Steuerfreier Laptop vom Chef

Liebe Leserin, lieber Leser,

die unentgeltliche oder verbilligte private Nutzungsüberlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten (IT-Geräte) ist seit über 20 Jahren steuerfrei. Entscheidend für die Anwendung der Steuerfreiheit ist jedoch zum einen, dass es sich um Geräte handelt, die zum Betrieb des Arbeitgebers gehören. Zum anderen sind Fälle einer Schenkung an den Arbeitnehmer von der Steuerfreiheit ausgeschlossen². Steuerfrei ist nur die reine Überlassung auch zur privaten Nutzung.

Intention dieser Regelung ist, dass Arbeitgeber die zulassen, dass ihre Geräte auch privat durch Arbeitnehmer genutzt werden, diese Leistung unbelastet von einer anfallenden Lohnsteuer erbringen können. Dadurch sollte ursprünglich die Nutzung des Internet verbreitert und dessen Akzeptanz vergrößert werden. Denn, man mag es kaum glauben, zum Start dieser Regelung waren noch rund 60 Prozent der Bevölkerung in Deutschland „offline“³. Mittlerweile liegt der Anteil derer, die ohne Internetanschluss sind, nur noch bei rund 6%⁴. Mit Blick auf diese Zahlen könnte man sagen, Ziel erreicht! Das hätte aber zur Folge, dass die Steuerbefreiungsvorschrift ihre Berechtigung verlieren würde. Aufgrund der unbestrittenen Wichtigkeit im täglichen Umgang mit dem Thema Digitalisierung gerade auch im beruflichen Bereich, behält die Steuerbefreiungsvorschrift aber nach meinem Dafürhalten nach wie vor ihre Berechtigung.

Gleichwohl bedarf es zur Anwendung der Steuerbefreiungsvorschrift der Einhaltung der Anfangs genannten Vorgaben. Auch und gerade im Zusammenhang mit der steuerlich subventionierten digitalen Förderung in Deutschland, gründeten sich Dienstleister, die Arbeitgebern die Möglichkeit anbieten, die IT-Technik, die sie ihren Mitarbeitern überlassen möchten, anstatt zu kaufen, mit kurzen Laufzeiten zu leasen. Durch den so stattfindenden ständigen zeitnahen Austausch der IT-Geräte, bleiben die Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand der Technik. Das wiederum führt zwangsläufig dazu, dass man sich als nutzender Mitarbeiter immer wieder mit der neuen Technik und dem Thema Internet, Computer und deren Auswirkungen insgesamt befassen muss. Als Ausfluss dessen, steigt dabei sicher auch die Qualifikation des Mitarbeiters in diesem Bereich.

Entscheidet sich ein Arbeitgeber zur Einführung eines Mitarbeiter-PC-Programms im Unternehmen, schließt er in aller Regel mit dem Dienstleister einen Rahmenvertrag ab. Über diesen Rahmenvertrag least der Arbeitgeber Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte bei dem Dienstleister oder einem Dritten (z. B. Personalcomputer, MAC-Desktops, Laptops, Smartphones, Tablets, TFT-Displays, Drucker sowie Standardsoftware) und überlässt diese im Rahmen einer Überlassungsvereinbarung seinen Mitarbeitern zur (ausschließlichen) privaten Nutzung. Die Mitarbeiter können regelmäßig direkt aus dem Angebot des Dienstleisters oder eines Dritten die gewünschten Geräte auswählen. Am Ende der Nutzungszeit haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, die überlassene IT-Technik gegen Zahlung einer Schlussrate zu erwerben.

Solche Leasingverträge sind aus steuerlicher Sicht dem Grunde nach unkritisch, solange die geleasten und den Mitarbeitern zur privaten Nutzung überlassenen IT-Geräte, betrieblich dem Arbeitgeber zuzuordnen sind, der Arbeitgeber also wirtschaftlich und zivilrechtlich Leasingnehmer ist. Denn dann überlässt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein „betriebliches“ IT-Gerät, welches lohnsteuerlich steuerfrei gestellt ist. Umgekehrt ist die Steuerbefreiung nicht anzuwenden, wenn das IT-Gerät nach den Bilanzierungsgrundsätzen dem Mitarbeiter (wie Eigentum) zuzurechnen ist⁵. Wobei die zeitlich unbeschränkte Nutzungsüberlassung eines dem Betrieb des Arbeitgebers zuzurechnenden Geräts für sich betrachtet unschädlich ist.

Wie im „wahren Leben“ gilt auch beim Abschluss solcher Leasingverträge das Motto „drum prüfe wer sich ewig bindet“! Um die (lohn)steuerliche Einordnung zutreffend vornehmen zu können, gilt es die Vertragsbestandteile insgesamt im Detail zu prüfen. Führt die Prüfung dazu, dass die den Mitarbeitern überlassenen IT-Geräte nach Bilanzierungsgrundsätzen dem jeweiligen Mitarbeiter (wie Eigentum) zuzurechnen sind, greift die Steuerbefreiung nicht. Dies wiederum hat zur Folge, dass eine mit den Mitarbeitern vereinbarte Gehaltsumwandlung lohnsteuerlich nicht anzuerkennen ist.

Für die Steuerfreiheit schädlich sind insbesondere Bestimmungen, die die Endübergabe der überlassenen IT-Geräte an den Mitarbeiter vorsehen, da der jeweilige Mitarbeiter dadurch als wirtschaftlicher Eigentümer des Geräts anzusehen ist. Ebenfalls für die Steuerfreiheit schädlich zu betrachten sind Bestimmungen, in denen  

• die Gewährleistungsansprüche vertraglich auf den Mitarbeiter festgelegt sind,
• der Mitarbeiter für den ordnungsgemäßen Zustand der Geräte haftet,
• ihn die Sach- und Preisgefahr für das geleaste Gerät trifft,
• er gegenüber dem Dienstleister oder einem Dritten zur Zahlung der Leasingrate verpflichtet ist (z. B. bei Unterbrechung der Gehaltszahlung) oder auch
• auf eigene Kosten eine Versicherung zum Schutz des geleasten Gerätes abschließen muss.

Auch das FG Sachsen kam bereits in seinem Urteil vom 02.11.2017⁶ zu dem Ergebnis, dass die Anwendung der Steuerfreiheit in dem zur Anwendung gekommenen Mitarbeiter-PC-Programms ausscheidet, wenn die den Mitarbeitern überlassenen IT-Geräte nicht dem Arbeitgeber als betriebliche Geräte zugerechnet werden können. In dem Verfahren behielt der Arbeitgeber nach den Bestimmungen des Nutzungsvertrages in Bezug auf das jeweils überlassene IT-Gerät keine wesentlichen Befugnisse. Zudem wurde die vom Leasinggeber abgeleitete rechtliche Position vom Arbeitgeber als Leasingnehmer an den jeweiligen Mitarbeiter weitergegeben und der Mitarbeiter am Ende der Nutzungszeit das Recht hatte, dass IT-Gerät zu erwerben.

In dem Sinne, verlieren Sie nicht den digitalen Anschluss, bleiben Sie gesund und zuversichtlich. 


Es grüßt Sie,
Ihr Matthias Janitzky