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Liebe Leserinnen und Leser,
mit großem Aufwand werden neue Beschäftigte angeworben und ausgewählt. Diese Beschäftigten sind nach Arbeitsantritt an die jeweilige Behörde oder Kommunalverwaltung zu binden. Ein wichtiges Mittel zur Bindung gerade neuer Beschäftigter sind Maßnahmen der Personaleinführung bzw. des Onboardings. Bislang war nicht bekannt, welche Maßnahmen der Personaleinführung in den Behörden und Verwaltungen durchgeführt werden. Zudem war nicht klar, wie der Nutzen einzelner Maßnahmen einzuschätzen ist.
Diese Erkenntnislücke wird durch eine Studie von Tobias Röbbecke, Absolvent des Masterstudiengangs Human Resource Management an der Ruhr-Universität Bochum, gefüllt. Der Personalverantwortliche hat im Rahmen seiner Masterarbeit 82 Beschäftigte einer Kreisverwaltung in Nordrhein-Westfalen befragt. Die Beschäftigten hatten zwischen dem 01.01.2016 und dem 31.05.2019 ihre neue Arbeitsstelle angetreten. Sie wurden mittels eines standardisierten Fragebogens zu ihren Erfahrungen mit Maßnahmen der Personaleinführung befragt. Die Fragen bezogen sich auf folgende Aspekte:
Nachfolgend werden die wesentlichen Studienergebnisse dargestellt.
Die Auswertung der Antworten zeigte, dass innerhalb der Kreisverwaltung die einzelnen Onboarding-Maßnahmen unterschiedlich intensiv angewendet werden (Tabellen 1 bis 3).
|
Maßnahmen vor Arbeitsantritt |
Häufigkeit (in %) |
|
Die Personalabteilung war ausreichend auf meinen Arbeitsbeginn vorbereitet. |
86,59 |
|
Mein Team war ausreichend über meinen Arbeitsbeginn informiert. |
82,93 |
|
Mein Team hat sich über meinen Arbeitsbeginn gefreut. |
80,49 |
|
Im Auswahlverfahren/-gespräch wurden realistische Erwartungen an die zukünftige Tätigkeit geweckt. |
71,96 |
|
Vor Arbeitsbeginn wurden mir für weitere Rückfragen konkrete Ansprechpartner genannt. |
71,95 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn waren wichtige Ansprechpartner regelmäßig für mich erreichbar. |
71,95 |
|
Zum Arbeitsbeginn wurde mir ein eigener, vollständig ausgestatteter Büroarbeitsplatz zugewiesen. |
70,73 |
|
Zum Arbeitsbeginn waren Hard- und Software (z. B. PC, Telefon, Programme, E-Mail) vollständig eingerichtet und funktionsfähig. |
65,85 |
|
Ein bestimmtes Teammitglied fungierte für mich als Ansprechpartner/in und "Einarbeitungspate/-patin". |
65,85 |
|
Vor dem Arbeitsantritt wurde mir ein realistisches Bild von meiner Behörde als Arbeitgeber vermittelt. |
63,41 |
|
Die Werbeaktivitäten der Behörde wecken realistische Erwartungen an die spätere Tätigkeit. |
43,90 |
|
Ich habe rechtzeitig notwendige Schulungen/Fortbildungen erhalten. |
39,02 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn wurde ich über den Ablauf meiner Einarbeitung informiert. |
34,15 |
|
Meine Einarbeitung erfolgte anhand eines konkreten Einarbeitungsplans. |
28,05 |
|
Vor dem Auswahlverfahren konnte ich vertrauliche Informationsgespräche mit Mitarbeitenden führen. |
24,39 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn wurde mir Informationsmaterial zu meiner zukünftigen Tätigkeit zur Verfügung gestellt (z. B. Organigramme/Zuständigkeiten, Handbücher, Dienstanweisungen). |
21,95 |
|
Ich hatte bereits vor dem Auswahlverfahren die Gelegenheit, meinen zukünftigen Arbeitsplatz kennenzulernen (z. B. Hospitation/Besichtigung). |
18,29 |
|
Im Auswahlverfahren war (außer der Führungskraft) ein zukünftiges Teammitglied beteiligt. |
17,07 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn wurde ich bereits zu Terminen eingeladen (z. B. Ausflüge, Dienstbesprechungen). |
15,85 |
|
Vor Arbeitsbeginn wurde mir Informationsmaterial zur Behörde als Arbeitgeber zur Verfügung gestellt (z. B. Familienfreundlichkeit, Leitbild, Personalentwicklung). |
8,54 |
|
Maßnahmen zum Arbeitsantritt |
Häufigkeit |
|
An meinem ersten Arbeitstag wurde ich angenehm begrüßt. |
93,09 |
|
Zum Arbeitsbeginn hat meine Führungskraft ein Einführungsgespräch mit mir geführt. |
80,49 |
|
Zu Beginn meiner Tätigkeit wurde mir das Gefühl vermittelt, gebraucht zu werden. |
71,95 |
|
Zum Arbeitsbeginn wurde ich in Rituale mit den Kolleginnen und Kollegen eingebunden (z. B. Kaffeerunde, gemeinsames Mittagessen). |
70,73 |
|
Ich hatte die Gelegenheit, an einer zentralen Begrüßungsveranstaltung teilzunehmen. |
67,07 |
|
Mir wurde Hilfe bei der räumlichen Orientierung gegeben (z. B. Rundgang durch die Behörde). |
57,32 |
|
Zu Beginn meiner Tätigkeit wurde mir erläutert, welche Rolle meine Person bzw. meine Stelle in der Organisation einnimmt. |
56,10 |
|
Der konkrete Ablauf meiner fachlichen Einarbeitung wurde mir erläutert. |
45,12 |
|
Zu Beginn meiner Tätigkeit wurden mir informelle Regeln bzw. „Fettnäpfchen“ erläutert (z. B. Grußkultur, Duzen/Siezen, Sitzordnungen). |
26,83 |
|
Die Anforderungen an eine erfolgreiche Probezeit wurden vorab mit mir besprochen. |
21,95 |
|
Maßnahmen nach Arbeitsantritt |
Häufigkeit |
|
Ich wurde aktiv in mein Team/die Abteilung integriert. |
76,83 |
|
Meine Führungskraft hat die Einarbeitung den Kolleginnen und Kollegen überlassen. |
76,83 |
|
Meine Führungskraft war während meiner Einarbeitung ausreichend für mich erreichbar. |
75,61 |
|
Während der Einarbeitung wurde angemessen mit (fachlichen) Fehlern umgegangen. |
68,29 |
|
Die Einarbeitung ist auf meine Bedürfnisse zugeschnitten worden (z. B. hinsichtlich Berufserfahrung oder einzelner Fortbildungen). |
67,07 |
|
Für Erfolge während der Einarbeitung habe ich Lob/Anerkennung erhalten. |
62,20 |
|
Für meine Einarbeitung wurde ausreichend Zeit eingeplant. |
54,88 |
|
Meine Kolleginnen und Kollegen waren auf meinen Einarbeitungsprozess ausreichend vorbereitet. |
54,88 |
|
Meine Führungskraft hat ein Abschlussgespräch zur Probezeit mit mir geführt. |
54,88 |
|
Meine Kolleginnen und Kollegen hatten genug Zeit, um sich ausreichend um mich zu kümmern. |
52,44 |
|
Mein Onboarding hat dazu beigetragen, dass ich mich mit der Behörde als Arbeitgeber identifiziere. |
43,90 |
|
Meine Führungskraft hat regelmäßig Feedbackgespräche mit mir geführt. |
35,67 |
|
Die Fülle an Informationen und neuen Eindrücken ist anschaulich für mich aufbereitet worden (z. B. Ordner, Mappen, Beispielfälle). |
30,89 |
|
Mir wurde die Gelegenheit gegeben, Kontakte/Netzwerke in der Behörde zu knüpfen (z. B. Projektgruppen, Arbeitskreise). |
21,95 |
|
Während des Onboardings wurden unterschiedliche Lernformate angewandt (z. B. am Arbeitsplatz, im Seminar, fiktive Übungsfälle, E-Learning). |
14,63 |
|
Während meiner fachlichen Einarbeitung wurden einzelne Lernziele/Lernschritte gesetzt. |
9,76 |
Die Auswertung der Daten zeigte weiterhin, dass die Onboarding-Maßnahmen von den neuen Beschäftigten als unterschiedlich wichtig empfunden werden (Tabellen 4 bis 6).
|
Maßnahmen vor Arbeitsantritt |
Wichtigkeit |
|
Im Auswahlverfahren/-gespräch wurden realistische Erwartungen an die zukünftige Tätigkeit geweckt. |
4,63 |
|
Zum Arbeitsbeginn waren Hard- und Software (z. B. PC, Telefon, Programme, E-Mail) vollständig eingerichtet und funktionsfähig. |
4,56 |
|
Zum Arbeitsbeginn wurde mir ein eigener, vollständig ausgestatteter Büroarbeitsplatz zugewiesen. |
4,49 |
|
Vor dem Arbeitsantritt wurde mir ein realistisches Bild von meiner Behörde als Arbeitgeber vermittelt. |
4,45 |
|
Die Personalabteilung war ausreichend auf meinen Arbeitsbeginn vorbereitet. |
4,41 |
|
Mein Team war ausreichend über meinen Arbeitsbeginn informiert. |
4,39 |
|
Ein bestimmtes Teammitglied fungierte für mich als Ansprechpartner/in und "Einarbeitungspate/-patin". |
4,37 |
|
Vor Arbeitsbeginn wurden mir für weitere Rückfragen konkrete Ansprechpartner genannt. |
4,34 |
|
Ich habe rechtzeitig notwendige Schulungen/Fortbildungen erhalten. |
4,32 |
|
Mein Team hat sich über meinen Arbeitsbeginn gefreut. |
4,27 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn wurde ich über den Ablauf meiner Einarbeitung informiert. |
4,27 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn waren wichtige Ansprechpartner regelmäßig für mich erreichbar. |
4,12 |
|
Meine Einarbeitung erfolgte anhand eines konkreten Einarbeitungsplans. |
4,09 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn wurde mir Informationsmaterial zu meiner zukünftigen Tätigkeit zur Verfügung gestellt (z. B. Organigramme/Zuständigkeiten, Handbücher, Dienstanweisungen). |
3,99 |
|
Die Werbeaktivitäten der Behörde wecken realistische Erwartungen an die spätere Tätigkeit. |
3,93 |
|
Vor Arbeitsbeginn wurde mir Informationsmaterial zur Behörde als Arbeitgeber zur Verfügung gestellt (z. B. Familienfreundlichkeit, Leitbild, Personalentwicklung). |
3,79 |
|
Vor dem Auswahlverfahren konnte ich vertrauliche Informationsgespräche mit Mitarbeitenden führen. |
3,60 |
|
Ich hatte bereits vor dem Auswahlverfahren die Gelegenheit, meinen zukünftigen Arbeitsplatz kennenzulernen (z. B. Hospitation/Besichtigung). |
3,57 |
|
Im Auswahlverfahren war (außer der Führungskraft) ein zukünftiges Teammitglied beteiligt. |
3,30 |
|
Vor dem Arbeitsbeginn wurde ich bereits zu Terminen eingeladen (z. B. Ausflüge, Dienstbesprechungen). |
3,12 |
|
Maßnahmen zum Arbeitsantritt |
Wichtigkeit |
|
An meinem ersten Arbeitstag wurde ich angenehm begrüßt. |
4,78 |
|
Zum Arbeitsbeginn hat meine Führungskraft ein Einführungsgespräch mit mir geführt. |
4,46 |
|
Zu Beginn meiner Tätigkeit wurde mir das Gefühl vermittelt, gebraucht zu werden. |
4,30 |
|
Der konkrete Ablauf meiner fachlichen Einarbeitung wurde mir erläutert. |
4,29 |
|
Zu Arbeitsbeginn wurde ich in Rituale mit den Kolleginnen und Kollegen eingebunden (z. B. Kaffeerunde, gemeinsames Mittagessen). |
4,20 |
|
Mir wurde Hilfe bei der räumlichen Orientierung gegeben (z. B. Rundgang durch die Behörde). |
4,13 |
|
Zu Beginn meiner Tätigkeit wurde mir erläutert, welche Rolle meine Person bzw. meine Stelle in der Organisation einnimmt. |
4,05 |
|
Die Anforderungen an eine erfolgreiche Probezeit wurden vorab ausreichend mit mir besprochen. |
3,99 |
|
Zu Beginn meiner Tätigkeit wurden mir informelle Regeln bzw. "Fettnäpfchen" ausreichend erläutert (z. B. Grußkultur, Duzen/Siezen, Sitzordnungen). |
3,80 |
|
Ich hatte die Gelegenheit, an einer zentralen Begrüßungsveranstaltung teilzunehmen. |
3,73 |
|
Maßnahmen nach Arbeitsantritt |
Wichtigkeit |
|
Für meine Einarbeitung wurde ausreichend Zeit eingeplant. |
4,57 |
|
Ich wurde aktiv in mein Team/die Abteilung integriert. |
4,51 |
|
Meine Kolleginnen und Kollegen waren auf meinen Einarbeitungsprozess ausreichend vorbereitet. |
4,35 |
|
Meine Kolleginnen und Kollegen hatten genug Zeit, um sich ausreichend um mich zu kümmern. |
4,35 |
|
Die Einarbeitung ist auf meine Bedürfnisse zugeschnitten worden (z. B. hinsichtlich Berufserfahrung oder einzelner Fortbildungen). |
4,30 |
|
Meine Führungskraft war während meiner Einarbeitung ausreichend für mich erreichbar. |
4,28 |
|
Während der Einarbeitung wurde angemessen mit (fachlichen) Fehlern umgegangen. |
4,23 |
|
Für Erfolge während der Einarbeitung habe ich Lob/Anerkennung erhalten. |
4,21 |
|
Meine Führungskraft hat regelmäßig Feedbackgespräche mit mir geführt. |
4,13 |
|
Meine Führungskraft hat ein Abschlussgespräch zur Probezeit mit mir geführt. |
4,12 |
|
Die Fülle an Informationen und neuen Eindrücken ist anschaulich für mich aufbereitet worden (z. B. Ordner, Mappen, Beispielfälle). |
4,01 |
|
Mein Onboarding hat dazu beigetragen, dass ich mich mit der Behörde als Arbeitgeber identifiziere. |
3,84 |
|
Mir wurde die Gelegenheit gegeben, Kontakte/Netzwerke in der Behörde zu knüpfen (z. B. Projektgruppen, Arbeitskreise). |
3,54 |
|
Während des Onboardings wurden unterschiedliche Lernformate angewandt (z. B. am Arbeitsplatz, im Seminar, fiktive Übungsfälle, E-Learning). |
3,40 |
|
Meine Führungskraft hat die Einarbeitung den Kolleginnen und Kollegen überlassen. |
3,34 |
|
Während meiner fachlichen Einarbeitung wurden einzelne Lernziele/Lernschritte gesetzt. |
3,21 |
Angesichts der Daten zur Häufigkeit und Wichtigkeit der einzelnen Onboarding-Maßnahmen ließen sich Optimierungspotenziale für die Personaleinführung in der untersuchten Organisation ableiten. Zur besseren Visualisierung wurden die Maßnahmen in vier Kategorien eingeteilt (Abbildung 1):
Für die einzelnen Phasen ergaben sich dabei folgende Handlungsansätze (Abbildungen 2 bis 4):
vor Arbeitsantritt
zum Arbeitsantritt
nach Arbeitsantritt
Maßnahmen der Personaleinführung werden in der untersuchten Kreisverwaltung in unterschiedlicher Häufigkeit eingesetzt. Die betroffenen Beschäftigten werten die Wichtigkeit der Maßnahmen unterschiedlich ein - keine Maßnahme wird im Schnitt jedoch als unwichtig eingestuft. Die in der Studie gewonnen Erkenntnisse bieten zahlreiche Hinweise für die Personalabteilung und die Linien-Führungskräfte zur Verbesserung der Personaleinführung. Auch in Zeiten von Corona ist Personaleinführung / Onboarding kein neumodischer Trend, sondern eine notwendige Basisdisziplin, die mit einfachen Mitteln professionalisiert und systematisiert werden kann.
Herzlichst
Ihr Andreas Gourmelon
Quellen
Röbbecke, T. (2019), Anforderungen an ein systematisches Onboarding aus der Sicht neuer Mitarbeiter. Unveröffentlichte Master-Thesis. Bochum: Ruhr-Universität Bochum, Fakultät für Psychologie.
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