Die neuen Formalien rund um das Votum der Gleichstellungsbeauftragten

Liebe Leserin und lieber Leser,

die Gleichstellungsbeauftragte hat es schon schwer genug, gemäß dem gesetzlichen Auftrag an der Willensbildung in der Verwaltung mitzuwirken und aktiv in diesen Prozess einzugreifen. Die neu eingeführte Frist macht die Sache nicht einfacher und es wäre schade, bei all der Mühe, der vielen Arbeit und dem wirklich stressigen Engagement an formalen Hürden wie Form- und Fristvorschriften zu scheitern. Daher ist einiges zu beachten.

Das Votum ist in Textform abzugeben. Dadurch ist klargestellt, dass eine E-Mail ausreicht. Das BGB kennt, dem elektronischen Zeitalter geschuldet, drei Formen der Abgabe einer schriftlich fixierten Willenserklärung: die Schriftform (Urkunde auf Papier mit persönlicher Unterschrift) gemäß § 126 BGB, die elektronische Form (mit elektronischer Signatur) gemäß § 126a BGB und die Textform (ohne Unterschrift oder Signatur). Selbstverständlich erfüllen auch die Schriftform und die elektronische Form die Anforderungen an eine Textform. Wichtig ist nur noch, dass auch die Textform den Adressaten oder die Adressatin und die Ausstellerin oder den Aussteller der Willenserklärung erkennen lässt.

Nach § 32 Abs. 2 S. 2 BGleiG ist das Votum innerhalb von 10 Arbeitstagen abzugeben. Dazu können die Beteiligten aber einvernehmlich abweichende Fristen je nach Erfordernis vereinbaren. Der Begriff Arbeitstage ist neu. Der deutsche Sprachgebrauch kennt 7 Wochentage, 6 Werktage (ohne Sonntag) und 5, 6 oder 7 Arbeitstage (je nachdem ob samstags und/oder sonntags gearbeitet wird oder nicht). Durch den Begriff des Arbeitstages kommt ein unsicheres und missverständliches Element in die Fristberechnung.

Was ein Arbeitstag ist, richtet sich danach, wann nach behördlicher oder betrieblicher Übung tatsächlich gearbeitet wird. Es kommt nicht darauf an, an welchen Tagen die Gleichstellungsbeauftragte etwa bei Teilzeit tatsächlich im Dienst ist. Was ein Arbeitstag oder beispielsweise ein Feiertag ist, richtet sich nach dem Ort, an dem die Willenserklärung, also das Votum, abzugeben ist. Das kann von Bundesland zu Bundesland voneinander abweichen.

Berechnet wird die Frist ab dem Zugang, das ist der Tag des Eingangs und der Kenntnisnahme der zu votierenden Vorlage. Eingang und Kenntnisnahme fallen dabei regelmäßig auf den gleichen Tag. Die Gleichstellungsbeauftragte muss ihren Dienstbereich so organisieren, dass sie zeitnah von den eingehenden Vorgängen Kenntnis erhält. Bei persönlicher Verhinderung muss sichergestellt sein, dass ihre Stellvertreterin Kenntnis nimmt und gegebenenfalls den Fristablauf überwacht. Es genügt aber nicht, dass eine Büromitarbeiterin Kenntnis erlangt. Das können rechtswirksam nur die Gleichstellungsbeauftragte und ihre Stellvertreterin.
In dem Fall, dass beide wegen Urlaubs oder Krankheit verhindert sind, findet kein Zugang statt, sondern erst wieder mit Dienstaufnahme der einen oder anderen. Die Frist beginnt mit dem auf den Eingang folgenden Tag zu laufen und endet mit Ablauf, nicht mit Arbeitsende, des letzten Tages der Frist.

Außer der einvernehmlichen Änderung der Frist, kann und darf die Behörde die Frist zur Abgabe des Votums in besonders dringenden Fällen auf drei Arbeitstage verkürzen. Darüber, was besonders dringende Fälle sind, wird sich sicherlich trefflich streiten lassen. Die Behörde wird dabei abwägen müssen, ob sonst tatsächlich eine erhebliche Beeinträchtigung der Verwaltungsabläufe droht und ob die Aufgabenwahrnehmung der Gleichstellungsbeauftragten dadurch unnötig erschwert oder gar behindert wird.

Und wieder wurde bei der Gesetzesnovelle die Chance zu mehr Klarheit und Einfachheit vertan.

Mit bis nächsten Montag befristeten Grüßen

Herzlichst

Ihre Kristin Rose-Möhring