Maßnahmen gegen die Personalknappheit

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Der Beitrag listet verschiedene Maßnahmen des Personal- und Verwaltungsmanagements auf, mit denen der Personalknappheit im öffentlichen Dienst begegnet werden kann.

Liebe Leserinnen und Leser,

 

dass das Personal knapp wird, merkt man inzwischen in vielen Bereichen des öffentlichen Lebens. Pflegeheime können freie Betten nicht mehr belegen, weil Pflegekräfte fehlen, Schwimmbäder schränken mangels Personals die Öffnungszeiten ein, Schüler in Duisburg erhalten keine oder verspätet Nachhilfe, weil ein Viertel der Stellen im Sozialamt nicht besetzt ist und so Anträge auf Zuschüsse aus dem Bildungs- und Teilhabepaket nicht rechtzeitig bearbeitet werden können (WDR vom 7.3.2019). Man hat sich schon daran gewöhnt, dass es schwierig ist, Informatiker, Ärztinnen oder Bauingenieurinnen anzuwerben. Auch, dass Lokomotivführer oder Erzieher zu den derzeit stark gesuchten Berufsgruppen zählen, ist vielen klar. Mich aber hat es kürzlich schon sehr erstaunt, als in 1a-Geschäftslage meiner Heimatstadt die Filiale einer Kettenbäckerei wegen Personalmangels bis auf weiteres geschlossen hat.

 

Welche Möglichkeiten gibt es, dem Personalmangel im öffentlichen Sektor zu begegnen?

Dazu sollen aus zwei Perspektiven Handlungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Zum einen aus der Perspektive des Personalmanagements – hier geht es darum, mehr Personal zu gewinnen und das vorhandene Personal besser zu binden und das Leistungspotential besser zu nutzen. Zum anderen aus der Perspektive des Verwaltungsmanagements - hierbei steht im Vordergrund, den Arbeitsanfall zu minimieren und die Bewältigung der anstehenden Aufgaben zu optimieren. Verschiedene Handlungsoptionen werden nachfolgend aufgelistet aber nicht im Detail erläutert.

 


Perspektive des Personalmanagements:

 

Ein erster Schritt ist sicherlich, das Personalmarketing zu optimieren. Wie in mehreren Blogs erläutert (z. B. vom Februar 2019), sind unsere Werbebemühungen teilweise noch dilletantisch. Das ist sicherlich darin begründet, dass der öffentliche Dienst keine Tradition darin hat, für seine Produkte und sich selbst zu werben. 

 

Weiters müssen wir neue Zielgruppen erschließen. Unsere Werbebemühungen sollten sich verstärkt auf Menschen mit Migrationshintergrund richten. Aus dieser Gruppe erhalten wir für viele Stellenausschreibungen noch zu wenig Bewerbungen. Weitere interessante Zielgruppen sind Quereinsteiger aus der Privatwirtschaft (z. B. aus den Banken) oder Studienabbrecher.

 

Geprüft werden sollte, welche Anforderungen tatsächlich für bestimmte Berufe oder Laufbahnen erforderlich sind. Muss ein Polizeibeamter, der Verbrecher im Internet jagt, auf der Aschenbahn oder im Schwimmbecken sportliche Höchstleistungen erbringen?

 

Diejenigen, welche erfolgreich angeworben und ausgewählt wurden, sollten systematisch in ihre Aufgaben und in die Kollegenschaft eingeführt werden. Durch Onboarding-Maßnahmen kann die Früh-Fluktuation gemindert werden.

 

Auch müssen sich Führungskräfte Gedanken über die Personalbindung machen. Bekanntermaßen ist gerade das Führungsverhalten dafür ausschlaggebend, ob gute Beschäftigte ihr Glück bei anderen Arbeitgebern versuchen oder im Amt verbleiben. Führungskräfte sollten für ein gutes Betriebsklima sorgen und insbesondere bei jüngeren Beschäftigten verstärkt mit dem Instrument „Anerkennung“ arbeiten.

Im Personalmanagement wird bereits in hohem Maße auf die Vereinbarkeit von Beruf und Kindern geachtet. Bei lebensälteren Beschäftigten steht aber ein anderes Problem im Vordergrund, welches sich vermutlich in naher Zukunft verschärfen wird: Viele von ihnen werden zusätzlich zum Beruf mit Pflegeaufgaben belastet sein. Die Arbeitgeber sollten Maßnahmen ergreifen, die es den pflegenden Angehörigen ermöglichen, weiterhin in hohem Umfang auch im Beruf tätig zu sein (siehe Blog vom 21.9.2018).

 

Durch Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Arbeitsschutzes sind die krankheitsbedingten Ausfallzeiten zu mindern. Vernachlässigt werden oftmals altbekannte, bewährte und vergleichsweise kostengünstige Maßnahmen der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung. Für die Gesundheit ist zudem das Führungsverhalten bedeutsam: Widerspruchsfreie und klar definierte Arbeitsaufträge, wertschätzende Kommunikation sowie Vermittlung der Sinnhaftigkeit von Tätigkeiten sind Beispiele für Verhaltensweisen von Führungskräften, die eine präventive Wirkung für die Gesundheit der Beschäftigten haben.

 

Viele im Ruhestand befindliche Beschäftigte sind willens und in der Lage, weiterhin dienstliche Aufgaben zu übernehmen. Hier sind Beschäftigungsformen zu konzipieren und finanzielle Anreize zu schaffen. Beispielsweise können in NRW Lehrer, die sich im Ruhestand befinden, in einem befristeten Tarifbeschäftigungsverhältnis wieder aktiv werden. Für Pensionäre wurde die Hinzuverdienstgrenze ausgesetzt (§ 66  Abs.  13 Landesbeamtenversorgungsgesetz NRW).

 

Des Weiteren ist darüber nachzudenken, wie Beschäftigte durch freiwillig/ehrenamtlich Tätige unterstützt werden können. So wird die Innere Sicherheit in Bayern auch durch das Engagement rund 1.000 freiwillig Tätiger bewahrt. Die Sicherheitswacht trägt uniformähnliche Kleidung und informiert bei verdächtigten Vorkommnissen die Polizei.

 


Perspektive des Verwaltungsmanagements

 

Ein erfolgsversprechender Weg im Verwaltungsmanagement scheint die Zentralisierung von Aufgaben insbesondere durch die interkommunale Zusammenarbeit zu sein. Hier ist durch Spezialisierung und Größeneffekte mittel- und langfristig mit einer deutlichen Reduzierung des Personalaufwands zu rechnen. Die Formen und Inhalte der interkommunalen Zusammenarbeit sind vielfältig; allein im Internet-Portal „Interkommunales.NRW“ sind über 200 Beispiele aus den Bereichen von „A“ wie Abfallwirtschaft bis „Z“ wie Zulassung aufgelistet und beschrieben.

 

Eher kleine entlastende Effekte sind durch die langfristige und intensive Zusammenarbeit mit Privatunternehmen im Rahmen von Öffentlich-Privaten Partnerschaften (ÖPP/PPP) anzunehmen. ÖPP scheinen nicht in der Weise zuzunehmen, wie das noch vor einigen Jahren angenommen wurde. Vielfach macht sich Ernüchterung breit: Der (Personal)Aufwand zur Anbahnung und Kontrolle von Vereinbarungen mit Privatunternehmen ist bei komplexen Vorhaben erheblich.

 

Prozessoptimierung ist auch in Zukunft ein Königsweg zur Reduzierung des Personalaufwands. Für mich ist es immer wieder überraschend, wie bereits durch systematische Dokumentation, Visualisierung und Reflexion von Prozessabläufen unnötiger Mehraufwand identifiziert werden kann. Folgerichtig hat der Gesetzgeber vorgeschrieben, dass bereits vor der erstmaligen Digitalisierung von Verwaltungsabläufen eine Prozessoptimierung durchzuführen ist (§ 9 E-Government-Gesetz).

 

Werden uns neue Technologien wie Künstliche Intelligenz, Blockchain, Big Data, autonomes Fahren oder Robotik Arbeit abnehmen können? Der öffentliche Hype um diese Formen der Digitalisierung scheint vorüber zu sein. Die – je nach Sichtweise – großen Hoffnungen oder Befürchtungen werden derzeit von nüchtern-skeptischen Überlegungen verdrängt. Ob dieser Diskussion um Zukunftstechnologien wird oftmals vergessen, wie bereits mit herkömmlicher Technologie stark regelgeleitete menschliche Tätigkeiten unterstützt oder gar ersetzt werden können. Automatische Rechnungsbearbeitung ist beispielsweise bereits in vielen Privatunternehmen Alltag. Meiner Meinung nach fangen wir in vielen Behörden und Kommunalverwaltungen gerade an, die Möglichkeiten herkömmlicher Technologien zu nutzen. Vergleichen wir unsere Situation mit der der Banken: Wir arbeiten in vielen Fällen noch so, als ob der Kunde für eine Überweisung in die Filiale kommt und dort mit dem Berater gemeinsam das Formular ausfüllt. Wir sind stolz darauf, dem Kunden die Öffnungszeiten unserer Filialen auf der Website bekannt geben zu können oder Formulare in elektronischer Form vorliegen zu haben. Gelegentlich wird ein Termin beim Berater per Internet vereinbart. Aber die herkömmliche Technik böte die Möglichkeit, dass der Kunde online-banking macht. Und viele Banken prüfen aktuell, wie beispielsweise die Blockchain-Technik ihre Geschäftsmodelle revolutionieren wird. Trotz der anfänglich beträchtlichen finanziellen und personellen Investitionen werden nach meiner Ansicht die neuen Technologien langfristig in erheblichem Maße dazu beitragen, den Personalaufwand bei der Bewältigung der derzeitigen öffentlichen Aufgaben zu reduzieren.

 

Ein weiterer Weg Personalressourcen einzusparen, besteht darin, Arbeit auf den Bürger/Kunden zu übertragen. Überlegen Sie, was bei Ikea alles auf den Kunden übertragen wurde: Sie müssen sich an Terminals selbst beraten, Sie holen die Ware selbst aus dem Lager, Sie kassieren sich ab, Sie transportieren die Möbel nach Hause und montieren sie dort. Auch bei der Steuererklärung wurden Tätigkeiten an den Steuerpflichtigen übertragen. Die Eingabe von Daten in das elektronische System wurde vom Finanzamt an die Bürger delegiert, in vielen Fällen dürfen die Papierformulare nicht mehr verwendet werden.

 

Dass sich der Staat in naher Zukunft von Aufgaben löst und so die Beschäftigen von Arbeit entlastet, ist angesichts der aktuellen politischen Strömungen wohl nicht zu erwarten. Erhielten die Behörden und Verwaltungen immer wieder neue Aufgaben, ist anzunehmen, dass die Fortschritte, die durch Maßnahmen des Personal- und Verwaltungsmanagements erzielt werden, durch die Arbeitsbelastungen der neuen Aufgaben aufgezehrt werden.

 

Liebe Leserinnen und Leser, ich habe – trotz geschlossener Bäckereifiliale - nicht angefangen, Brot selbst zu backen. Einstweilen werde ich auch mit Brot aus dem Supermarkt satt, welches mit geringem Personalaufwand industriell gefertigt wird. Und ich bin optimistisch, dass der Bäcker neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter findet, die schmackhaftes Brot herstellen und verkaufen.

 

Herzlichst Andreas Gourmelon

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