Essen auf Kosten des Arbeitgebers

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Essen hält Leib und Seele zusammen. Arbeitgeber, die nicht über eine eigene Kantine verfügen, ihren Arbeitnehmern als Ausgleich dafür aber einen Verpflegungszuschuss zahlen möchten, nutzen dafür regelmäßig sog. Papieressenmarken (Restaurantschecks) oder digitale Essenmarken (Stichwort Mahlzeiten-App). Gerade die Verwendung einer digitalen Essenmarke ermöglicht es dem Arbeitnehmer seine Mahlzeit flexibel einzunehmen. Ort und Art der Mahlzeit bestimmt der Arbeitnehmer selbst. Einfach den Beleg mit Hilfe der erforderlichen App fotografieren und bestätigen. Die Erstattung des Zuschusses erfolgt in der Regel direkt mit dem Gehalt.

Der (lohn)steuerliche Umgang mit diesen Zuschüssen ist seit Jahren schon festgelegt. Gleich der Regelung zur Abgabe von unentgeltlichen oder verbilligten arbeitstäglichen Mahlzeiten in einer Betriebskantine, werden arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten in Form von Essenmarken, nicht in Höhe des Zuschusses, sondern mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) angesetzt.


Die Sachbezugswerte für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten (Frühstück-, Mittag- und Abendessen) und Getränke sind von der Sozialversicherung auch in 2019 gemäß dem ermittelten Verbraucherpreisindex angepasst worden1. In 2019 kostet ein Frühstück bei der Sozialversicherung 1,77 Euro, ein Mittag- und ein Abendessen jeweils 3,30 Euro.


Jetzt hat die Finanzverwaltung (FinVerw) das Anwendungsschreiben zur steuerlichen Behandlung von arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten des Arbeitnehmers aktualisiert und auf seiner Internetseite veröffentlicht2. Insbesondere zu den digitalen Essenmarken enthält dieses Schreiben einige klarstellende Aussagen.

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

 

erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, ist dies ein geldwerter Vorteil, der grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und entweder individuell im Lohn des Arbeitnehmers, oder pauschal durch den Arbeitgeber versteuert werden kann3. Gleiches gilt für Restaurantschecks oder digitale Essenmarken, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zur Einlösung außerhalb einer Betriebskantine zur Verfügung stellt.

 

Der Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert hängt bei der Verwendung von Restaurantschecks oder digitalen Essenmarken nach wie vor - darauf weist das BMF-Schreiben vom 18.01.2019 ausdrücklich hin – von folgenden Voraussetzungen ab:

 

  • tatsächlicher, arbeitstäglicher Erwerb einer Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer
  • für jede Mahlzeit darf arbeitstäglich lediglich ein Zuschuss eingesetzt werden
  • der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen
  • der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen und
  • der Zuschuss darf nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, für den sie einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausführen, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) erhält.

Pro Arbeitstag kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer demnach einen maximalen Betrag von 4,87 Euro für ein Frühstück oder maximal 6,40 Euro jeweils für ein Mittag- oder Abendessen gewähren. Als Mahlzeiten kommen ganz allgemein gesprochen alle kalten und warmen Speisen einschließlich Getränke in Betracht, die üblicherweise der Ernährung dienen und zum unmittelbaren Verzehr während der Essenspausen geeignet sind. Dazu zählen auch z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst oder ein Salat.

 

Für die Anwendung der Regelung ist es im Übrigen unschädlich, wenn der Arbeitnehmer – insbesondere bei der Verwendung einer digitalen Essenmarke - einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt. Kauft der Arbeitnehmer sich z. B. das Brötchen beim Bäcker, die Butter im Supermarkt und die Wurst beim Metzger ist dies zusammengefasst eine bezuschussungsfähige Mahlzeit.

 

Erwirbt der Arbeitnehmer hingegen am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, findet die Regelung keine Anwendung. Die hierfür gewährten Zuschüsse sind in diesem Fall als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

 

Ganz wichtig, der Arbeitgeber hat nachzuweisen, dass die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu hat er folgende Möglichkeiten:

 

  • Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen
  • vom Arbeitnehmer vorgelegte Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen, oder
  • sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen).

Die entsprechenden Belege oder die Abrechnung sind zum Lohnkonto aufzubewahren.

 

Auch Arbeitnehmer, die ihre Arbeit nicht im Betrieb des Arbeitgebers, sondern an einzelnen Tagen oder sogar ausschließlich von zu Hause aus im Home-Office erledigen, können von dieser Regelung profitieren. Darauf wird in diesem Schreiben erstmals hingewiesen. Das Arbeiten im Home-Office führt nicht zu einer Auswärtstätigkeit, die eine Bewertung mit dem Sachbezugswert ausschließt. Liegen die übrigen Voraussetzungen vor, können auch arbeitstägliche Zuschüsse an im Home Office tätige Arbeitnehmer gewährt und mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

 

Ganz interessant ist, dass die Gewährung von arbeitstäglichen Zuschüssen an teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer ebenfalls möglich ist. Dies selbst dann, wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine Ruhepausen vorschreibt. Eine Mindestarbeitszeit, die an entsprechende Ruhepausenvorschriften anknüpft, besteht insoweit nicht. Der tatsächliche Verzehr der Mahlzeit während der Arbeitszeit ist hierfür nicht Voraussetzung. Sinn und Zweck der Vorschrift ist die Sicherstellung der Verpflegung im zeitlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Arbeitgeber, die Mahlzeit kann dementsprechend auch im unmittelbaren Anschluss an bzw. auch vor Beginn der Arbeitszeit eingenommen werden.

 

In diesem Sinne, guten Appetit, oder auch Maaahlzeit!

 

Es grüßt Sie,   

Ihr Matthias Janitzky   

Schönfeld / Plenker

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