Vernetzte Fahrzeuge

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Im letzten Jahr habe ich mir ein neues (gebrauchtes) Fahrzeug zugelegt. Sinnvollerweise beschäftigt man sich dann auch möglichst zeitnah mit dem Benutzerhandbuch. Dies vor allem deswegen, um die große Anzahl der im Fahrzeug eingebauten elektronischen „Helferlein“ zu kennen und vor allem auch zu verstehen, wobei sich einige davon bestens auch als „Nervtöter“ eignen. Habe ich dann zwischen Weihnachten und Neujahr auch mal gemacht und bin auf das System Connect Drive gestoßen, welches sich kostenpflichtig auch als Online Fahrtenbuch nutzen lässt. Das System nutzt die im Fahrzeug eingebaute Sim-Karte und steht über eine Cloud via Webbrowser mit dem Rechner des Nutzers in Verbindung. Vergleichen lässt sich dieses werksseitig eingebaute System mit einem auf dem freien Markt verfügbaren elektronischen Fahrtenbuch mithilfe einer Telematik-Box. Die Nutzung eines solchen Fahrtenbuchs war im letzten Jahr Streitpunkt in einem Klagefall vor dem FG Niedersachsen1. Da das Thema Online- oder elektronisches Fahrtenbuch immer auch wieder ein Thema in der Lohnsteuer ist, bietet es sich an, sich diesem Thema auch im Hinblick auf das Urteil des FG Niedersachsen noch mal anzunehmen.   

Liebe Leserin, lieber Leser,

insbesondere in Fällen, in denen der Arbeitnehmer das Fahrzeug nur in geringem Umfang privat nutzt, kann die Bewertung des Nutzungsvorteils mit den für das Kraftfahrzeug entstandenen Aufwendungen, soweit sie auf die privaten Fahrten entfallen (Fahrtenbuchmethode), vorteilhaft sein. Diese Bewertungsmethode ist allerdings an die Bedingung geknüpft, dass die Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden2.

Dabei sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend in einem Fahrtenbuch nachzuweisen. Genügen für Privatfahrten bereits Kilometerangaben und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein entsprechender kurzer Vermerk im Fahrtenbuch, so sind für dienstliche Fahrten neben Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner auch Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Dienstreise erforderlich.

Daneben muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen und Änderungen auszuschließen bzw. zumindest als solche erkennbar zu machen.

Erkennt die FinVerw das Fahrtenbuch z. B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung nicht an, hat die Ermittlung des privaten Nutzungswerts zwingend anhand der Pauschalwertmethode (sog. 1%-Regelung) zu erfolgen.

Diese Vorgaben gelten nicht nur für händisch geführte Fahrtenbücher, sondern gleichfalls für Online- bzw. elektronische Fahrtenbücher, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen. Bei der Verwendung eines Online- bzw. elektronischen Fahrtenbuchs sollte man beachten, dass – trotz mancherorts anderslautender Äußerungen – Online- bzw. elektronische Fahrtenbücher von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen werden. Eine derartige Zertifizierung/Zulassung könnte sich auch immer nur auf eine bestimmte Programmversion beziehen, weil bei einer Versionsänderung zertifizierungs-/ zulassungsschädliche Änderungen nicht ausgeschlossen werden könnten.

Selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt werden, setzt die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs als ordnungsgemäß auch voraus, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient werden und das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung – insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR - geforderten Angaben enthält.

Die Prüfung, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann deshalb immer nur für den jeweiligen Einzelfall erfolgen.

Um die geschlossene Form bewahren zu können, müssen beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnungen sämtliche nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden3.

Im letzten Jahr hatte sich das Finanzgericht Niedersachsen mit der Frage der Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs auseinanderzusetzen, insbesondere mit den Anforderungen an eine „zeitnahe Führung“ sowie die „geschlossene Form“, die nachträgliche Änderungen ohne entsprechende Dokumentation ausschließen muss.

Im zugrundeliegenden Streitfall führte der Arbeitnehmer ein elektronisches Fahrtenbuch mithilfe einer Telematik-Box. Diese verfügte über einen GPS-Empfänger und übermittelte über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position des Kfz und zeichnete die Bewegungsdaten zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs auf. Der Fahrer konnte im Nachgang einer aufgezeichneten Fahrt zunächst frei änderbar einen Fahrtzweck eintragen, eine frei bestimmbare „Periode“ final bearbeiten und dann in dem Programm „abschließen“, wodurch die ergänzten Daten unveränderbar wurden. Hierfür setzte die Software zwingend die Eingabe des tatsächlichen (abgelesenen) Kilometerstandes des Kfz voraus. Größere Differenzen zwischen rechnerisch und händisch ermitteltem Kilometerstand, beispielsweise bedingt durch Ausfall oder Abschalten des Gerätes (im Streitfall ab 5 %), erfasste das System als zusätzliche Privatfahrt. Das Finanzamt sah in diesem Telematiksystem, verbunden mit der konkreten Nutzung durch den Arbeitnehmer, die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch als nicht erfüllt an und legte der Bewertung des Nutzungsvorteils die Pauschalwertmethode zugrunde.

Auch wenn das Finanzgericht kleinere formelle Mängel noch als unbeachtlich betrachtet, solange das Fahrtenbuch in seiner Gesamtheit plausibel bleibt, schloss es sich im Ergebnis der Auffassung des Finanzamtes an und verwarf die Fahrtenbücher. Zu dieser Entscheidung bewegten es die folgenden fehlenden Nachweise, für die der Steuerpflichtige aufgrund der steuermindernden Auswirkung die Beweis- und Darlegungslast trägt:

  • Fehlender Nachweis zeitnaher und ordnungsgemäßer Eintragungen: Da nicht alle unverzichtbaren Angaben maschinell erhoben werden konnten, mussten diese zum Teil manuell ergänzt werden. Dazu reicht es nicht aus, dass nur die per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet werden; vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Dem Fahrtenbuch konnte aber nicht entnommen werden, wann die Angaben zu den Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden sind.

  • Fehlender Nachweis der Kilometerstände zum Ende der privaten/ dienstlichen Fahrten: Die maschinell erfassten Kilometerstände hätten mit den tatsächlichen Kilometerständen abgeglichen werden müssen. Da erhebliche Differenzen zwischen den maschinellen Daten und den Tachoständen laut Werkstattrechnungen bestanden, war eine Überprüfung der Fahrtenbücher auf deren materielle Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand nicht möglich.


Bereits diese Mängel hätten jeweils für sich gesehen schon zur Verwerfung geführt. In eine Gesamtschau waren im vorliegenden Fall zudem noch weitere zahlreiche Einzelfehler bei der Erfassung einzubeziehen (u. a. unzutreffender Zweck der Fahrten und fehlende Kennzeichnung privater Fahrtunterbrechungen) weshalb die Mängel zur Verwerfung führen mussten.

Aufgrund der vorstehenden erheblichen Mängel musste das Finanzgericht nicht sämtliche Streitfragen klären und konnte unter anderem dahingestellt lassen, ob eine Telematiklösung mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ wie im Streitfall, die eine nachträgliche Bearbeitung der Daten nach mehreren Jahren sowie die Nacherfassung oder Änderung von Fahrzeugdaten zulässt und Veränderungen für Zeiträume von bis zu einem Jahr ermöglicht, sich überhaupt als elektronisches Fahrtenbuch eignen kann. Auch ob Perioden von maximal einer Woche und einer entsprechenden Dokumentation eine zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs sicherstellen musste nicht näher beleuchtet werden. Zumindest äußerte das Finanzgericht dann ernsthafte Zweifel an einer Überprüfbarkeit unter vertretbarem Aufwand, wenn dem Steuerpflichtigen erhebliche nachträgliche Eingriffsmöglichkeiten in die Daten ermöglicht werden.

Auch wenn ein Online- oder elektronisches Fahrtenbuch selbst die Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllt, sollte man als Anwender tunlichst darauf achten, dass die weiteren erforderlichen Angaben zeitnah manuell ergänzt werden. Nach Auffassung der FinVerw ist ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann noch als zeitnah geführt anzusehen, wenn der dienstliche Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt erfasst wird4.

Das ist lästig, hilft aber gerade in den Fällen, in denen der Dienstwagen nur in geringem Umfang privat genutzt wird, legal Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen.


Es grüßt Sie, 

Ihr Matthias Janitzky  


1 3 K 107/18, Urteil vom 23.01.2019

2 R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR

3 vgl. BMF-Schreiben vom 04.04.2018, Tz. 25

4 BMF-Schreiben vom 04.04.2018, Rz. 26

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