Dienstwagenmanagement in Krisenzeiten

Möglichkeiten zur Kostensenkung

In den Mittelpunkt rücken z.B. Überlegungen zum Austausch besonders teurer Fahrzeuge gegen solche mit geringeren Unterhaltskosten, zur Einstellung der Überlassung von Dienstwagen an neue Mitarbeiter, zur Einsparung laufender Unterhaltskosten, zum Entzug von Nutzungsmöglichkeiten sowie alternative Möglichkeiten zur Kostensenkung.

Der Autor dieses Fachbeitrags setzt sich deshalb im Folgenden mit einigen grundsätzlichen

Fragen zur Einsparung von Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung eines Dienstwagens auseinander.

Allgemeine Hinweise zur Überlassung von Dienstwagen

Bei der Überlassung von Dienstwagen an Mitarbeiter sollte ein Arbeitgeber insbesondere folgende Aspekte vertraglich regeln:

• Maximaler Wert des Dienstwagens und Wahlrecht des Arbeitgebers betreffend Fahrzeugmarke, -typ und Erwerbsart

• Recht des Arbeitgebers zum Austausch des Dienstwagens

• Nutzungsumfang, insbesondere Gestattung privater Nutzung

• Wer trägt welche Kosten bei etwaig gewährter privater Nutzungsmöglichkeit?

• Widerruf einer etwaig gewährten privaten Nutzungsmöglichkeit und Herausgabe des Dienstwagens

• Verpflichtungen des Mitarbeiters betreffend die Instandhaltung des Dienstwagens

Zudem sollte ein Arbeitgeber für den Dienstwagen eine Vollkaskoversicherung abschließen. Denn durch diese „Absicherung“ beschränken sich etwaige Auseinandersetzungen mit Mitarbeitern auf die vorgesehene Eigenbeteiligung und den Rückstufungsschaden.

Austausch des Dienstwagens gegen ein günstigeres Modell?

Ob der Arbeitgeber Marke und Ausstattung des Fahrzeugs überhaupt einseitig bestimmen und somit auch austauschen kann, ist von der konkreten Gestaltung des Dienstwagenüberlassungsvertrages bzw. der Dienstwagenrichtlinie abhängig. Soweit lediglich der maximale Wert des Dienstwagens verbunden mit dem Recht des Arbeitgebers vorgesehen ist, Fahrzeugmarke und -typ wählen und jederzeit austauschen zu können, behält sich der Arbeitgeber den größtmöglichen Spielraum vor. Ein Austausch ist in diesem Fall möglich. Anderes gilt, soweit die Überlassung eines Dienstwagens konkreter Marke und konkreten Typs vereinbart wurde. In diesem Kontext sind Streitigkeiten mit Mitarbeitern jedoch nur denkbar, soweit der Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen wurde. Denn soweit dies nicht der Fall ist, kann der Arbeitgeber den Dienstwagen ohnehin jederzeit herausverlangen. Ob ein solcher Austausch unter Kostenaspekten sinnvoll ist, hängt aber auch davon ab, wie flexibel der „Fuhrpark“ des Arbeitgebers aufgestellt ist (Stichwort: Leasing-Restlaufzeiten der auszutauschenden Dienstwagen).

PRAXISTIPP

Um sich als Arbeitgeber größtmögliche Flexibilität zu bewahren, ist die vertragliche Ausgestaltung der Überlassung des Dienstwagens vorausschauend vorzunehmen.

Keine Dienstwagen für neue Mitarbeiter

Oft wird auch überlegt werden, neu eintretenden Mitarbeitern keine Dienstwagen (mehr) zu überlassen. Auf diese Weise soll das Anwachsen weiterer Kosten verhindert werden. Hier ist vor allem darauf zu achten, dass durch eine solche Maßnahme nicht der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz verletzt wird. Eine Verletzung ist grundsätzlich nur in den Fällen denkbar, in denen Mitarbeitern Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen werden. Denn nur in diesem Fall liegt in der privaten Nutzungsmöglichkeit auch ein Teil der Vergütung (in Form eines Sachbezugs). Zwar ist der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz im Bereich der Vergütung nur beschränkt anwendbar, da der Grundsatz der Vertragsfreiheit insoweit Vorrang hat. Dies gilt aber nur für individuell vereinbarte Löhne und Gehälter. Anderes gilt, wenn der Arbeitgeber die Leistungen nach einem bestimmten erkennbaren und generalisierenden Prinzip gewährt, indem er bestimmte Voraussetzungen oder Zwecke festlegt. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz bewirkt, dass dem Arbeitgeber eine sachfremde Schlechterstellung einzelner Mitarbeiter in vergleichbarer Lage verwehrt ist, soweit kein sachlicher Grund hierfür vorliegt. Ob der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz mit der Folge verletzt ist, dass auch neu eintretende Mitarbeiter einen Anspruch auf Überlassung eines Dienstwagens mit privater Nutzungsmöglichkeit haben, ist von den jeweiligen Umständen abhängig.

Begrenzung der Betriebskosten eines Dienstwagens

Ob eine Flexibilität auch hinsichtlich der Tragung der Betriebskosten der Fahrzeugnutzung besteht (insbesondere bzgl. Betrieb, Pflege, Wartung und Reparaturen), hängt ebenfalls von den getroffenen Regelungen ab. Dabei wäre durchaus auch eine Festlegung zulässig, nach der Arbeitnehmer die Betriebskosten eines etwaig gestatteten privaten Gebrauchs (insbesondere Benzinkosten) selbst zu tragen haben und ausschließlich die Kosten der dienstlichen Nutzung vom Arbeitgeber getragen werden. Alternativ könnte z.B. auch vereinbart werden, dass der Mitarbeiter keine sog. „Premiumkraftstoffe“ tanken darf oder etwaig notwendige Wartungen und Reparaturen in Kooperationswerkstätten vornehmen lassen muss.

Einsparung von Versicherungskosten

Bei den Versicherungskosten besteht die Gefahr, dass am falschen Ende gespart wird. Zwar ist der Arbeitgeber nicht bereits aufgrund seiner Fürsorgepflicht zum Abschluss einer Vollkaskoversicherung verpflichtet. Allerdings empfiehlt sich im Regelfall eine derartige Absicherung auch aus personalpolitischen Erwägungen. Denn so können Auseinandersetzungen mit den Mitarbeitern vermieden werden, wer für etwaige Schäden am Dienstwagen aufzukommen hat, die auch das Arbeitsverhältnis an sich belasten. Auch ist zu beachten, dass Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber für Schäden, die im Rahmen dienstlich veranlasster Fahrten entstehen, lediglich nach den Grundsätzen der „beschränkten Arbeitnehmerhaftung“ haften. Nur bei Schäden, die bei der privaten Nutzung des Dienstwagens entstehen, haftet der Arbeitnehmer in vollem Umfang. Der Arbeitgeber ist hier jedoch der Gefahr ausgesetzt, dass der Mitarbeiter für den entstandenen Schaden ggf. nicht aufkommen kann und der Arbeitgeber hierfür aufkommen muss. Der Abschluss einer Vollkaskoversicherung dient daher auch dem Schutz des Arbeitgebers.

PRAXISTIPP

Der Arbeitgeber kann allerdings jederzeit bestehende Versicherungsverträge nachverhandeln oder auch einen Wechsel zu einer günstigeren Versicherung vornehmen.

Verkleinerung des Fuhrparks/Umstellung auf „Poolfahrzeuge“

Generell wird auch oft darüber nachgedacht, die Überlassung von Dienstwagen an Mitarbeiter umzustrukturieren. So kann anstelle der Überlassung eines individuellen Dienstwagens an jeden einzelnen Mitarbeiter ein Fuhrpark mit einer bestimmten Anzahl von Dienstwagen zur Verfügung gestellt werden, auf die sodann sämtliche Mitarbeiter bei dienstlichem Bedarf zugreifen können (Poolfahrzeuge). Hierdurch kann die Anzahl an Dienstwagen verkleinert werden, sodass nur noch so viele Dienstwagen zur Verfügung gestellt werden, wie es der tatsächliche Bedarf erfordert. Im Ergebnis können für die „überflüssige“ Anzahl an Dienstwagen die entsprechenden Leasing-, Versicherungs- und sonstigen laufenden Unterhaltskosten eingespart werden. Soweit dem Mitarbeiter aber ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen wurde, ist eine entsprechende Umstrukturierung grundsätzlich nur durch einvernehmliche Regelung mit dem Mitarbeiter möglich. Der einseitige Entzug der Nutzungsmöglichkeit ist nur in bestimmten Konstellationen möglich. Anderes gilt jedoch bei der rein dienstlichen Überlassung des Dienstwagens (s.u.).

Wechsel zu einer „Car Allowance“

Auch über den Wechsel von einer Dienstwagenüberlassung zu einer Vereinbarung über eine sog. „Car Allowance“ kann nachgedacht werden. Dies gilt insbesondere, wenn der Arbeitgeber kein Interesse an der Errichtung oder Aufrechterhaltung eines eigenen Fuhrparks hat und auch eine Vielzahl von Leasingverträgen nicht abschließen oder fortführen will, um seinen Mitarbeitern Dienstwagen zur Verfügung zu stellen. Dieses Modell sieht vor, dass die Nutzung des privaten Autos der Mitarbeiter vom Arbeitgeber finanziell bezuschusst wird. Für die vertragliche Ausgestaltung bestehen mehrere Möglichkeiten. Der Arbeitgeber kann sich einerseits darauf beschränken, einen teilweisen oder vollständigen Ersatz für die dienstliche Nutzung zu leisten. Er kann sich die entstandenen Aufwendungen einzeln (z.B. monatlich) abrechnen lassen oder eine Pauschale zahlen. Der Arbeitgeber kann aber auch über einen Aufwendungsersatz hinausgehen und sowohl die Kosten für die dienstliche als auch für die private Nutzung übernehmen. Die Übernahme der Kosten für die Privatnutzung des Kfz ist dann Teil der Vergütung. Durch einen entsprechenden Wechsel und die Abschaffung von Dienstwagen kann der Arbeitgeber erneut laufende Leasing-, Versicherungs-, sonstige Unterhaltskosten sowie Kosten zur Unterhaltung eines Fuhrparks und damit einhergehenden Personalkosten einsparen. Um im Ergebnis eine Reduzierung der Kosten zu erreichen, ist darauf zu achten, dass die auf Basis der „Car Allowance“ an die Mitarbeiter gezahlten Geldbeträge nicht die vorbezeichneten eingesparten Kosten übersteigen. Soweit zwischen den Parteien bereits ein Dienstwagenüberlassungsvertrag abgeschlossen und dem Mitarbeiter darin die private Nutzungsmöglichkeit gestattet wurde, ist auch der Wechsel zu einer „Car Allowance“ grds. nur durch einvernehmliche Regelung mit dem Mitarbeiter möglich (s.o.).

Herausgabe des Dienstwagens

Als letztes Mittel zur Reduzierung von Kosten ist auch der (vollständige) Entzug der Nutzungsmöglichkeit eines Dienstwagens denkbar. Ob dies rechtlich möglich ist, ist jedoch davon abhängig, ob der Dienstwagen zur rein dienstlichen oder auch zur privaten Nutzung durch den Mitarbeiter überlassen wurde. Unabhängig von der rechtlichen Zulässigkeit eines solchen Entzugs von Nutzungsmöglichkeiten ist bei der tatsächlichen Umsetzung

dieser Option zu bedenken, ob für die zurückgeforderten Dienstwagen noch lange Restlaufzeiten etwaig bestehender Leasingverträge existieren. Denn soweit dies der Fall sein sollte, hätte der Arbeitgeber grds. weiterhin die anfallenden Leasingraten zu tragen. Dies hat entsprechende Auswirkungen auf die Möglichkeit zur Kostenreduzierung. Ein Einspareffekt würde somit nicht eintreten.

• Soweit der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Dienstwagen allein zum dienstlichen Gebrauch überlässt, handelt es sich bei diesen um Arbeitsmittel. Arbeitsmittel kann der Arbeitgeber jederzeit herausverlangen.

• Soweit der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Dienstwagen auch zum privaten Gebrauch überlassen hat, ist ein Herausgabeverlangen nur unter engen Voraussetzungen möglich. Denn die private Nutzungsmöglichkeit stellt einen Teil der Vergütung (in Form eines Sachbezugs) dar. Diesen Teil der Vergütung würde der Mitarbeiter dann verlieren. Notwendig ist daher, dass sich der Arbeitgeber den Widerruf der privaten Nutzungsmöglichkeit ausdrücklich vorbehält. Ein bloßer Freiwilligkeitsvorbehalt reicht hierzu nicht aus.

Widerruf nur bei Vorliegen sachlicher Gründe

Der Widerruf auch der privaten Nutzungsmöglichkeit unterliegt nach dem BAG strengen Voraussetzungen („AGB-Kontrolle“). Die Wirksamkeit eines Widerrufs prüft die Rechtsprechung in zwei Stufen. Auf der ersten Stufe prüft die Rechtsprechung den Widerrufsvorbehalt dahingehend, ob er den gesetzlichen Vorgaben entspricht („Klauselkontrolle“). Im Widerrufsvorbehalt müssen Art und Höhe der widerruflichen Leistung klar bestimmt sein. Außerdem dürfen die widerruflichen Leistungen grds. 25 Prozent der regelmäßigen Gesamtvergütung nicht überschreiten und (bei unterstellter Ausübung des Widerrufs) der Tariflohn darf nicht unterschritten werden. Zudem sollte die Regelung den Widerruf daran knüpfen, dass er dem Mitarbeiter zumutbar ist. Vor allem verlangt die Rechtsprechung aber auch die Angabe von Widerrufsgründen. Denn der Mitarbeiter müsse wissen, aus welcher Richtung ein Widerruf möglich ist. Der pauschale Hinweis auf wirtschaftliche Gründe, Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers soll jedoch genügen. Die Alternative ist, die Widerrufsgründe in der Klausel genau zu definieren. Will man beispielsweise den Widerruf vom Grad der Störung abhängig machen (wirtschaftliche Notlage, negatives wirtschaftliches Ergebnis, nicht ausreichender

Gewinn o.Ä.), muss dies klar und deutlich aus der Klausel hervorgehen. Dabei besteht jedoch das Risiko, dass man hierdurch den Rahmen für eine einseitige Änderungsmöglichkeit zu eng setzt. Einzelne Widerrufsgründe könnten übersehen werden.

PRAXISTIPP

In einer Regelung hierzu sollte ein „Mittelweg“ eingeschlagen werden. Zunächst sollte eine abstrakte Umschreibung der Widerrufsgründe (z.B. wirtschaftliche Entwicklung, Leistung oder Verhalten des Mitarbeiters) aufgenommen werden, um möglichst alle Konstellationen zu erfassen. Im Anschluss hieran sollte sodann eine beispielhafte („insbesondere“) Aufzählung der wichtigsten Widerrufsgründe erfolgen. Auf der zweiten Stufe prüft die Rechtsprechung, ob der Widerruf selbst billigem Ermessen entspricht („Ausübungskontrolle“). Dies geschieht anhand der konkreten Umstände des Einzelfalls durch Abwägung der beiderseitigen Interessen. Für den Arbeitgeber reichen „vernünftige Gründe“ nicht aus. Vielmehr sind „sachliche Gründe“ erforderlich, um die Angemessenheit des Widerrufs zu begründen. Dabei muss der Grund für den Widerruf am Zweck der Leistung

gemessen werden.

Wirtschaftliche Notlage als zulässiger Widerrufsgrund?

Als sachlicher Grund können auch „wirtschaftliche Gründe“ in Betracht kommen. Hierzu reicht im Rahmen der vertraglichen Gestaltung grds. ein Hinweis auf wirtschaftliche Gründe aus, da der Mitarbeiter nur wissen muss, aus welcher Richtung ein Widerruf möglich ist. Problematisch wird in diesen Fällen aber immer die Frage (und auch der Nachweis), ob die Ausübung des Widerrufs auch billigem Ermessen entspricht. Ob dies der Fall ist, kann nur anhand der konkreten Umstände des Einzelfalls beurteilt werden. Dabei wird insbesondere darauf abzustellen sein, welchen Inhalt die konkreten „wirtschaftlichen Gründe“ aufweisen und welche Folgen sie für den Arbeitgeber nach sich ziehen (z.B. Gefährdung des Geschäftsbetriebs). Vorgaben der Rechtsprechung existieren hierzu nicht. Es ist somit schwer zu beurteilen, unter welchen Voraussetzungen ein auf wirtschaftliche Gründe gestützter Widerruf rechtlich wirksam ist.

Wie ist die Rechtslage, wenn in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag kein wirksamer Widerrufsvorbehalt enthalten ist?

Fehlt in dem Dienstwagenüberlassungsvertrag ein (wirksamer) Widerrufsvorbehalt, kann der Arbeitgeber den auch zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen faktisch nicht zurückfordern (außer selbstverständlich bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Insbesondere lässt sich allein aufgrund der Tatsache, dass die dienstliche Nutzung des Dienstwagens im Einzelfall nicht mehr gegeben oder möglich ist, z.B. wegen Urlaub oder nach Kündigung und Freistellung, keine Herausgabepflicht begründen. Umstritten ist derzeit sogar, ob der Arbeitgeber auch ohne entsprechende Klausel in all den Fällen die Herausgabe des Dienstwagens verlangen kann, in denen er kein Entgelt mehr an den Mitarbeiter erbringen muss (z.B. nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums bei Krankheit). Dies schien bisher anerkannt. Auch in einer jüngeren Entscheidung der instanzgerichtlichen Rechtsprechung wurde die arbeitgeberseitige Möglichkeit zur Entziehung des Dienstwagens gegenüber einem arbeitsunfähigkranken Arbeitnehmer nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums bejaht, soweit kein anderer Rechtsgrund für eine fortgesetzte Überlassung gegeben ist. Diese Entscheidung liegt derzeit dem BAG zur Überprüfung vor. Teilweise wird in der Literatur aber auch angenommen, dass bei Auslaufen von Entgeltfortzahlungszeiträumen nicht automatisch eine Herausgabepflicht besteht. Höchstrichterliche Rechtsprechung existiert hierzu bislang nicht. Die Rechtsprechung hat allerdings eine Pflicht des Arbeitgebers zur weiteren Überlassung des Dienstwagens auch bei Wegfall seiner Verpflichtung zur Zahlung von Arbeitsentgelt angenommen, wenn auf „anderer Grundlage“

(im konkreten Fall: Verpflichtung zur Zahlung eines Zuschusses zum Mutterschaftsgeld während des Beschäftigungsverbots nach dem MuSchG) die Überlassung weiterhin geschuldet sei.

Fazit

Welche der vorstehenden Maßnahmen seitens des Arbeitgebers ergriffen werden können, hängt insbesondere von der Ausgestaltung der Überlassung des Dienstwagens im Dienstwagenüberlassungsvertrag und von der Dienstwagenrichtlinie ab. Um dem Arbeitgeber in allen Bereichen den größtmöglichen Spielraum zu gewährleisten, empfiehlt es sich, diese Regelungswerke stets auf dem neuestem Stand zu halten. Dies gilt insbesondere für die wirksame Ausgestaltung eines Widerrufsvorbehalts betreffend die private Nutzungsmöglichkeit eines Dienstwagens. Unabhängig von den rechtlichen Fragen sind bei der Planung solcher Kostensenkungsmaßnahmen aber auch personalpolitische Implikationen und Gleichbehandlungsfragen

zu berücksichtigen. Denn ein Auto – speziell einer gehobenen Marke – ist ein Statussymbol. Der intensive Dialog mit den betroffenen Mitarbeitern zu den Gründen für die Maßnahmen ist daher zwingend notwendig. Hierbei sollte die dringende Notwendigkeit der avisierten Maßnahmen erläutert und etwaige Alternativen (z.B. Kostenreduzierung durch Personalabbau) diskutiert werden. Dabei ist aber derzeit auch zu beobachten, dass viele Mitarbeiter die Ernsthaftigkeit der derzeitigen Situation erkennen und für entsprechende Maßnahmen

auch Verständnis haben.

Rechtsanwalt Markus Brey ist als Associate im Münchener Büro der internationalen Sozietät Lovells LLP ausschließlich auf dem Gebiet des Arbeitsrechts für nationale und internationale Unternehmen tätig.