwischen den üblicherweise beiden anspruchsberechtigten Elternteilen hatte sich das BZSt bereits mit Einzelweisung vom 25.9.2020, St II 2 – S 0305-SE/20/00005 geäußert – allerdings zusammenhanglos, da Regelungen zum Verfahren der elektronischen Beantragung von Kindergeld vollständig fehlen (siehe vorstehend). Danach bestätigt der Antragsteller bei einer elektronischen Beantragung des Kindergeldes, dass er vom anderen Elternteil zum vorrangig Anspruchsberechtigten bestimmt wurde. Im Zusammenhang mit der Kindergeldfestsetzung und Bekanntgabe des Festsetzungsbescheides (natürlich auch elektronisch möglich) muss der nachrangig berechtigte Elternteil durch ein separat zu versendendes Informationsschreiben (eine sog. „Negativmitteilung“, die selbst keinen Verwaltungsakt darstellt) über die Kindergeldfestsetzung an den anderen Elternteil unterrichtet werden.

Die Erläuterungen zu III/A.50 - § 67 EStG im Werk Kindergeldrecht im öffentlichen Dienst werden bei nächster Gelegenheit aktualisiert.

Elektronische Bekanntgabe des Verwaltungsaktes

Ein vollständig elektronisch gestellter Antrag sollte dann von der Familienkasse auch elektronisch beschieden, also auf elektronischem Weg bekanntgegeben werden. Dies erlaubt § 122a AO bereits seit längerem. Mit Einwilligung des Beteiligten (Kindergeldberechtigter, Bevollmächtigte oder Drittbetroffene, z. B. Abzweigungsempfänger) können sämtliche Verwaltungsakte im Bereich des Familienleistungsausgleichs auch bekannt gegeben werden, indem sie zum Datenabruf durch Datenfernübertragung bereitgestellt werden (§ 122a Abs. 1 AO); über die Bereitstellung von (Bescheid)Daten muss der Beteiligte von der Familienkasse z. B. durch Übersendung einer E-Mail informiert werden.

Um die Daten des Verwaltungsaktes abrufen zu können, bedarf es einer Authentifizierung der abrufberechtigten Person nach Maßgabe des 87a Absatz 8 Satz 2 AO. Für den Datenabruf selbst muss ein von der Finanzverwaltung authentifiziertes sicheres Verfahren verwendet werden, das die Vertraulichkeit und Integrität des Datensatzes gewährleistet (87a Absatz 8 Satz 1 AO). Auch hier kommen insbesondere die Nutzung des ELSTER-Verfahrens und vergleichbarer sicherer Datenzugänge nach dem Onlinezugangsgesetz (Nutzerkonto i. S. d. § 2 Abs. 5 OZG) in Betracht; hierzu bedarf es ebenfalls noch weiterer Vorgaben des BZSt als Weisungsgeber zur Verwendung dieser Verfahren.

Die Erläuterungen zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten (Teil III/A.90 zum gesamten steuerrechtlichen Festsetzungsverfahren) im Werk Kindergeldrecht im öffentlichen Dienst werden bei nächster Gelegenheit aktualisiert.


Klaus Lange

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