E-Rechnungsviewer und Leitweg-ID Tool bereitgestellt

1. Rechtliche Umsetzung der E-Rechnung in Bayern

Nach Art. 5 Abs. 2 Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG) müssen Auftraggeber im Sinn von § 98 GWB den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherstellen, soweit

• für sie eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist,
• sie im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig werden oder
• dies durch Rechtsverordnung der Staatsregierung vorgesehen ist.

Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind öffentliche Auftraggeber (§ 99 GWB), Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB) und Konzessionsgeber (§ 101 GWB). Die Verpflichtung betrifft damit insbesondere die Kommunen und die Behörden des Freistaats Bayern. Die Verpflichtung tritt am 18.4.2020 in Kraft (Art. 19 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 BayEGovG).

Was genau unter einer „elektronischen Rechnung“ im Sinne der o.g. Verpflichtung zu verstehen ist, wird in Art. 5 Abs. 2 Satz 2 BayEGovG definiert. Eine Rechnung ist hiernach elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Nähere sowie Vorschriften, die sich auf die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs, insbesondere auf die Verbindlichkeit der elektronischen Form beziehen, kann die Staatsregierung durch Rechtsverordnung festlegen (Art. 5 Abs. 2 Satz 3 BayEGovG).

Von dieser Ermächtigung hat die Staatsregierung mit der Verordnung zur Änderung der Bayerischen Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung vom 11.2.2020 Gebrauch gemacht, die am 28.2.2020 verkündet worden ist (GVBl. S. 36). Die Verordnung setzt die europarechtlichen Vorgaben, wie sie sich aus der Richtlinie 2014/55/EU i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 vom 16.10.2017 ergeben, verbindlich um.

Neben den unionsrechtlich vorgegebenen technischen Anforderungen an eine elektronische Rechnung, wird die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Wesentlichen wie folgt konkretisiert:

• Staatliche Behörden sind ab 18.4.2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Ober- und Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto) elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.

• Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18.4.2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18.4.2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto).

• Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des § 103 Abs. 3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich sowohl bei staatlichen Behörden als auch bei Gemeinden, Gemeindeverbänden, Landratsämtern und sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts ab 18.4.2023.

Für die rechnungsstellenden Unternehmen ergibt sich durch die Rechtsverordnung keine Änderung gegenüber der derzeitigen Rechtslage. Sowohl im Oberschwellen- als auch im Unterschwellenbereich besteht bis auf Weiteres keine Verpflichtung, Auftraggebern im Sinn von § 98 GWB elektronische Rechnungen zu stellen.

2. E-Rechnungsviewer des Freistaats Bayern

Die Pflichten der Auftraggeber (im Sinne von § 98 GWB) gem. Art 5 Abs. 2 BayEGovG beschränken sich im Wesentlichen auf den elektronischen Empfang elektronischer Rechnungen. Dies setzt zumindest beim E-Rechnungsstandard XRechnung eine technische Lösung voraus, die diese Rechnung in “lesbarer Form” darstellt. Das Staatsministerium für Digitales bietet den bayerischen Kommunen hierfür einen kostenlosen, webbasierten E-Rechnungsviewer an, mit dem elektronische Rechnungen validiert und visualisiert werden können. Der E-Rechnungsviewer ist erreichbar unter: https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/upload:

3. Leitweg-ID Tool

Auf Wunsch der Kommunalen Spitzenverbände stellt das Staatsministerium für Digitales den Kommunen neben dem E-Rechnungsviewer ein sog. „Leitweg-ID Tool“ zur Verfügung (erreichbar unter: https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/leitweg-id):

Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) ist eine Zahlenkombination, die sich eindeutig einer bestimmten Behörde zuordnen lässt und vom Auftraggeber (Rechnungsempfänger) zur Adressierung der elektronischen Rechnung verwendet werden kann. Sie ist damit vergleichbar mit der Anschrift des Rechnungsempfängers bei der klassischen Papierrechnung.

Die Erstellung der Leitweg-ID basiert auf der Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Der Aufbau der Leitweg-ID untergliedert sich wie folgt:

• Die Grobadressierung ist fest vorgegeben und beträgt zwischen zwei und zwölf Stellen (siehe Spezifikation). Im kommunalen Bereich entspricht die Grobadressierung dem Amtlichen Gemeindeschlüssel (AGS).

• Die Feinadressierung kann frei vergeben werden und beträgt bis zu 30 Stellen.

• Zudem muss die zweistellige Prüfziffer aus der Grob- und Feinadressierung berechnet werden. Hierzu kann das o.g. Tool zur Berechnung der Leitweg-ID Prüfziffer genutzt werden.

Aus der Grob- und Feinadressierung sowie der Prüfziffer ergibt sich die Leitweg-ID.

Um die Anwendung des E-Rechnungsviewers und des „Leitweg-ID Tools“ zu erleichtern, hat das Staatsministerium für Digitales unter https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/faq  Antworten auf häufig gestellte Fragen bereitgestellt.


Klaus Geiger, Referent für Finanzen, Organisation und digitale Verwaltung beim Bayerischen Landkreistag, München