Change-Projekte erfolgreich managen

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Zusätzliche bzw. neue Aufgaben werden mit steigender Tendenz als Projekte umgesetzt. Damit einher geht neben der zusätzlichen Arbeitsbelastung aus der inhaltlichen Aufgabenstellung auch die Herausforderung für die Führungsebene und das Team, sich auf diese Veränderungsprozesse einzulassen. Ziel ist es, den gedanklichen Ausstieg der Beteiligten zu verhindern und das Mitnehmen der involvierten Mitarbeiter während des gesamten Prozesses sicherzustellen.

Dieses erfordert bereits bei der Initialisierung des Projektes – idealerweise mit einer gemeinsamen Kick-Off-Veranstaltung – von Anfang an ein zielgerichtetes Vorgehen zu ermöglichen. Hierzu sind vor allem gute  Kommunikations- und Beteiligungsprozesse innerhalb der Organisation unabdingbar und stellen wesentliche Erfolgsfaktoren dar.

 

Konflikte und Reibungsverluste, die durch einen fehlenden Einstiegsprozess zur Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses als „gemeinsames Bild“ entstehen, umfassen vielseitige Bereiche wie z.B.:

 

  • Projektumfeld
  • Projektrisiken
  • Entscheidungs- und Beteiligungsprozesse
  • Motivation
  • Terminplanung unter Berücksichtigung laufender Aufgabenstellungen aus dem Tagesgeschäft
  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Teamarbeit und Rahmenbedingungen für eine „Arbeitsfähigkeit“

 

Werden diese Aspekte zu Beginn nicht ausreichend berücksichtigt, stellen sie ein erhöhtes Konfliktpotenzial und ein zusätzliches Risiko hinsichtlich der Akzeptanz bis zum kompletten Scheitern eines Projektes dar.

 

Für einen professionellen Start bietet es sich an, mit Hilfe eines Start-Workshops zunächst die Fragen und Themen aufzugreifen, die der rein inhaltlichen Bearbeitung der Aufgabenstellungen vorgeschaltet sind und somit die verlässliche Grundlage für ein gutes Projektumfeld bilden.

 

Hier geht es darum, Fragen und Erwartungen der Teilnehmer aufzugreifen und unter Berücksichtigung dieser Aspekte gemeinsam die Rahmenbedingungen zur Zusammenarbeit und Beteiligung zu definieren.

In einem nächsten Schritt werden im Zuge der Veranstaltung erste Planungsschritte vollzogen, sodass der Planungsprozess unter Einbindung der verantwortlichen Akteure realistisch gestaltet werden kann. Vor allem Fragestellungen wie Verfügbarkeit, Terminierung und Ressourcenbindung erhalten so eine direkte Rückkopplung zur Realisierung. 

 

Konfliktinhalte.jpg

 

Das gemeinsame Entwickeln von Spielregeln und Definieren der Rahmenbedingungen – beispielsweise für Feedback und Rückkopplung – fördert die Motivation der Beteiligten, sich unter den von allen gemeinsam entwickelten Rahmenbedingungen in diesen Prozess einzulassen und Konflikte gar nicht erst entstehen zu lassen.

 

Diesem Prozess wird leider in der Praxis oft nicht genügend Raum gegeben, eine konfliktträchtige und somit resssourcenintensive Umsetzung sind nicht selten die Folge.

 

SchaubildProjektstart.jpg

 

Kerstin Magnussen,

ist Beraterin im Personal- und Projektmanagement. Als Zertifi zierte Projektmanagement-Fachfrau mit langjähriger Führungs- und Projekterfahrung in der Öff entlichen Verwaltung verknüpft sie ihr Methodenund Fachwissen zu Personal- und Organisationsthemen und unterstützt bundesweit Verwaltungen im Modernisierungsprozess. Ihr Schwerpunkt liegt in der Optimierung und Neuausrichtung von Arbeitsabläufen anhand Projektorientierung im Fokus der Menschen und Unternehmenskultur.

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