Onboarding: Fast alle Maßnahmen sind nützlich

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08.03.2023

Den Verwaltungen stehen eine Vielzahl von Maßnahmen zur Personaleinführung zur Verfügung. Systematisch erhobene Erfahrungen belegen: Wenig nützliche oder falsche Maßnahmen gibt es (fast) nicht.

Liebe Leserinnen und Leser,

das Thema Personaleinführung bzw. Onboarding war bereits mehrfach Thema in diesem Blog. Im Dezember 2021 und im Juni 2020 hatte ich Ihnen empirische Erkenntnisse zur Nützlichkeit von Maßnahmen aus Sicht neuer Beschäftigter und Möglichkeiten zum Onboarding im Homeoffice aufgezeigt. Michaela Welticke, Absolventin der Master-Studiengangs Human Resource Management, befasste sich in ihrer Abschlussarbeit erneut mit der Nützlichkeit von Onboarding-Maßnahmen.

Ziel und Methodik der Studie

Frau Welticke hatte sich vorgenommen, nützliche Maßnahmen für das Onboarding bei der Stadtverwaltung Siegen zu identifizieren. In einem ersten Schritt hat sie dazu nach neuen Maßnahmen gesucht. Frau Welticke durchforstete die Literatur und befragte Praktikerinnen und Praktiker. Der zweite Schritt bestand darin, die gewonnen Maßnahmen von verschiedenen Beschäftigtengruppen der Stadtverwaltung Siegen im Hinblick auf ihre Nützlichkeit bewerten zu lassen. Die Entwicklung von Maßnahmen bezog sich nur auf Mitarbeitende mit einem Büroarbeitsplatz, nicht auf Beschäftigte in gewerblich-technischen Bereichen.

Erkenntnisse aus der Praxis

Um in Erfahrung zu bringen, welche Maßnahmen in der Praxis tatsächlich angewendet werden und welche sich auch als praktikabel herausstellen, wurden zunächst Interviews mit Expertinnen und Experten aus der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft, welche in ihrem Unternehmen/ ihrer Verwaltung für das Thema Onboarding“ zuständig sind, geführt. Die dort herausgearbeiteten Maßnahmen stimmten in großen Teilen mit den Maßnahmen aus der Literatur überein, jedoch wurden auch einige neue Maßnahmen genannt. Dies waren unter anderem …

„Lunch-Roulette“ – hier trifft man sich als neuer Beschäftigter‘ mit immer wechselnden Personen zum Mittagessen,
„Over-the-shoulder“ – hierbei verbringen neue Beschäftigte einige Zeit bei Arbeitskollegen‘, die zwar in der gleichen Abteilung/Arbeitsgruppe arbeiten, aber für ein anderes Aufgabengebiet verantwortlich sind,
Erstellung eines Steckbriefs über neue Kollegen‘,
eigene Intranetseite für das Onboarding sowie
Beginn des ersten Arbeitstags in der Personalabteilung.

Bewertung von Maßnahmen

Im zweiten Schritt wurden die aus der Literatur und den Interviews gewonnenen Maßnahmen im Hinblick auf ihre Nützlichkeit bewertet. Dazu wurden die Beschäftigten befragt, die seit 2019 ihren Dienst bei der Stadt Siegen aufgenommen hatten. Weiterhin wurden Führungskräfte sowie ausgewählte Personen aus der Personal- und Organisationsabteilung der Stadt Siegen mittels eines standardisierten Fragebogens befragt. So konnte die Bewertung der Maßnahmen zwischen den drei Gruppen verglichen werden. Insgesamt haben 160 Beschäftigte – davon 53 Führungskräfte, 97 neue Beschäftigte und zehn Beschäftigte aus der Personal- und Organisationsabteilung – den Fragebogen beantwortet.

Ausgewählte Ergebnisse

Mit Tabelle 1 werden die Ergebnisse der Befragung wiedergegeben. Die Befragung zeigte, dass fast alle Maßnahmen als nützlich erachtet werden. Zudem ergaben sich in der Bewertung der Onboarding-Maßnahmen zwischen den einzelnen Gruppen vernachlässigbare Unterschiede.

Maßnahmen für die Preboardingphase	Mittelwert
Informationsemails	5,32
Vorbereitungsgespräch	5,20
Checkliste	5,03
Onboardingplan	4,94
Willkommenskarte	4,81
Einladung Teamevents	4,71
Schulungen	4,67
E-Learningplattform	4,15
Einladung Firmenevents	4,06
Regelmäßige Anrufe	3,99
Steckbrief Abteilung	3,49
Steckbrief Arbeitskollegen	3,45
Steckbrief	3,40
Steckbrief Intranet	2,08

Maßnahmen für den ersten Arbeitstag	Mittelwert
Arbeitsplatz vorbereitet	5,78
Willkommensgespräch Führungskraft	5,45
Mentor	5,32
Rundgang	4,82
Pate gleiches Team	4,46
Pate	4,38
Willkommensgeschenk	3,51
Beginn Personalabteilung	3,37
Pate anderes Team	2,80

Maßnahmen für die Orientierungs- und Integrationsphase	Mittelwert
Feedbackgespräche	5,30
Coffeetalks	4,51
Over-the-Shoulder	4,41
Personalentwicklungsgespräch	4,36
Treffen Neueinstellungen	4,12
Rundgang	4,11
Gespräch Personalleitung	3,76
Feedbackgespräche HR	3,62
Lunchroulette	3,14

Tabelle 1: Bewertung der Nützlichkeit von Onboarding-Maßnahmen aus Sicht von neuen Beschäftigten, Führungskräften und Beschäftigten aus der Personal- und Organisationsabteilung der Stadtverwaltung Siegen (n = 160; Skala von 1 = „gar nicht nützlich“, über 3 = „eher nicht nützlich“ bis 6 = „sehr nützlich“).

Fazit

Diese und andere Befragungen ergeben, dass Personalverantwortliche aus einer Fülle nützlicher Maßnahmen für eine erfolgreiche Personaleinführung auswählen können. Entscheidend ist wohl gar nicht was genau gemacht, sondern dass überhaupt Onboarding als bedeutsames Thema erkannt wird und dauerhaft Initiativen ergriffen werden. Notwendig ist zudem eine Abstimmung wer – Personalamt oder Linienführungskräfte – welchen Part der Personaleinführung übernimmt. Der Fokus der Forschung sollte nun darauf liegen, was neue Beschäftigte für eine erfolgreiches Onboarding beitragen können.

Herzliche Grüße

Andreas Gourmelon und Michaela Welticke

Quelle:
Welticke, M. (2022). Onboarding bei der Stadtverwaltung Siegen – Entwicklung von Maßnahmen für ein erfolgreiches Onboarding. Unveröffentlichte Thesis. Bochum: Ruhr-Universität Bochum, Fakultät für Psychologie.