Auskunft aus dem Melderegister über Verstorbene

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Newsletter 06/2017:Mit dem Tod ist alles zu Ende – dieser Satz gilt nicht, was Auskünfte aus dem Melderegister über Verstorbene angeht. Sie sind auch noch nach dem Tod durchaus denkbar. Dabei ist – wie zu Lebzeiten – zwischen einfachen und erweiterten Melderegisterauskünften zu unterscheiden. Erhebliche Besonderheiten bestehen, wenn das Todesjahr schon mehr als fünf Jahre zurückliegt. Die Regelungen, die dann gelten, sind außergewöhnlich komplex und zum Teil nur schwer zu verstehen. Wir stellen sie deshalb ausführlich dar. Die Weitergabe von Daten Verstorbener an öffentliche Stellen behandeln wir in diesem Newsletter nicht.

 

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1. Angaben zum Tod im Melderegister

 

Das Merkmal „Einwohner verstorben" ist als solches im Melderegister nicht vorgesehen. Die Tatsache, dass ein Einwohner verstorben ist, ergibt sich aber daraus, dass (logischerweise) nur in diesem Fall das Melderegister „Sterbedatum und Sterbeort sowie bei Versterben im Ausland auch den Staat“ enthält (siehe § 3 Abs. 1 Nr. 19 BMG).

Wie die entsprechenden Felder im Datensatz zu befüllen sind, geben die Blätter 1901-1905 des Datensatzes für das Meldewesen (DSMeld) ausführlich vor. Dort sind auch eher seltene Fälle behandelt. So finden sich etwa Informationen dazu, wie zu verfahren ist, wenn im Sterbeeintrag des zuständigen Standesamts kein Todesdatum, sondern ein Todeszeitraum eingetragen ist („verstorben zwischen …. und …“ - siehe dazu Blatt 1901 DSMeld: Als Datum des Sterbetages ist das zweite (spätere) Datum einzugeben, das den Todeszeitraum abschließt).

Vom Tod eines Einwohners erfährt die Meldebehörde in der Regel (nämlich bei Sterbefällen im Inland) durch eine Mitteilung des Standesamts, das den Sterbefall beurkundet hat (siehe § 60 Abs. 1 Nr. 5 Personenstandsverordnung). Dieses Standesamt ist im Datenfeld „Sterbedatum-Sterbeeintrag-Standesamt" (Blatt 1902 DSMeld) anzugeben.

 

 

2. Auswirkungen des Todes auf den Inhalt des Melderegisters

 

2.1 Ausgangspunkt

 

Direkt nachdem der Tod eines Einwohners im Melderegister registriert worden ist, reduziert sich der zulässige Umfang der Daten, die über ihn weiterhin im Melderegister gespeichert bleiben. Über einen noch lebenden Einwohner enthält das Melderegister also mehr Daten als über einen verstorbenen Einwohner. Das ist für die Praxis deshalb wichtig, weil – logischerweise – Daten, die im Melderegister nicht mehr enthalten sind, von vornherein nicht mehr Gegenstand einer Auskunft oder Datenübermittlung sein können.

Einzelheiten regeln die Sätze 1 und 2 von § 13 Abs. 1 BMG. Sie knüpfen dabei an die Regelungen über den Inhalt des Melderegisters an, also an § 3 BMG. § 3 BMG unterscheidet zwei Blöcke von Daten:

 

  • § 3 Abs. 1 BMG regelt die Speicherung der Daten, die für alle Aufgaben der Meldebehörden verwendet werden dürfen. Beispiel: Familienname (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 BMG)

  • § 3 Abs. 2 BMG listet dagegen die Daten auf, welche die Meldebehörde nur für bestimmte konkrete Zwecke verwenden darf. Beispiel: Die Tatsache, dass Passversagungsgründe vorliegen, darf nur für den Zweck „Ausstellung von Pässen und Ausweisen" verwendet werden, nicht dagegen für andere Zwecke (§ 3 Abs. 2 Nr. 4 BMG)

 

 

2.2 Löschung von Daten, die in § 3 Abs. 1 BMG genannt sind

 

Gemäß § 13 Abs. 1 Satz 1 BMG fallen mit dem Tod eines Einwohners folgende Daten im Melderegister weg, die in § 3 Abs. 1 BMG genannt sind:

  • rechtliche Zugehörigkeit zu einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft (§ 3 Abs. 1 Nr. 11 BMG)

  • Ausstellungsbehörde, Ausstellungsdatum, letzter Tag der Gültigkeitsdauer und Seriennummer des Personalausweises, vorläufigen Personalausweises oder Ersatz-Personalausweises, des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers sowie Sperrkennwort und Sperrsumme des Personalausweises (§ 3 Abs. 1 Nr. 17 BMG)

  • Seriennummer des Ankunftsnachweises nach § 3 Abs. 1 Nr. 17a BMG i.V.m. § 63a Abs. 1 Nr. 10 des Asylgesetzes mit Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer

Alle anderen in § 3 Abs. 1 BMG aufgeführten Daten des Einwohners bleiben dagegen auch noch nach seinem Tod gespeichert.

Soweit es um Daten über Pässe, Ausweise und Ankunftsnachweise geht, beschränkt sich die Löschung der Daten gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 17 BMG auf das Melderegister. Ob die Daten in anderen Registern (etwa dem Passregister) noch zu speichern sind, bestimmt sich nach den für diese Register geltenden Regelungen (siehe etwa für das Passregister § 21 Abs. 4 PassG).


 

2.3 Löschung aller Daten gemäß § 3 Abs. 2 BMG

 

Alle in § 3 Abs. 2 BMG aufgeführten Daten sind beim Tod eines Einwohners zu löschen. Das ergibt sich aus § 13 Abs. 1 Satz 2 BMG i.V.m. § 14 Abs. 1 Satz 2 BMG. Von diesem Grundsatz nennt die Vorschrift nur zwei Ausnahmen:

  • Daten gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 BMG (= Daten für die Vorbereitung und Durchführung von Wahlen und Abstimmungen auf staatlicher und kommunaler Ebene)

  • Daten gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 2 BMG (= Daten für das Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale).

 

 

2.4 Automatische Umsetzung durch die EDV-Systeme

 

Die beschriebenen Reduzierungen des Datenbestandes beim Tod können durch die Datenverarbeitungssysteme, die in den Meldeämtern verwendet werden, automatisch erfolgen. Dann ist es nicht notwendig, eine manuelle Löschung der Daten vorzunehmen, die nicht mehr gespeichert bleiben dürfen.

Hinsichtlich der Funktionsweise Ihres konkreten Datenverarbeitungssystems verweisen wir auf die Informations- bzw. Schulungsmöglichkeiten Ihrer Verfahrenshersteller. In manchen Gemeinden sind die entsprechenden Funktionen im Datenverarbeitungssystem nicht aktiviert. Eine Aktivierung kann technisch anspruchsvoll sein. Bevor sie erfolgt, empfehlen wir daher in jedem Fall eine Kontaktaufnahme mit dem Verfahrenshersteller / Systemlieferanten.

 

 

3. Sperrung der Daten des Verstorbenen fünf Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres des Todes

 

Wenn seit dem Ende des Kalenderjahres, in dem ein Einwohner verstorben ist, fünf Jahre vergangen sind, dürfen die Daten, die noch über ihn vorhanden sind, grundsätzlich nicht mehr verarbeitet oder genutzt werden (siehe § 13 Abs. 2 Satz 2 BMG). Sie bleiben aber noch gespeichert und zwar für weitere 50 Jahre (siehe § 13 Abs. 2 Satz 1 BMG). Ein Beispiel zeigt, wie dies zu verstehen ist:

  • Tod des Einwohners am 1. Januar 2017: Da die Meldebehörde hiervon nicht sofort etwas erfährt, ergeben sich zunächst noch keine praktischen Auswirkungen auf das Melderegister.

  • Eingang der Sterbefallmitteilung des zuständigen Standesamts am 2. Januar 2017; Eingabe dieser Mitteilung in das Melderegister noch am selben Tag: Diese Eingabe bewirkt, dass der zulässige Umfang des Datensatzes reduziert wird. Es hat eine Löschung der Daten zu erfolgen, die nach dem Tod nicht mehr gespeichert bleiben dürfen.

  • Ende des Todesjahres am 31. Dezember 2017: Ab 1. Januar 2018 läuft die Fünfjahresfrist, innerhalb derer die dann noch vorhandenen Daten so wie bisher verarbeitet und genutzt werden.

  • Die Fünfjahresfrist endet mit Ablauf des 31. Dezember 2022. Damit dürfen ab 1. Januar 2023 die noch vorhandenen Daten grundsätzlich nicht mehr verarbeitet oder genutzt werden. Sie sind gesperrt, ohne dass die gesetzliche Regelung allerdings diesen Begriff verwendet.

  • Ab 1. Januar 2023 bleiben die noch vorhandenen Daten für weitere 50 Jahre gespeichert, also bis zum Ablauf des 31. Dezember 2073. Dies muss aber nicht unbedingt im „eigentlichen Melderegister" erfolgen. Vielmehr kann die Meldebehörde hierfür einen eigenen internen Datenbestand bilden, um das eigentliche Melderegister zu entlasten. Ein solcher Datenbestand wird oft als „Archivbestand" bezeichnet. Dagegen ist nichts zu sagen, solange er nicht mit einem historischen Archiv verwechselt wird, auf das gleich noch einzugehen ist.

  • Nach Ablauf dieser Frist sind die Daten dem „zuständigen historischen Archiv “ anzubieten (siehe § 16 Abs. 1 BMG: „den durch Landesrecht bestimmten Archiven“). Zuständig ist in der Regel das historische Archiv der Gemeinde, nicht ein Staatsarchiv. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das zuständige historische Archiv die Daten auch schon früher übernehmen (§ 16 Abs. 2 BMG).

 

Diese Regelung wirkt kompliziert. Sie kann aber von den EDV-Systemen automatisch vollzogen werden. Deshalb bereitet sie in der Praxis kaum Probleme. Hintergrund der Regelung sind folgende Überlegungen:

  • In den ersten fünf Jahren nach dem Tod eines Einwohners kommt es erfahrungsgemäß noch recht häufig zu Anfragen, die ihn betreffen.

  • Nach Ablauf dieser fünf Jahre ist dies kaum noch der Fall.

  • Deshalb bleibt ein Zugriff auf die Daten in den ersten fünf Jahren nach dem Tod eines Einwohners noch nach denselben Regelungen zulässig, die auch zu seinen Lebzeiten gegolten haben.

  • Danach gelten dann andere Regelungen, auf die im Einzelnen noch einzugehen ist.

  • Um unnötigen Aufwand zu vermeiden, erfolgt die Berechnung der Fünfjahresfrist nicht individuell in jedem einzelnen Fall, sondern gewissermaßen pauschaliert. Deshalb beginnt sie für alle Einwohner erst mit dem Ablauf des jeweiligen Todesjahres. Anders formuliert: Sofern ein Einwohner beispielsweise am 1. Januar stirbt, ist in seinem Fall die Frist effektiv nahezu sechs Jahre lang. Stirbt ein Einwohner dagegen am 31. Dezember, handelt es sich auch effektiv um eine Fünfjahresfrist.

 

 

4. Auskünfte über den Verstorbenen im Zeitraum bis zu fünf Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres des Todes

 

4.1 Ausgangspunkt

 

In diesem Zeitraum gelten für Melderegisterauskünfte über verstorbene Einwohner dieselben Vorschriften wie für lebende Einwohner. Dies bedeutet:

  • Die Erteilung einfacher Melderegisterauskünfte richtet sich nach § 44 BMG.

  • Für die Erteilung erweiterter Melderegisterauskünfte ist § 45 BMG maßgeblich.

Im Einzelnen ergeben sich freilich Besonderheiten gegenüber noch lebenden Personen. Darauf ist im Folgenden besonders einzugehen.

 

 

4.2 Einfache Melderegisterauskunft (§ 44 BMG)

 

Sie ist unter denselben Voraussetzungen zu erteilen wir eine einfache Melderegisterauskunft über einen lebenden Einwohner. Dabei gelten folgende Besonderheiten:

  • „Sofern die Person verstorben ist", darf im Rahmen einer einfachen Melderegisterauskunft „diese Tatsache" geteilt werden. So formuliert es § 44 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 BMG. Das bedeutet: Dass der Einwohner, nach dem gefragt wurde, verstorben ist, darf dem Antragsteller mitgeteilt werden. Dies darf geschehen, ohne dass ausdrücklich gefragt wurde, ob der Einwohner noch lebt.

  • Zulässig ist auch die Auskunft darüber, welches die letzten, zum Zeitpunkt des Todes im Melderegister enthaltenen Anschriften des Verstorbenen waren. Dies widerspricht zwar auf den ersten Blick dem Wortlaut des Gesetzes. § 44 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 BMG erlaubt nämlich lediglich eine Auskunft über „derzeitige" Anschriften und ein Verstorbener besitzt keine solchen Anschriften mehr. Andererseits sind keine Interessen des Verstorbenen ersichtlich, die dadurch beeinträchtigt würden.

  • Weitergehende Angaben, gleich welcher Art, sind im Rahmen einer einfachen Melderegisterauskunft nicht zulässig. Dies gilt vor allem für die Frage, wann jemand verstorben ist. Ob weitergehende Auskünfte dieser und anderer Art auf der Basis einer erweiterten Melderegisterauskunft zulässig sind, ist noch gesondert zu erörtern.

 

 

4.3 Erweiterte Melderegisterauskunft (§ 45 BMG)

 

Auch sie ist unter denselben Voraussetzungen zu erteilen wie eine erweiterte Melderegisterauskunft über einen lebenden Einwohner. Dies bedeutet insbesondere, dass eine erweiterte Melderegisterauskunft nur zulässig ist, soweit der Antragsteller ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht hat (siehe § 45 Abs. 1 Einleitungssatz BMG). Es ist also falsch, dass dieses Zulässigkeitskriterium nach dem Tod eines Einwohners nicht mehr beachtet werden müsste. Im Übrigen gelten für die erweiterte Melderegisterauskunft über einen Verstorbenen folgende Besonderheiten:

  • Sterbedatum und Sterbeort sowie bei einem Versterben im Ausland auch der Sterbestaat können Gegenstand einer erweiterten Melderegisterauskunft sein (siehe § 45 Abs. 1 Nr. 9 BMG).

  • Eine Auskunft über den Familienstand ist denkbar. Sie muss sich jedoch - wie sonst auch - auf die Angabe beschränken, ob der verstorbene Einwohner verheiratet ist oder nicht (bzw. eine Lebenspartnerschaft führt oder nicht). Maßgeblich ist dabei die Situation unmittelbar vor dem Tod. War der verstorbene Einwohner zu diesem Zeitpunkt verheiratet, lautet die Auskunft deshalb „verheiratet“.

Dagegen wird das Argument vorgebracht, dass eine Ehe mit dem Tod eines Partners endet (so § 1353 Abs. 1 Satz 1 BGB). Hierauf ist zu erwidern, dass beim Tod der letzte zuvor im Melderegister vermerkte Familienstand gewissermaßen „eingefroren“ wird (siehe § 3 Abs. 1 Nr. 14 BMG). Niemand käme auf die Idee, den Familienstand eines Einwohners aus Anlass seines eigenen Todes auf „verwitwet“ zu ändern (siehe zu den Schlüsseln für den Familienstand Blatt 1401 DSMeld).

  • Über Familiennamen und Vornamen sowie Anschrift des Ehegatten (§ 45 Abs. 1 Nr. 8 BMG) ist ebenfalls eine Auskunft denkbar. Zwar endet die Ehe mit dem Tod eines Partners. Das ändert aber nichts daran, dass der Partner des Verstorbenen nach wie vor als dessen (bisheriger) Ehegatte anzusehen ist. Ferner ist zu bedenken: Auch noch nach dem Tod eines Einwohners kommt es in Betracht, dass sein Ehegatte für „Geschäfte zur Deckung des angemessenen Lebensbedarfs" haftet, die der verstorbene Einwohner noch zu Lebzeiten abgeschlossen hat (siehe dazu § 1357 BGB). Würde man eine erweiterte Melderegisterauskunft über den Ehegatten ausschließen, könnte ein Gläubiger dessen Anschrift in solchen Fällen nicht mehr feststellen.

 

Eine Benachrichtigung des verstorbenen Einwohners über die Erteilung einer erweiterten Melderegisterauskunft (zur Benachrichtigungspflicht siehe § 45 Abs. 2 BMG), ist logischerweise nicht möglich. Eine ersatzweise Benachrichtigung des Ehegatten oder von Angehörigen / Erben sieht das Gesetz nicht vor. Lediglich soweit es um Auskünfte über den Familienstand und / oder den Ehegatten geht, lässt sich der Ehegatte als „betroffene Person" im Sinne der Benachrichtigungspflicht ansehen und ist deshalb (nur) in diesen Fällen anstelle des verstorbenen Einwohners zu benachrichtigen.

 

 

5. Auskünfte über den Verstorbenen ab fünf Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres des Todes

 

5.1 Grundregel

 

Sobald nach dem Todesjahr des Verstorbenen fünf Jahre vergangen sind, werden die Vorschriften über einfache Melderegisterauskünfte (§ 44 BMG) und erweiterte Melderegisterauskünfte (§ 45 BMG) durch die deutlich engeren Regelungen des § 13 Abs. 2 Sätze 2 und 3 BMG ergänzt bzw. ausgehebelt. Dies wird in der Praxis nahezu regelmäßig übersehen. Die Regelungen des § 13 Abs. 2 BMG sind ausgesprochen schwer lesbar. Dies gilt vor allem deshalb, weil dort die beiden Fälle „Tod des Einwohners" und "Wegzug des Einwohners" miteinander vermischt sind. Für den Fall, dass ein Einwohner verstorben ist, sind aus den Regelungen folgende Grundsätze zu erschließen:

  • Eine einfache Melderegisterauskunft ist normalerweise nur noch über folgende Daten möglich:
    - Familienname
    - Vornamen
    - derzeitige Anschriften (also letzte Anschriften vor dem Tod)
    - Tatsache des Todes (nicht ausdrücklich im Gesetz erwähnt, aber logisch vorausgesetzt, weil sonst die Anwendung des § 13 Abs. 2 BMG keinen Sinn ergibt)

 

  • Eine erweiterte Melderegisterauskunft ist normalerweise nur noch über folgende Daten möglich:
    - frühere Namen
    - Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch der Staat,
    - frühere Anschriften
    - Auszugsdatum (nicht: Einzugsdatum)
    - Sterbedatum und Sterbeort sowie bei Versterben im Ausland auch der Sterbestaat


Leider trennt § 13 Abs. 2 Satz 2 BMG die Daten nicht in dieser Form nach einfache und erweiterte Melderegisterauskunft. Die Trennung ergibt sich jedoch aus einem Vergleich zwischen § 13 Abs. 2 Satz 2 BMG einerseits und § 44 bzw. § 45 BMG andererseits.

Es verändert sich nur der zulässige Datenumfang der einfachen bzw. erweiterten Melderegisterauskunft. Die sonstigen Voraussetzungen für eine einfache bzw. erweiterte Melderegisterauskunft müssen unverändert auch hier erfüllt werden. Dies gilt insbesondere für die Glaubhaftmachung des berechtigten Interesses bei einer erweiterten Melderegisterauskunft. An diesen Voraussetzungen ändert § 13 Abs. 2 Satz 2 BMG nichts.

 

 

5.2 Ausnahmen

 

Eine einfache bzw. erweiterte Melderegisterauskunft, die sich auf Daten bezieht, die bisher noch nicht genannt wurden, ist nur unter ganz besonderen Umständen zulässig. Diese Umstände sind in § 13 Abs. 2 Satz 4 BMG genannt.

Derartige Fälle sind in der Praxis extrem selten. Denkbar wäre aber zum Beispiel, dass ein Gläubiger auch noch Jahre nach dem Tod eines Einwohners wissen möchte, mit wem der Einwohner verheiratet war, um gegen den Ehepartner eine Haftung geltend zu machen Diese Daten könnten zwar prinzipiell Gegenstand einer erweiterten Melderegisterauskunft sein (siehe § 45 Abs. 1 Nr. 8 BMG), gehören aber nicht zu den Daten, über die auch noch fünf Jahre nach dem Todesjahr eines Einwohners Auskunft erteilt werden dürfte. Sie sind nämlich in § 13 Abs. 2 Satz 2 BMG nicht als möglicher Gegenstand einer solchen Auskunft erwähnt.

Eine Auskunft ist daher nur zulässig, wenn der Gläubiger beispielsweise geltend machen kann, dass er die Daten „zur Behebung einer bestehenden Beweisnot" benötigt (siehe § 13 Abs. 2 Satz 4 BMG). Damit stellt sich die Frage, was unter dem Begriff „Beweisnot" zu verstehen ist.

Diese Frage war Gegenstand eines Urteils des Oberverwaltungsgerichts Münster vom 30.6.1987 (Aktenzeichen 18 A 1152/85). Dieses Urteil betraf allerdings nicht einen verstorbenen Einwohner, sondern einen Einwohner, der schon vor 15 Jahren weggezogen war. Wie oben ausgeführt, gelten für Fälle des Wegzugs dieselben Regelungen wie für verstorbene Einwohner. Dies ergibt sich jetzt aus § 13 Abs. 2 BMG.

Ein Gläubiger machte in diesem Fall geltend, dass er die frühere Anschrift des Einwohners benötige, um sie mit einer Anschrift abgleichen zu können, die ihm vorlag. Nach den damals geltenden Regelungen (das BMG gab es 1987 natürlich noch nicht) gehörte die frühere Anschrift zu den Daten, über die nur unter ganz besonderen Umständen Auskunft erteilt werden darf. Dies ist inzwischen übrigens anders. Eine frühere Anschrift gehört laut Bundesmeldegesetz zu den Daten, über die eine erweiterte Melderegisterauskunft nach der „Grundregel" denkbar ist (siehe dazu oben).

Der Gläubiger berief sich damals darauf, dass er die frühere Anschrift benötige, um eine „Beweisnot" zu beheben. Deshalb hatte das Gericht Anlass, sich über die Definition dieses Begriffs Gedanken zu machen. Ergebnis: Wenn ein Gläubiger die Daten benötigt, um eine Zwangsvollstreckung durchführen zu können und er sie sich anderweitig nicht besorgen kann, liegt ein Fall der Beweisnot vor.

Die Grundgedanken dieses Urteils gelten weiterhin, mögen sich inzwischen auch die gesetzlichen Vorschriften im Einzelnen geändert haben.

 

 
Dr. Eugen Ehmann und Matthias Brunner

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