Leitfaden des Innovationsrings des Bayerischen Landkreistags zur Umsetzung der E-Rechnung

1.   Rechtlicher Hintergrund

Nach Art. 5 Abs. 2 Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG) müssen Auftraggeber im Sinn von § 98 GWB den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherstellen, soweit

• für sie eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist,
• sie im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig werden oder
• dies durch Rechtsverordnung der Staatsregierung vorgesehen ist.

Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind öffentliche Auftraggeber (§ 99 GWB), Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB) und Konzessionsgeber (§ 101 GWB). Die Verpflichtung betrifft damit insbesondere die Kommunen und die Behörden des Freistaats Bayern. Die Verpflichtung tritt am 18.4.2020 in Kraft (Art. 19 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 BayEGovG).

Was genau unter einer „elektronischen Rechnung“ im Sinne der o.g. Verpflichtung zu verstehen ist, wird in Art. 5 Abs. 2 Satz 2 BayEGovG definiert. Eine Rechnung ist hiernach elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Für die Umsetzung der E-Rechnung gelten folgende Fristen:

• Staatliche Behörden sind ab 18.4.2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Ober- und Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto) elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.

• Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18.4.2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18.4.2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto).

• Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des § 103 Abs. 3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich sowohl bei staatlichen Behörden als auch bei Gemeinden, Gemeindeverbänden, Landratsämtern und sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts ab 18.4.2023.

Für die rechnungsstellenden Unternehmen ergibt sich durch die Rechtsverordnung keine Änderung gegenüber der derzeitigen Rechtslage. Sowohl im Oberschwellen- als auch im Unterschwellenbereich besteht bis auf Weiteres keine Verpflichtung, Auftraggebern im Sinn von § 98 GWB elektronische Rechnungen zu stellen.

2.   Leitfaden zur Umsetzung der E-Rechnung

Die Pflichten der Auftraggeber (im Sinne von § 98 GWB) gem. Art 5 Abs. 2 BayEGovG beschränken sich im Wesentlichen auf den elektronischen Empfang elektronischer Rechnungen. Eine rechtliche Verpflichtung, die elektronisch eingegangenen Rechnungen über ein elektronisches Anordnungswesen medienbruchfrei weiter zu verarbeiten, gibt es nicht. Diese Entscheidung trifft jede Kommune vor Ort selbst.

Aus Sicht des Innovationsrings des Bayerischen Landkreistags darf dabei aber nicht übersehen, dass die Digitalisierung gerade auch in den Unternehmen dynamisch voranschreitet und diese ihre Rechnungen daher zunehmend elektronisch stellen werden. Für die Landratsämter wird daher kurz- und mittelfristig mit einem deutlich erhöhten Aufkommen an elektronischen Rechnungen gerechnet, die ab 18.4.2022 (ab 1.000 € netto) verpflichtend entgegengenommen werden müssen. Bei Zehntausenden Rechnungen, die jedes Jahr in einem Landratsamt eingehen, könne ein Festhalten an einem papiergebundenen Anordnungswesen daher schnell unwirtschaftlich werden.

Mit dem Leitfaden zur Umsetzung der E-Rechnung bei den Landratsämtern sollen daher rechtliche und praxiserprobte Möglichkeiten aufgezeigt werden, wie elektronisch eingehende Rechnungen über ein Anordnungswesen auf Basis des kommunalen Haushaltsrechts durchgängig elektronisch verarbeitet und schließlich elektronisch aufbewahrt werden können. Der Leitfaden geht dazu zunächst auf die rechtlichen Rahmenbedingungen ein und gibt anschließend Empfehlungen und Hinweise zur Übermittlung, zum Empfang, zur Verarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen sowie zur Einführung und Wirtschaftlichkeit von E-Rechnungen und medienbruchfreien Anordnungsprozessen. Bestehende Prozesse können jedoch nicht von heute auf morgen umgestellt werden. Der Leitfaden zeigt daher auch auf, wie der Empfang von E-Rechnungen und deren Verarbeitung ohne elektronischen Workflow bewerkstelligt werden kann.

Der Leitfaden ist in enger Abstimmung mit dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband erarbeitet worden und richtet sich insbesondere an die Landratsämter. Die Hinweise und Empfehlungen orientieren sich am kommunalen Haushaltsrecht, so dass der Leitfaden z.B. auch für Gemeinden, Städte und Bezirke von Interesse sein kann.

Der Leitfaden kann über die Internetseite des Bayerischen Landkreistags unter https://www.bay-landkreistag.de/Landkreistag/BayerischerInnovationsring.aspx kostenlos abgerufen werden.

3.   Innovationsring des Bayerischen Landkreistags

Im Innovationsring des Bayerischen Landkreistags haben sich 26 Landkreise zusammengeschlossen, um die Landratsämter auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. Zu diesen Herausforderungen zählen insbesondere die demografische Entwicklung, die Digitalisierung der Verwaltung, die Kommunalfinanzen sowie die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an den Service und die Qualität von Verwaltungsleistungen. Der Innovationsring wird von Landrat Josef Niedermaier, Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen, geleitet.

Als praktische Hilfestellungen veröffentlicht der Innovationsring regelmäßig Leitfäden, die von den Projektgruppen „Personal und Führung“, „Betriebswirtschaft“, „Organisation/E-Government“ sowie „Service- und Kundenorientierung“ erarbeitet werden.

Der Leitfaden zur Umsetzung der E-Rechnung bei den Landratsämtern wurde von der Projektgruppe „Betriebswirtschaft“ unter der Leitung von Landrat Thomas Bold, Landkreis Bad Kissingen, in enger Abstimmung mit dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband erarbeitet.


Klaus Geiger, Referent für Finanzen, Organisation und digitale Verwaltung beim Bayerischen Landkreistag, München