E-Autos unter Strom

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Sucht man bei Google nach Stromtankstelle für zuhause, werden einem rund 71.000 Treffer angezeigt. Die Googlesuche „Firmenflotte elektrisch“ bringt nur rund 20.000 Treffer. Ganz vorne angezeigt findet man aber Aussagen größerer Unternehmen wie REWE, EnBW oder auch Atos. Diese sind dabei ihre Firmenflotte auf elektrisch umzustellen. Für mich ein Indiz dafür, dass die Zeichen der Mobilität zwar langsam aber dennoch stetig immer mehr in Richtung „elektrisch“ deuten.

Mit der gänzlichen Umstellung der Firmenwagenflotte auf E-Autos gehen auch Veränderungen bei der Lohnabrechnung von entsprechenden Firmenfahrzeugen einher, die den Beschäftigten auch zur privaten Nutzung überlassen werden. Neben einer, gegenüber herkömmlichen Fahrzeugen, steuerbegünstigten Bewertung des geldwerten Vorteils für die erlaubte Privatnutzung, stellt sich aber auch die Frage, wie die vom Beschäftigten selbst getragenen Stromkosten gegenüber dem Arbeitgeber nachweisbar zu dokumentieren und abzurechnen sind. Während die Nachweisführung beim Tanken an der Tankstelle über eine Quittung erfolgt, ist die Nachweisführung beim Stromtanken aus dem privaten Stromnetz nicht ganz so einfach.

Liebe Leserin, lieber Leser,

entscheidet sich ein Unternehmen dazu, E-Autos als Firmenfahrzeuge einzusetzen, geht damit in der Regel auch die Entscheidung einher, auf dem Betriebsgelände Lademöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Alternativ oder sogar ergänzend wird dem Beschäftigten, der ein solches Fahrzeug als Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt bekommt, eine Stromtankkarte zum Aufladen des Firmenfahrzeugs bei einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Beide Leistungen sind für den Beschäftigten ohne lohnsteuerliche Konsequenzen, da steuerfrei1.

Soweit so gut. Das Problem ist aber, dass die Aufladung einer Batterie in einem E-Auto deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, als ein Tankvorgang bei einem herkömmlichen Fahrzeug. Nutzer von E-Autos werden also insbesondere die Zeit zum Laden nutzen, in denen das Fahrzeug nicht benötigt wird. Sei es in der Nacht, am Tag, wenn der Beschäftigte z. B. im Homeoffice arbeitet an der privaten häuslichen Steckdose oder während eines Geschäftstermins an einer in der Nähe befindlichen Ladestation.

Durch die Nutzung des privaten häuslichen Stromanschlusses entstehen den Beschäftigten Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs. Diese Auslagen kann der Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei ersetzen.  Die Finanzverwaltung lässt zur Vereinfachung des steuer- und beitragsfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Firmenfahrzeugs bei den Beschäftigten monatliche Pauschalen zu2. Die Nutzung der monatlichen Pauschalen hält natürlich auch den administrativen Aufwand beim Arbeitgeber in Grenzen.  

Macht der Arbeitgeber von den Pauschalen Gebrauch, so sind damit sämtliche Kosten des Beschäftigten für den Ladestrom abgegolten. Ein zusätzlicher Auslagenersatz für tatsächlich entstandene Stromkosten gegenüber einem Dritten kommt nicht in Betracht.

Kritisch wird es aber immer dann, wenn den Beschäftigten aber tatsächlich höhere Kosten für den Ladestrom entstehen. Grundsätzlich können anstelle der Pauschalen auch die anhand von Belegen nachgewiesenen tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden. Die Pauschalen stellen lediglich eine Vereinfachungsmöglichkeit dar, die wahlweise in Anspruch genommen werden können, wobei das Wahlrecht monatlich ausgeübt werden kann.

Zur Erstattung der den Beschäftigten tatsächlich entstandenen Stromkosten durch den Arbeitgeber bedarf es demnach einer individuellen und nachprüfbaren Dokumentation. Wie denn genau eine solche Dokumentation, gerade in den Fällen, in denen hauseigener Strom in die Batterie des E-Autos geflossen ist, gegenüber dem Arbeitgeber vorgenommen werden muss, damit die Steuer- und Beitragsfreiheit greift, bleibt bisher unklar.   

Klarere und deutlichere Hinweise in Bezug auf die Dokumentation können bisher nur dem Entwurf eines BMF-Schreibens zur ertragsteuerlichen Beurteilung der Nutzung von betrieblichen Elektro- und extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen für private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte/erster Tätigkeitsstätte und weiteren Fahrten entnommen werden. Der Entwurf des BMF-Schreibens ist auf der Internetseite des BMF abrufbar und wurde zudem bestimmten Verbänden mit der Bitte um Stellungnahme zugeleitet3.

In Rz. 19 des Entwurfsschreibens wird bzgl. des Betriebsausgabenabzugs darauf hingewiesen, dass der betriebliche Nutzungsanteil an den ansonsten privaten Stromkosten grundsätzlich mit Hilfe eines gesonderten Stromzählers (stationär oder mobil) nachgewiesen werden kann. Weitere Einzelheiten dazu, wie belegt werden kann, dass der gesonderte Stromzähler ausschließlich Ladevorgänge des betreffenden Fahrzeugs erfasst, sind dem Entwurfsschreiben nicht zu entnehmen. Es wird zum Nachweis des betrieblichen Nutzungsanteils an den ansonsten privaten Stromkosten als ausreichend angesehen, wenn Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten vorgenommen werden.

Eine gleichlautende Vereinfachungsregelung ist auch den Lohnsteuerrichtlinien zu entnehmen4. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist.

In Anbetracht der Tatsache, dass die EU-Kommission mit dem Klima-Plan „Fit for 55“ quasi das Ende des Verbrennungsmotors ab 2035 beschlossen hat5 und vor dem Hintergrund der auch daraus resultierenden erforderlichen Steigerung der Bereitschaft, verstärkt nicht nur im privaten, sondern gerade auch im betrieblichen Bereich E-Autos einzusetzen, glaube ich nicht, dass an die Dokumentation, der dem Beschäftigten tatsächlich entstandenen Stromkosten, größere Anforderungen gesetzt werden. Will Deutschland die vorgegebene Klimaziele nicht verfehlen, braucht Deutschland bis 2030 14 Millionen E-Autos, so Bundesverkehrsminister Scheuer6. Im April dieses Jahres betrug die Anzahl der reinen E-Autos rund 365.300 und der extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen etwa 349.300. Insgesamt bleibt die Anzahl also noch deutlich unter einer Million7. Und das dringender Handlungsbedarf beim Klimaschutz besteht, sollte spätestens seit den verheerenden Unwettern letzter Woche allen klar sein. 

Nimmt man also die für den Betriebsausgabenabzug formulierten Aussagen und verbindet diese mit den bestehenden Vereinfachungsregelungen der Lohnsteuerrichtlinien, sollte bei einem Ladevorgang an einer zur Wohnung gehörenden Steckdose/Ladevorrichtung die für den steuerfreien Auslagenersatz erforderliche Abgrenzung des beruflichen Nutzungsanteils von den ansonsten privaten Stromkosten zunächst ebenfalls wahlweise mit Hilfe eines gesonderten stationären oder mobilen Stromzählers ausreichend sein.

Bei den gegenüber den mobilen Stromzählern deutlich teureren stationären Zählern gibt es allerdings Unterschiede. Auch und gerade in Bezug auf die Nutzerauthentifizierung. Eine Nutzerauthentifizierung an der Ladesäule erfolgt üblicherweise mittels RFID-Technologie oder Smartphone-App/ webbasiertem Zugang (QR-Code). So können Ladevorgänge autorisiert oder die Wallbox gesperrt bzw. entsperrt werden. Eine eindeutige Identifizierung des betankten Fahrzeugs wird durch die sogenannte Plug & Charge – Technologie nach ISO 15118 ermöglicht werden. Hierbei werden die Authentifizierungsdaten im Fahrzeug hinterlegt und es wird automatisch von der Ladesäule erkannt. Diese Technik befindet sich meines Wissens nach jedoch noch im Aufbau und ist derzeit nur an den Schnellladestationen von Tesla verfügbar.

Einige Ladevorrichtungen können beispielsweise über LAN/WLAN oder Mobilfunk an ein Kommunikationsnetzwerk angebunden werden. Über eine Kommunikationsschnittstelle nach OCPP (Open Charge Point Protocol) kann ein direkter Datenaustausch der Ladesäule mit einer Backend-Software erfolgen. Diese dient der Steuerung, Überwachung und Fernwartung von Ladestationen sowie der Abrechnung. Ein solches Backend kann meines Erachtens nach als buch- und prüfbarer Beleg für die Abrechnung des Ladestroms angesehen werden. Je nach Anbieter des Backends ist sogar ein direkter Datenexport an das Personalabrechnungssystem des Arbeitgebers möglich.

Sofern Ladestationen über kein Backend verfügen, ist in einigen Modellen ein Zwischenspeicher eingebaut, über den die Ladevorgänge ausgelesen werden können. In Anbetracht des administrativen Aufwands und Kostenfaktors eines Backends, sollte in diesen Fällen meines Erachtens auch das Auslesen eines Zwischenspeichers hinreichend für die Nachweiserbringung sein.

Deutlich kostengünstiger, was die Anschaffungskosten anbelangt, ist die Nutzung einer mobilen Ladevorrichtung, also ein mit einem Stromzähler versehenes Ladekabel für Elektrofahrzeuge. Bei einer solchen mobilen Ladevorrichtung besteht aber zum einen keine Möglichkeit, einzelne Ladevorgänge belegbar festzuhalten. Zum anderen ist hier auch keine Nutzerauthentifizierung möglich. Legt man die Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug gleich für den steuerfreien Auslagenersatz aus, würde jedoch eine (händische) Aufzeichnung bzw. Dokumentation der ermittelten Verbrauchsdaten gegenüber dem Arbeitgeber ausreichen um den beruflichen Nutzungsanteil von den ansonsten, auf Basis des individuellen Stromvertrags ermittelten, privaten Stromkosten abzugrenzen und zu belegen.

Die Frage ist aber, ob eine solche händische Dokumentation nicht zu einem höheren administrativen Aufwand für den Arbeitgeber führt. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen händisch gegenüber dem Arbeitgeber zu dokumentieren. Die so ermittelten Werte könnten dann auch so lange steuerfrei gezahlt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern8. Allerdings würde dann ja der so ermittelte Betrag zu einer individuellen Pauschale, aber gleichwohl zu einer Pauschale führen. Und der Sinn einer steuer- und beitragsfreien Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten ist ja gerade der laufende, monatliche Nachweis der ausgelegten Kosten gegenüber dem Arbeitgeber.

Wie auch immer man sich im Unternehmen im Umgang mit den vom Beschäftigten ausgelegten Stromkosten entscheidet, wichtig ist, dass man sich zunächst erstmal für den Einsatz von E-Autos entscheidet. Auch ich bin mir sicher, dass mein nächstes Auto emissionsfrei fahren wird. Ob Wasserstoff oder Elektrisch wird sich dann zeigen, wenn es soweit ist.

Und auch wenn die Inzidenzzahlen momentan niedrig sind, wie immer in diesen Monaten gilt, bitte bleiben Sie gesund!


Es grüßt Sie,  

Ihr Matthias Janitzky   

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