Umsetzung der E-Rechnung in Bayern

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Die sog. E-Rechnungs-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten dazu, bis 18.4.2020 sicherzustellen, dass alle öffentlichen und sonstigen Auftraggeber im Sinne der einschlägigen Richtlinien zur öffentlichen Auftragsvergabe (2009/81/EG, 2014/23/EU, 2014/24/EU und 2014/25/EU) elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, die bestimmte, von der zuständigen europäischen Normungsorganisation CEN zu spezifizierende Voraussetzungen erfüllen.

Dabei orientiert sich die Verpflichtung ausschließlich an Vergaben, die nach Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen. Hierbei handelt es sich um Vergaben, die den jeweiligen Schwellenwert gem. § 106 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) erreichen oder überschreiten (sog. oberschwelliges Vergabeverfahren). Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt der Schwellenwert aktuell bei 214.000 € bzw. in den Sektoren Wasser, Energie und Verkehr bei 428.000 € und für öffentliche Bauaufträge bei 5.350.000 €.


Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie in Bayern

Die E-Rechnungs-Richtlinie wird in Bayern insbesondere durch Art. 5 Abs. 2 Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG) umgesetzt. Hiernach müssen Auftraggeber im Sinn von § 98 GWB den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherstellen, soweit

  • für sie eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist,
  •  sie im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig werden oder
  • dies durch Rechtsverordnung der Staatsregierung vorgesehen ist.


Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB
sind öffentliche Auftraggeber (§ 99 GWB), Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB) und Konzessionsgeber (§ 101 GWB). Die Verpflichtung betrifft damit insbesondere die Kommunen und die Behörden des Freistaats Bayern. Die Verpflichtung tritt am 18.4.2020 in Kraft (Art. 19 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 BayEGovG).

Was genau unter einer „elektronischen Rechnung“ im Sinne der o.g. Verpflichtung zu verstehen ist, wird in Art. 5 Abs. 2 Satz 2 BayEGovG definiert. Eine Rechnung ist hiernach elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Nähere sowie Vorschriften, die sich auf die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs, insbesondere auf die Verbindlichkeit der elektronischen Form beziehen, kann die Staatsregierung durch Rechtsverordnung festlegen (Art. 5 Abs. 2 Satz 3 BayEGovG).


VO zur Änderung der Bay. Barrierefrei Informationstechnik-VO

Von dieser Ermächtigung hat die Staatsregierung mit der Verordnung zur Änderung der Bayerischen Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung vom 11.2.2020 Gebrauch gemacht, die am 28.2.2020 verkündet worden ist (GVBl. S. 36). Die Verordnung setzt die europarechtlichen Vorgaben, wie sie sich aus der Richtlinie 2014/55/EU i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 vom 16.10.2017 ergeben, verbindlich um.

Neben den unionsrechtlich vorgegebenen technischen Anforderungen an eine elektronische Rechnung, wird die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Wesentlichen wie folgt konkretisiert:

  • Staatliche Behörden sind ab 18.4.2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Ober- und Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto) elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.

  • Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18.4.2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18.4.2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto).

  • Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des § 103 Abs. 3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich sowohl bei staatlichen Behörden als auch bei Gemeinden, Gemeindeverbänden, Landratsämtern und sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts ab 18.4.2023.


Für die rechnungsstellenden Unternehmen ergibt sich durch die Rechtsverordnung keine Änderung gegenüber der derzeitigen Rechtslage. Sowohl im Oberschwellen- als auch im Unterschwellenbereich besteht bis auf Weiteres keine Verpflichtung, Auftraggebern im Sinn von § 98 GWB elektronische Rechnungen zu stellen.


E-Rechnungsviewer

Die Pflichten der Auftraggeber (im Sinne von § 98 GWB) gem. Art 5 Abs. 2 BayEGovG beschränken sich im Wesentlichen auf den elektronischen Empfang elektronischer Rechnungen. Dies setzt zumindest beim E-Rechnungsstandard XRechnung eine technische Lösung voraus, die diese Rechnung in „lesbarer Form“ darstellt. Das Staatsministerium für Digitales bietet den bayerischen Kommunen hierfür einen kostenlosen, webbasierten E-Rechnungsviewer an. Der Viewer soll bis zum 18.4.2020 bereitstehen.

Im Einzelnen soll der Viewer folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Online-Anwendung soll webbasiert sein, d. h. das System selbst auf einem aus dem Internet erreichbaren Server laufen und die Bedienoberfläche vom Nutzer über gängige Web-Browser ohne Authentifizierung bzw. Zugriffsbeschränkung aufgerufen werden können. Die Kommunikation zwischen nutzerseitigem Web-Browser und Anwendungsserver soll über eine verschlüsselte (https) Verbindung erfolgen.

  • Die Anwendung soll E-Rechnungen, die im .xml-Format vorliegen und dem Standard XRechnung des IT-Planungsrats (E-Rechnungsdatensatz) entsprechen, verarbeiten können.

  • E-Rechnungsdatensätze sollen durch den Nutzer möglichst per Drag and Drop und zusätzlich per Upload-Menü im Web-Browser hochgeladen werden. Dabei ist eine Einzelverarbeitung ausreichend. D.h. es wird gleichzeitig immer nur ein E-Rechnungsdatensatz (eine xml-Datei) hochgeladen und verarbeitet.

  • Die Software prüft den E-Rechnungsdatensatz auf Vereinbarkeit mit dem Standard XRechnung des IT-Planungsrats und mit der europäischen Norm EN 16931 (Validierung).

  • Die Software bereitet den E-Rechnungsdatensatz grafisch auf (Visualisierung), d.h. sie strukturiert den Datensatz und stellt ihn im Web-Browser optisch wie eine Papierrechnung dar.

  • Der Nutzer kann über die Oberfläche der Online-Anwendung den visualisierten E-Rechnungsdatensatz (in der grafisch aufbereiteten Form) ausdrucken und zusätzlich auch im PDF-Format herunterladen.



Elektronisches Anordnungswesen

Die Einführung eines elektronischen Anordnungswesens ist nicht erforderlich, um den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ab 18.4.2020 sicherzustellen (Art. 5 Abs. 2 Satz 1 i.V.m. Art. 19 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 BayEGovG). Zumindest bei den Kommunen liegt damit die Entscheidung, elektronische Signaturen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen einzusetzen, weiterhin im jeweiligen Organisationsermessen. Die Einführung eines elektronischen Anordnungswesens ermöglicht gleichwohl gerade bei elektronischen eingehenden Rechnungen eine durchgängig medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung und kann sich daher aus Wirtschaftlichkeitsgründen anbieten.


Klaus Geiger, Referent für Finanzen, Organisation und digitale Verwaltung beim Bayerischen Landkreistag, München

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