Strenge Anforderungen an den E-Mail-Verkehr

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Die Gesetzesänderung

§ 87a Absatz 1 Satz 3 Abgabenordnung (AO) wurde mit Artikel 21 Nr. 5 des Gesetzes zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 12. Dezember 2019 (BGBl. I S. 2451) wie folgt gefasst:

„Übermittelt die Finanzbehörde Daten, die dem Steuergeheimnis unterliegen, sind diese Daten mit einem geeigneten Verfahren zu verschlüsseln; soweit alle betroffenen Personen schriftlich eingewilligt haben, kann auf eine Verschlüsselung verzichtet werden.“

Neu ist der zweite – hier fett/kursiv dargestellte - Halbsatz. Die Änderung ist am 18. Dezember 2019 in Kraft getreten. Wir hatten Sie am Ende der Novemberausgabe des Newsletters kurz darauf aufmerksam gemacht.


Die Begründung

In der Bundesrats-Drucksache 356/19 (Seite 219) wird zunächst auf das Verschlüsselungsgebot der Datenschutz-Grundverordnung hingewiesen. Zur Begründung der Änderung heißt es dort weiter:

„Umstritten ist, ob eine unverschlüsselte Übermittlung personenbezogener Daten darüber hinaus zulässig ist, wenn die betroffenen Personen dem ausdrücklich zugestimmt haben. Da das Verschlüsselungsgebot letztlich der Wahrung des Steuergeheimnisses dient und dieses eine Offenbarung mit Zustimmung des Betroffenen gestattet (§ 30 Absatz 4 Nummer 3 AO), ist es sachgerecht, eine unverschlüsselte Übermittlung nach § 30 AO geschützter Daten unter der Voraussetzung zuzulassen. dass alle betroffenen Personen in die unverschlüsselte Übermittlung schriftlich eingewilligt haben.

Die Bedingungen für diese Einwilligung orientieren sich an Artikel 7 der Datenschutz-Grundverordnung. Die Einwilligung zu einer unverschlüsselten Übermittlung muss freiwillig erfolgen und jederzeit widerrufbar sein. Den betroffenen Personen muss die Kontrolle und echte Wahl geboten werden, die Bedingungen der unverschlüsselten Übermittlung anzunehmen oder abzulehnen. Dazu müssen sie ausdrücklich darüber informiert werden, welche Risiken mit einer unverschlüsselten Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten über das Internet einhergehen. Außerdem muss der Verantwortliche das Vorliegen der Einwilligung nachweisen können.

Die auf diese Weise erteilte Einwilligung zu einer unverschlüsselten Übermittlung betrifft dabei nicht das „Ob“ der Verarbeitung personenbezogener Daten (dies richtet sich weiterhin nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. §§ 29b und 29c AO), sondern nur das „Wie“ der Übermittlung dieser Daten. Die betroffenen Personen bestimmen mit ihrer Einwilligung, welches Schutzniveau in den von der Einwilligung erfassten Fällen angemessen ist. Außerdem ist zu beachten, dass in der Einwilligung auch klar zu bestimmen ist, wieweit sie - sachlich und zeitlich - gelten soll. Dabei kann z. B. bestimmt werden, dass Dateianhänge einer unverschlüsselten Mail verschlüsselt oder zumindest kennwortgeschützt zu übermitteln sind.“



Die Änderung des Anwendungserlasses

Am 20. Dezember 2019 wurde der AEAO zu § 87a entsprechend ergänzt und die Öffentlichkeit darüber am 14. Januar 2020 mit Newsletter des BMF informiert. Danach wird nach Nummer 1.5 des AEAO zu § 87a folgende neue Nummer 1.6 eingefügt:

„1.6  Bei der elektronischen Übermittlung von Daten, die dem Steuergeheimnis unterliegen, muss die Finanzbehörde grundsätzlich ein geeignetes Verfahren zur Verschlüsselung einsetzen. Eine unverschlüsselte Datenübermittlung dem Steuergeheimnis unterliegender Daten durch eine Finanzbehörde ist nur zulässig,

1. soweit alle betroffenen Personen in die unverschlüsselte Übermittlung eingewilligt haben (§ 87a Abs. 1 Satz 3 2. Halbsatz AO) oder Seite 6

2. wenn der Adressat über die Bereitstellung von Daten zum Abruf oder über den Zugang elektronisch an die Finanzbehörden übermittelter Daten benachrichtigt wird (§ 87a Abs. 1 Satz 5 AO).

In den Fällen der Nr. 1 müssen alle Personen, über die der Datensatz personenbezogene Informationen enthält, in die unverschlüsselte Übermittlung eingewilligt haben. Dazu müssen sie ausdrücklich darüber informiert worden sein, dass mit einer unverschlüsselten Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten über das Internet Risiken einhergehen. Die Einwilligung muss schriftlich und freiwillig erfolgt sein; sie ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Die schriftliche Einwilligung erfordert eine eigenhändige Unterschrift aller betroffenen Personen und die Übermittlung der Einwilligung an die zuständige Finanzbehörde per Post, Telefax oder eingescannt per E-Mail (vgl. Nr. 7 des AEAO zu § 46). Die Finanzbehörde muss das Vorliegen der schriftlichen Einwilligung in die unverschlüsselte Datenübermittlung nachweisen können.“



Einige Anmerkungen


Nun ist klar, unter welchen Voraussetzungen die Finanzverwaltung auf elektronischem Weg unverschlüsselt kommunizieren darf. Die Änderungen von § 87a AO und AEAO sind auch für den E-Mail-Verkehr zwischen Familienkassen und Personen und Stellen außerhalb der Familienkasse zu beachten, z. B. bei Rückfragen an kindergeldberechtigte Personen oder an andere Behörden.

Es ist zu begrüßen, dass die Bedingungen für den E-Mail-Verkehr nun klar geregelt sind und – leider eine Besonderheit – dass die Anwendungsvorgaben für die Verwaltung fast zeitgleich mit dem In-Kraft-Treten der Gesetzesänderung erlassen worden sind.

Kritisch ist aber das Ergebnis zu sehen. Sind doch erhebliche administrative Schritte zu gehen, bevor im Einzelfall eine Familienkasse eine Rückfrage bei der kindergeldberechtigten Person, z. B. zum Ausbildungsende eines Kindes, per E-Mail stellen darf.

Nur wenige Bürger richten sich ein Verschlüsselungsverfahren ein. Viele Bürger jedoch erwarten einen smarten Umgang mit der Thematik. Es wird auch bezweifelt, ob sie über Risiken belehrt werden möchten. Sie erkennen nun keine „dienende Verwaltung“, sondern eine Verwaltung, die auch in Zeiten digitaler Kommunikation weiterhin bürokratisch auftritt.

Denn im Alltag haben viele Bürger kein Problem damit, persönliche Angelegenheiten digital mit Empfängern über das Internet auszutauschen, z. B. bei Nutzung von Messenger-Diensten und Einkäufen im Internet.


Wolfgang Stahl

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