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Inhalt
1. Anzeige durch die Ausweisinhaber
1.1 Grundsätzliches
1.2 Persönliche Vorsprache und andere Möglichkeiten
1.3 Verlustanzeige bei anderen Behörden
2. Aufgaben der Pass- / Personalausweisbehörden im Rahmen einer Verlustanzeige
2.1 Aufnahme der Verlustanzeige und Erfassung im Pass-/Ausweisregister
2.2 Erteilung einer Bescheinigung
2.3 Weiterleitung an die Polizei
2.4 Information anderer Pass- oder Personalausweisbehörden bei Bedarf
2.5 Besonderheit beim Personalausweis: Sperrung der Online-Ausweisfunktion
2.6 Art der Übermittlung
3. Hinweise an die Betroffenen
Unverändert besteht die Verpflichtung der Dokumenteninhaber, den Verlust von Ausweisdokumenten (Pässe im Sinne von § 1 Abs. 2 Passgesetz – PassG, sowie Ausweise im Sinne von § 2 Abs. 1 Personalausweisgesetz – PAuswG) unverzüglich der Pass- / Personalausweisbehörde anzuzeigen. So regelt es für Pässe § 15 Nr. 3 PassG und § 27 Abs. 1 Nr. 3 PAuswG für Ausweise.
Warum diese Anzeige so wichtig ist, ist den betroffenen Dokumenteninhabern oft gar nicht bewusst: Es handelt sich eben nicht nur um eine formelle Pflicht, die der Staat eingeführt hat, um zu „nerven“. Die Regelungen dienen vielmehr in erster Linie dem Schutz seiner Staatsangehörigen!
Denn abhanden gekommene deutsche Ausweisdokumente eröffnen Kriminellen durchaus Möglichkeiten. Laut dem aktuellen Reisepass-Ranking liegt der deutscher Reisepass auf Rang 3 der wertvollsten Reisepässe der Welt. Sie können sich sicherlich selbst ausmalen, wie weit jemand mit einem deutschen Reisepass kommen könnte, wenn er oder sie dem Bild des eigentlichen Passinhabers ähnlichsieht. Doch auch deutsche Ausweise bieten entsprechendes Missbrauchspotential. Für Beispiele verweisen wir auf unseren Doppelnewsletter vom März/April 2020, der den strafbaren Missbrauch von Ausweispapieren im In- und Ausland mit Hilfe von Kopien dieser Papiere behandelt.
Nachdem abhanden gekommene Ausweisdokumente missbräuchlich verwendet werden können (und auch immer wieder missbräuchlich verwendet werden), hat der Staat ein hohes Interesse daran, diese Ausweisdokumente aus dem Verkehr zu ziehen.
Das Unterlassen einer Verlustanzeige stellt zwar eine Ordnungswidrigkeit dar, § 25 Abs. 2 Abs. 2 Nr. 4 i.V.m. § 15 Nr. 3 PassG sowie § 32 Abs. 1 Nr. 7 i.V.m. § 27 Abs. 1 Nr. 3 PAuswG. Anstatt mit einem Bußgeld wegen einer unterlassenen Verlustanzeige zu drohen (siehe dazu beispielsweise die Informationsseite „Ausweis weg? Wir helfen Ihnen.“ auf www.personalausweisportal.de), wäre es aus den vorgenannten Gründen wohl sinnvoller, wenn Betroffene vorrangig auf die Gefahren durch missbräuchliche Nutzung ihres abhanden gekommenen Ausweisdokuments hingewiesen würden.
Es dürfte der Idealfall sein, wenn die Betroffenen zur Anzeige des Verlustes eines Ausweisdokuments persönlich in der Pass- bzw. Personalausweisbehörde vorsprechen. Dies trifft vor allem dann zu, wenn die Betroffenen ein neues (ggf. vorläufiges) Dokument benötigen, weil ihr einziges Ausweisdokument abhandengekommen ist.
Dies gelingt natürlich nur, sofern die Anzeige und die Neubeantragung kurzfristig bei der Behörde möglich sind. Gerade dann, wenn das (z.B. aufgrund entsprechender Wartezeiten auf einen persönlichen Termin in der Behörde) nicht möglich ist, sollten den Betroffenen auch andere Wege eröffnet werden. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass Anzeigeformulare auf den Internetseiten zum Download angeboten werden, die die Betroffenen ausgefüllt und unterschrieben an die Pass- oder Personalausweisbehörde senden können. Aber auch elektronische Möglichkeiten für die Anzeigeerstattung sind denkbar – wichtig dabei für Sie und Ihre Behörde ist allerdings, dass Sie die Dokumenteninhaber eindeutig identifizieren können, vgl. hierzu auch Nummer 15.0.2 der Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Passgesetzes (PassVwV), die gemäß Absatz 3 des Vorspanns der Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Personalausweisgesetzes und der Personalausweisverordnung (PAuswVwV) auch für Ausweise anwendbar ist.
Denn wird ein Ausweisdokument (z.B. aufgrund eines schlechten Scherzes einer anderen Person) zu Unrecht für ungültig erklärt, hat das für die betroffenen Dokumenteninhaber möglicherweise enorme Auswirkungen. Im „günstigsten“ Fall müssen sie lediglich ein neues Ausweisdokument beantragen – es kann aber auch zu Schwierigkeiten bei der Einreise in andere Länder oder auch bei der Rückreise nach Deutschland führen (wir gehen im weiteren Verlauf noch darauf ein). Sofern die Pass- bzw. Personalausweisbehörde die Person, die die Anzeige übermittelt hat, nicht eindeutig identifiziert haben sollte, wären Schadensersatzforderungen nicht auszuschließen.
Der Verlust von Ausweisdokumenten kann auch bei der Polizei angezeigt werden. Gerade wenn ein Ausweisdokument z.B. zusammen mit weiteren Unterlagen (Führerschein, Geld- / Kreditkarten) gestohlen wurde, sollte die Verlustanzeige im Rahmen einer Strafanzeige bei der Polizei erfolgen (siehe hierzu beispielsweise den Hinweis in der Beschreibung der Leistung „Personalausweis; Anzeige des Verlustes und des Wiederauffindens“ im Bayernportal.).
Erfolgt der Verlust von Ausweisdokumenten im Ausland, sind in der Regel die deutschen Auslandsvertretungen die Anlaufstelle für die Betroffenen, siehe beispielsweise Hinweise zum konsularischen Service auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes unter der Rubrik „Sicher Reisen“, „Endlich Urlaub – aber sicher“ unter den „TOP 10: Fragen in der Reisezeit“. Entsprechende detailliertere Hinweise sind auch bei den Auslandsvertretungen im jeweiligen Reiseland zu finden. Dort finden Betroffene weitere Hinweise – wie etwa den Hinweis, dass sie bei Verlust oder Diebstahl des Ausweisdokuments eine polizeiliche Verlustmeldung vorlegen müssen (siehe z.B. auf den Internetseiten der Deutschen Vertretungen in den Vereinigten Staaten).
Die Frage, ob ein Ausweisdokument auch bei einer örtlich nicht zuständigen Pass- oder Personalausweisbehörde beantragt werden darf, ist in den einschlägigen Zuständigkeitsregelungen ausdrücklich geregelt, vgl. § 19 Abs. 4 PassG, § 8 Abs. 4 PAuswG (Weitere Ausführungen hierzu finden Sie in unserem Doppelnewsletter Juli/August 2022).
Eine vergleichsweise eindeutige Regelung, ob auch eine Verlustanzeige bei einer örtlich nicht zuständigen Pass- oder Personalausweisbehörde aufgenommen werden darf, finden Sie dort allerdings nicht. Berücksichtigt man die Ausführungen unter Punkt 1.1 dieses Newsletters (Interesse des Staates an der Verhinderung einer missbräuchlichen Nutzung von abhanden gekommenen Ausweisdokumenten), sollte beispielsweise auch die Verlustanzeige eines Urlaubers bei einer Pass- oder Personalausweisbehörde am Urlaubsort entgegengenommen werden. Dass dies der Gesetzgeber durchaus auch so sieht, ergibt sich aus § 22 Abs. 5 Satz 1 PassG bzw. § 11 Abs. 5 Satz 1 PAuswG, wonach Pass- / Personalausweisbehörden, die Kenntnis von dem Abhandenkommen eines Ausweisdokuments erlangen, die zuständige und die ausstellende Pass- oder Personalausweisbehörde unverzüglich in Kenntnis darüber zu setzen haben (weitere Ausführungen hierzu siehe auch Nummer 2.4 dieses Newsletters).
Wie bereits unter Punkt 1.2 des Newsletters angesprochen, hat die Pass- bzw. Personalausweisbehörde die Dokumenteninhaber zunächst zu identifizieren. Hierzu finden Sie verschiedene Möglichkeiten in Nummer 6.3.1 der PassVwV. Die häufigsten Möglichkeiten sind hierbei sicherlich der Abgleich mit noch vorhandenen Ausweisdokumenten oder der Rückgriff auf das Pass- oder Personalausweisregister, sofern in der entsprechenden Pass- oder Personalausweisbehörde ein entsprechendes Dokument ausgestellt wurde.
Sofern die Identifizierung erfolgt ist, hat die Pass- / Personalausweisbehörde den Verlust sowie die Umstände des Verlustes schriftlich zu dokumentieren, vgl. Nummer 15.0.2 PassVwV. Die gängigen EDV-Verfahren sehen hierfür in der Regel entsprechende Vorgänge vor. Durch diese wird der Verlust des entsprechenden Ausweisdokuments als verfahrensbedingten Bearbeitungsvermerk (§ 21 Abs. 2 Satz 1 PassG, § 23 Abs. 3 Satz 1 PAuswG i.V.m. Nummer 21.2.1 PassVwV) im jeweiligen Register gespeichert. Darüber hinaus sehen die Vorgänge den Ausdruck einer schriftlichen Verlustanzeige vor, die die betroffene Person unterschreiben kann.
Gelegentlich wird die Frage aufgeworfen, ob bei Aufnahme der Verlustanzeige durch die Pass- bzw. Personalausweisbehörde Gebühren erhoben werden dürfen. Doch weder Kapitel 4 der Passverordnung (PassV) noch die Personalausweisgebührenverordnung (PAuswGebV) enthalten eine entsprechende Regelung. Und das ist auch gut so! Denn sonst bestünde die Gefahr, dass Inhaber von Ausweisdokumenten die erforderliche Verlustanzeige aufgrund eventueller Gebühren unterlassen würden. Und das kann aus den unter Punkt 1.1 dieses Newsletters dargelegten Gründen nicht im Interesse des Staates liegen!
Die PassVwV führt unter Nummer 15.0.2 aus, dass „auf Verlangen“ eine Verlustbescheinigung auszustellen ist. Sofern die betroffenen Personen noch weitere Ausweisdokumente haben, kann es durchaus sein, dass sie keine Verlustbescheinigung benötigen. In der Regel wird es aber Sinn machen, ihnen immer eine entsprechende Verlustbescheinigung auszustellen.
Diese Bescheinigung muss neben den Angaben zur betroffenen Person natürlich vor allem die relevanten Informationen enthalten, wie die Tatsache des Verlusts, die Daten des verlorenen Dokuments (Seriennummer, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdatum, ausstellende Behörde), den Zeitpunkt des Verlustes, den Tag der Verlustanzeige und die Behörde die die Verlustanzeige entgegengenommen hat.
Darüber hinaus soll entsprechend der weiteren Ausführungen unter Nummer 15.0.2 PassVwV die Verlustbescheinigung noch bestimmte Hinweise für die Dokumenteninhaber (auf die wir im weiteren Verlauf unter Nummer 3 des Newsletters noch ausführlich eingehen) enthalten. Durch den Abdruck der Hinweise in der Verlustbescheinigung soll dokumentiert werden, dass der Bürger tatsächlich informiert wurde – oder dass er zumindest die Möglichkeit gehabt hätte, sich zu informieren.
Wie bereits erwähnt, sehen die gängigen EDV-Verfahren entsprechende Vorgänge zur Erfassung von Verlustanzeigen vor. Die entsprechenden Vorgänge bieten darüber hinaus regelmäßig auch eine entsprechende Verlustbescheinigung an, die die in Nummer 15.0.2 PassVwV vorgesehenen Hinweise in irgendeiner Form enthalten.
Die Pass- oder Personalausweisbehörde hat nach der Verlustanzeige unverzüglich die örtlich zuständige Polizeidienststelle über jeden Verlust eines Ausweisdokuments zu unterrichten. So regeln es § 22 Abs. 5 PassG sowie § 11 Abs. 5 PAuswG.
Hintergrund ist, dass die Polizei alle als verloren gemeldeten Ausweisdokumente – unabhängig von den näheren Umständen des Verlusts – in die polizeiliche Sachfahndung aufzunehmen hat, vgl. hierzu auch Nummer 15.0.2.1 PassVwV.
Die eben erwähnte Aufnahme in die polizeiliche Sachfahndung hat nicht nur zur Folge, dass das entsprechende Dokument in Deutschland zur Fahndung ausgeschrieben wird. Vielmehr wird das entsprechende Dokument auch international zur Fahndung ausgeschrieben (z.B. auf europäischer Ebene im Schengener Informationssystem – SIS, vgl. dazu Nr. 15.0.2.1 PassVwV oder auch in der „Interpol Stolen or Lost Travel Document Database“ – SLTD – sogar weltweit).
Hinsichtlich der Frage nach der Form dieser Verlustmeldung an die Polizei dürfen wir das Behördenportal des Personalausweisportals zitieren. Dort finden Sie unter dem Artikel „Arbeitshilfen“ die „Antworten auf häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Personalausweisbehörden“. Im Bereich der Themenliste „Sperren und Entsperren“ erhalten Sie dort auf die Frage „In welcher Form erfolgt die Verlustmeldung an die Polizei? Gibt es einen Vordruck?“ die – leider wenig hilfreiche – Antwort „Die Verlustmeldung eines Personalausweises an die Polizei erfolgt in dem bisher üblichen Verfahren.“
Doch auch hier dürfen wir Sie wieder getrost auf den entsprechenden Vorgang Ihres EDV-Verfahrens verweisen. Denn dieser Vorgang enthält regelmäßig auch ein entsprechendes Mitteilungsformular. Dieses dürfte inhaltlich vermutlich auch dem im „bisher üblichen Verfahren“ verwendetem Formular entsprechen.
Nummer 15.0.2.1 PassVwV legt zwar fest, dass die Passbehörden im Ausland unverzüglich unmittelbar das Bundeskriminalamt unterrichten. Allerdings sollten Sie eine Verlustmeldung, die Ihnen von einer deutschen Auslandsvertretung zugeht, vorsorglich trotzdem der Polizei weiterleiten, damit die Aufnahme in die polizeiliche Sachfahndung zweifelsfrei sichergestellt ist.
Sofern die Pass- oder Personalausweisbehörde, die die Verlustanzeige entgegengenommen hat, das entsprechende Ausweisdokument nicht ausgestellt haben sollte, muss über den Verlust auch die Ausstellungsbehörde informiert werden. Sollte die entgegennehmende Pass- oder Personalausweisbehörde auch nicht die zuständige Pass- oder Personalausweisbehörde sein (siehe hierzu Nummer 1.3.3 dieses Newsletters), ist neben der ausstellenden Behörde zusätzlich auch noch die zuständige Pass- oder Personalausweisbehörde zu informieren.
Auch hier finden sich die entsprechenden rechtlichen Vorgaben (wie bereits bei Punkt 2.3 des Newsletters) in § 22 Abs. 5 PassG sowie § 11 Abs. 5 PAuswG.
Bekanntermaßen verfügt der Personalausweis über einen elektronischen Identitätsnachweis (nachfolgend kurz eID-Funktion genannt). Unabhängig davon, ob diese ein- oder ausgeschaltet ist, hat der Ausweisinhaber die Pflicht, die eID-Funktion sperren zu lassen. Diese Pflicht ist in § 10 Abs. 6 PassG zwar nicht ausdrücklich als solche zu erkennen (dort heißt es lediglich „kann“). § 25 Abs. 1 PAuswV lässt am Bestehen einer Pflicht jedoch keinen Zweifel („hat…sperren zu lassen“).
Außer über den Sperrnotruf können Ausweisinhaber die Sperrung auch über die Personalausweisbehörde veranlassen, § 25 Abs. 1 Satz 1 Personalausweisverordnung (PAuswV). Die Personalausweisbehörde hat in diesem Fall gemäß § 10 Abs. 5 Nr. 1 PAuswG die Verpflichtung, unverzüglich die Sperrung der eID-Funktion zu veranlassen. Sofern der zuständigen Personalausweisbehörde das Sperrkennwort vorliegt, sollte sie die Sperrung elektronisch über das Fachverfahren veranlassen können. Andernfalls hat die zuständige Personalausweisbehörde die ausstellende Personalausweisbehörde unverzüglich zu informieren, damit diese die Sperrung vornehmen kann, § 25 Abs. 2 PAuswV.
Gerade, wenn die Verlustanzeige nicht durch die Ausweisinhaber persönlich in der Personalausweisbehörde erfolgt (sondern), sollte sich die Personalausweisbehörde nicht darauf verlassen, dass die Ausweisinhaber tatsächlich auch bereits die Sperrung veranlasst haben. Das gilt etwa, wenn die Verlustanzeige z.B. bei einer Polizeidienststelle erfolgte, worüber die Personalausweisbehörde eine entsprechende Mitteilung erhalten hat. Die Personalausweisbehörde sollte daher Ihrer Verpflichtung zur Sperrung nach § 10 Abs. 5 Nr. 1 PAuswG nachkommen, indem sie – sofern möglich – den Sperrstatus abfragt (§ 27 Satz 2 PAuswV) und so prüft, ob eine Sperrung tatsächlich bereits erfolgt ist. Stellt Sie fest, dass die eID-Funktion nicht gesperrt ist, hat sie die Sperrung zu veranlassen. Sollte eine Abfrage nicht möglich sein, sollte vorsorglich lieber die Sperrung veranlasst werden.
Die ausstellende Personalausweisbehörde hat darüber hinaus die Tatsache der Sperrung im Personalausweisregister zu dokumentieren, § 25 Abs. 2 Satz 3 PAuswV. Dies wird in der Regel von den EDV-Verfahren automatisch im Rahmen der Sperrung erfolgen.
Während für die Sperrung der eID-Funktion (siehe vorheriger Punkt 2.5) die EDV-Verfahren in der Regel über elektronische und datenschutzkonforme Lösungen verfügen, gibt es derartige Lösungen hinsichtlich der unter Punkt 2.3 und 2.4 des Newsletters beschriebenen Mitteilungen auch im Jahr 2023 noch immer nicht.
In der PassVwV finden Sie hierzu keine Hinweise, wie die zuständige oder die ausstellende Passbehörde oder eine Polizeibehörde „unverzüglich in Kenntnis zu setzen“ sind (vgl. hinsichtlich der Verpflichtung z.B. § 25 Abs. 5 Satz 1 PassG). Auch die PAuswVwV enthält keinen entsprechenden Hinweis. Dort findet sich lediglich die Empfehlung, dass beispielsweise im Falle der Sperrung der eID-Funktion der ausstellenden Personalausweisbehörde personenbezogene und weitere Daten „zum Beispiel per Fax oder Mail" übermittelt werden sollen, siehe hierzu G.10.5.2 PAuswVwV. Das dient der Schnelligkeit, mit dem Datenschutz ist es dagegen schwer zu vereinbaren. Hinsichtlich der Thematik datenschutzkonformer Übermittlung dürfen wir an dieser Stelle zusätzlich auf unsere Ausführungen im Newsletter Oktober 2022 unter Punkt 5.2 oder Punkt 6 verweisen. Dort ist auch das Problem fehlender Verschlüsselung von Fax und E-Mail erörtert.
Nachdem ein datenschutzkonformer schneller Übermittlungsweg noch immer nicht zur Verfügung steht, kann davon ausgegangen werden, dass die Übermittlung auf postalischem Weg in den unter Punkt 2.3 und 2.4 des Newsletters beschriebenen Fällen als „unverzüglich“ anzusehen ist. Im Interesse Ihrer Bürgerinnen und Bürger empfehlen wir Ihnen allerdings, schnellere datenschutzkonforme Möglichkeiten zu suchen.
Wie bereits unter Punkt 2.3 des Newsletters erwähnt, werden alle als verloren gemeldeten Ausweisdokumente in die polizeiliche Sachfahndung aufgenommen.
Informieren Sie daher die betroffenen Personen darüber, dass dies erfolgt und welche Konsequenzen diese Ausschreibung hat. Nämlich, dass das verloren gemeldete Ausweisdokument weltweit (!) zur Fahndung ausgeschrieben wird. Sofern dieses Ausweisdokument beispielsweise im Rahmen einer Grenzkontrolle vorgelegt wird, wird dies bei Überprüfung der Daten zu einem Fahndungstreffer und entsprechenden Nachprüfungen führen.
Das gilt nicht nur bei Verwendung eines zur Fahndung ausgeschriebenen Ausweisdokuments durch andere Personen, sondern auch bei Verwendung eines wiedergefundenen Ausweisdokuments durch den Dokumenteninhaber selbst! Daher sollten die Betroffenen ausdrücklich davor gewarnt werden, ein ausgeschriebenes Ausweisdokument nach dem Wiederauffinden zu nutzen! Weisen Sie die Betroffenen eindringlich darauf hin, in derartigen Fällen das Wiederauffinden des Ausweisdokuments bei der Pass- oder Personalausweisbehörde anzuzeigen und mit ihr das weitere Vorgehen zu beraten.
Zuletzt in unserem Newsletter vom Juni 2018 hatten wir darüber berichtet, dass aufgrund der Anzeige des Wiederauffindens die deutsche Polizei zwar die Löschung des Sachfahndungseintrags veranlasst, jedoch nicht jedes andere Land eine solche Rücknahme von Sachfahndungseinträgen akzeptiert. Für die Betroffenen führt dies selbst dann noch zu Schwierigkeiten, wenn sie das Wiederauffinden ihres Ausweisdokuments ordnungsgemäß angezeigt haben.
Wie wichtig dieser Hinweis ist, belegt Nummer 15.0.2 PassVwV. Dort wird sogar empfohlen, die Information an die Betroffenen dadurch zu dokumentieren, dass die entsprechenden Hinweise auf der Verlustbescheinigung abgedruckt werden. Der Grund für diese Regelung liegt auf der Hand: Nachdem die Nutzung von irgendwann zur Fahndung ausgeschriebenen Ausweisdokumenten regelmäßig zu Schwierigkeiten für die Betroffenen führt, soll auf diese Art der Nachweis geführt werden, dass die Betroffenen über diese Gefahren informiert wurden, um eventuelle Schadensersatzforderungen abzuwehren.
Dieser Grund führt zu einer weiteren Empfehlung unsererseits: Sofern die Verlustanzeige nicht bei Ihnen oder einer anderen Pass- oder Personalausweisbehörde im Inland aufgenommen wurde, sollten Sie die betroffenen Personen zusätzlich schriftlich auf die genannten Gefahren hinweisen.
Dr. Eugen Ehmann und Matthias Brunner
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