eForms: Der Countdown läuft

BMI und BMWK müssen noch liefern

Nachdem die Anpassung des nationalen Rechtsrahmens an die Vorgaben der EU-Durchführungsverordnung 2019/1780 vom 23.9.2019 (i.d.F. vom 24.11.2022) mit Änderung der VgV, SektVO, VSVgV und KonzVgV am 17.8. 2023 erfolgt ist, stehen nun die technische und fachliche Vorbereitung auf den Stichtag am 25.10.2023 im Mittelpunkt.

Noch vor diesem Termin müssen allerdings folgende – in der Verantwortung von BMI und BMWK liegenden – Bedingungen erfüllt sein, um die Anwendung der neuen Regelungen auszulösen:

• der Datenaustauschstandard eForms muss entsprechend § 10a Abs. 2 S. 2 VgV festgelegt und im Bundesanzeiger bekanntgemacht worden sein

• die Voraussetzungen für die elektronische Erstellung von Bekanntmachungen nach § 10a Abs. 1 S. 1 VgV und für die elektronische Übermittlung von Bekanntmachungen über den Datenservice Öffentlicher Einkauf nach § 10a Abs. 5 S. 1 VgV müssen vorliegen, was ebenfalls im Bundesanzeiger bekannt zu machen ist.

Dem Vernehmen nach sind die Projektverantwortlichen zuversichtlich, dass diese Voraussetzungen rechtzeitig geschaffen sein werden. Kaum auszumalen, welches „Chaos“ ausbrechen würde, wenn dies nicht gelänge. Die bisherigen Standardformulare dürften nicht mehr verwendet werden und die Nutzung der eForms wäre technisch noch nicht möglich. Bleiben wir aber optimistisch, dass ein solches „Bekanntmachungsvakuum“ nicht eintritt!

„Zweiklassengesellschaft“ bei der Nutzung der eForms

In der Vergabepraxis wird es absehbar eine „Zweiklassengesellschaft“ bei der Nutzung der eForms geben. Für die Auftraggeber, die eine elektronisches Vergabesystem nutzen, wird der Anbieter der Fachanwendung die erforderlichen Anpassungen vornehmen, einschließlich der Übermittlung der Bekanntmachungen an den Datenservice Öffentlicher Einkauf. Wenn nicht bereits geschehen, sollten die Auftraggeber daher zeitnah den Austausch mit den Betreibern der Systeme suchen. Viele der Betreiber bieten zudem Schulungen für die betroffenen Beschafferinnen und Beschaffer an. Außerdem sind – soweit ersichtlich – auch verschiedene Testversionen im Einsatz. Diese Angebote sollten unbedingt genutzt werden. Insgesamt lässt sich festhalten, dass sich für die Auftraggeber, die ein elektronisches Vergabesystem nutzen, zwar die Eingabemasken (mit zusätzlichen Datenfeldern) ändern werden, die eigentliche Umsetzung des Datenaustauschstandards eForms aber im Hintergrund über die Fachanwendung erfolgt. Dem Vernehmen nach waren die Betreiber der elektronischen Vergabesysteme frühzeitig in den Prozess der nationalen eForms-Umstellung eingebunden, um die technischen Voraussetzungen rechtzeitig zu schaffen.

Nutzung des Redaktionssystems beim Beschaffungsamt des BMI

Für Auftraggeber, die nicht auf die Unterstützung eines elektronischen Vergabesystems zurückgreifen können, steht als Alternative das im Beschaffungsamt des BMI eingerichtete Redaktionssystem für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen zu europaweiten Vergabeverfahren zur Verfügung. Mit dem Redaktionssystem können ab dem 25.10.2023 Bekanntmachungen nach dem eForms-Standard erfasst, bearbeitet, korrigiert und an TED-EU versendet werden. Zudem ist das Zurückziehen eines Verfahrens möglich.

Zur Registrierung für das Redaktionssystem siehe https://www.bescha.bund.de/DE/ElektronischerEinkauf/Bekanntmachungsservice_Bund/BKMS/Redaktionssystem/redaktionssystem.html

Das Beschaffungsamt des BMI plant Informationsveranstaltungen zu den Inhalten und der Funktionsweise des Redaktionssystems am

• 9.10.2023, 10:00 bis 11:00 Uhr
• 11.10.2023, 14:00 bis 15:00 Uhr

Es wird dringend empfohlen, dieses Informationsangebot wahrzunehmen.

Praxistipps:

Was tun, damit der Stichtag weniger sticht?

Da es keine rechtliche Übergangsfrist, sondern eine scharfe Stichtagsregelung für die Anwendung der eForms gibt, sollte evtl. erwogen werden, einen Übergangszeitraum faktisch zu etablieren. Dies könnte dadurch geschehen, dass bei nicht absolut zeitkritischen Vergabeverfahren einige Tage vor dem 25.10.2023 vom Auftraggeber keine EU-Bekanntmachungen mehr an TED übermittelt werden.

Einen solchen Weg beschreitet etwa die e-Vergabe-Plattform des Bundes (e-Vergabe-online), bei der die Verbindung zu TED ab dem 16.10. bis einschließlich 24.10.2023 unterbunden wird, um einen reibungslosen Umstieg auf den zentralen e-Sender Hub des Datenservice Öffentlicher Einkauf zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass auf Bundesebene in diesem Zeitraum für oberschwellige Verfahren keine Bekanntmachungen an TED versendet werden können. Der Austausch von Teilnahme-, Vergabeunterlagen und sonstigen Nachrichten mit beteiligten Unternehmen ist selbstverständlich weiterhin möglich, ebenso wie die Öffnung von Teilnahmeanträgen und Angeboten.

Was gilt für laufende Vergabeverfahren?

Für die Vergabepraxis ist mit Blick auf den Stichtag natürlich auch von Bedeutung, wie mit laufenden Vergabeverfahren umzugehen ist, bei denen die Auftragsbekanntmachung über TED bereits vor dem 25.10.2023 mit den bisherigen Standardformularen erfolgt ist, nach dem Stichtag aber weitere Veröffentlichungen wie etwa die nachträgliche Vergabebekanntmachung vorzunehmen sind. Auch hier gilt, dass entsprechende spätere Bekanntmachungen mittels eForms erfolgen müssen („umgeschlüsselt“ werden müssen). Es wird also keinen „Parallelbetrieb“ mit bisherigen Formularen und den eForms geben.

Wo gibt es Hilfestellung?

Aus der Vergabepraxis vernimmt man bisweilen eine große Unsicherheit bezüglich der Einführung der eForms. Hilfestellung in praktischen Fragen können bzw. sollten in erster Linie die jeweiligen Betreiber der elektronischen Vergabesysteme bieten. Die Auftraggeber sollten hier den vertraglich vereinbarten Support in Anspruch nehmen. Außerdem sollte auch der Kontakt mit dem Beschaffungsamt des BMI, das mit dem Datenservice Öffentlicher Einkauf die zentrale Schnittstelle für die eForms betreibt, nicht gescheut werden (bkms@bescha.bund.de). Das Beschaffungsamt arbeitet wohl auch an FAQs, um die Praxis zu unterstützen. Schließlich sollen die Bekanntmachungen im Prozess vom Datenservice Öffentlicher Einkauf und von TED validiert und evtl. Fehler an die Auftraggeber rückgekoppelt werden, was als Sicherheitsnetz gerade in der Einführungsphase der eForms wichtig ist.

Rudolf Ley