Archive stellen ein einzigartiges, unersetzliches kulturelles Erbe dar, das von Generation zu Generation weitergegeben wird. Sie sind das Gedächtnis eines Staates, einer Region oder einer Kommune. Damit die Archive in Bayern diese wichtige Aufgabe auch in Zukunft erfüllen können, hat der bayerische Gesetzgeber das Bayerische Archivgesetz wesentlich überarbeitet und modernisiert.
Datenschutz in Bayern online
Bayerisches Datenschutzgesetz, Datenschutz-Grundverordnung - Kommentar und Handbuch für Datenschutzverantwortliche
Inhalt
- I. Europarechtliche Einordnung
- II. Geltungsbereich des BayArchivG
- III. Anbietung und Übernahme von Unterlagen
- IV. Benutzung der Archive
- V. Verwaltung und Sicherung des Archivguts
- VI. Auftragsarchivierung
Archive stellen ein einzigartiges, unersetzliches kulturelles Erbe dar, das von Generation zu Generation weitergegeben wird. Sie sind das Gedächtnis eines Staates, einer Region oder einer Kommune. Als archivwürdig bezeichnet der bayerische Gesetzgeber Unterlagen, die für die historische Überlieferungsbildung, Wissenschaft und Forschung oder berechtigte Interessen der Bürger von bleibendem Wert sind. Es ist Aufgabe der Archive, diese Unterlagen „zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen, lesbar zu halten und auszuwerten“ (Art. 2 Bayerisches Archivgesetz - BayArchivG).
Damit die Archive in Bayern diese wichtige Aufgabe auch in Zukunft erfüllen können, hat der bayerische Gesetzgeber das aus dem Jahre 1989 stammende BayArchivG mit Wirkung zum 1. Januar 2026 überarbeitet. Die Begründung des Gesetzentwurfs nennt als Ziele die Anpassung an die Bedürfnisse der Informationsgesellschaft im digitalen Zeitalter, die Stärkung der Nutzer- und Wissenschaftsfreundlichkeit und die Anpassung an das novellierte Bundesarchivgesetz (Landtagsdrucksache 19/8100 vom 10.9.2025).
Bei der Überarbeitung hat der bayerische Gesetzgeber nahezu alle Artikel des bis dahin geltenden BayArchivG geändert. Der Aufbau und die Systematik des Gesetzes wurden allerdings beibehalten.
Beste Antworten.
Newsletter Aktuelle Entwicklungen im Datenschutz
Seit 25. Mai 2018 gelten die Datenschutzgrundverordnung und das neue Bayerische Datenschutzgesetz. Wir versorgen Sie regelmäßig mit allen wichtigen Informationen, aktuellen Entwicklungen, Produkten und Dienstleistungen.
I. Europarechtliche Einordnung
Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat der europäische Gesetzgeber europaweit einheitliche Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten geschaffen. Abweichungen von diesen Regelungen durch das Recht der Mitgliedstaaten sind nur zulässig, soweit dies die DSGVO ausdrücklich zulässt.
Im BayArchivG und in Art. 26 BayDSG sind solche von den allgemeinen Regelungen der DSGVO abweichende Regelungen enthalten. Die Befugnis dazu enthält Art. 89 DSGVO: Danach können von den Mitgliedstaaten für die „Verarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken“ Ausnahmen von bestimmten Rechten der DSGVO vorgesehen werden, soweit „als diese Rechte voraussichtlich die Verwirklichung der spezifischen Zwecke unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen und solche Ausnahmen für die Erfüllung dieser Zwecke notwendig sind“ (Art. 89 Abs. 2 und 3 DSGVO).
Die DSGVO selbst enthält mit Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und e DSGVO (Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten) und Art. 9 Abs. 2 Buchst. j DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten) nur rudimentäre Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu Archivzwecken.
Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und e DSGVO müssen personenbezogene Daten
„b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden; eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Artikel 89 Absatz 1 nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“);“
„e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 verarbeitet werden („Speicherbegrenzung“);“
Nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. j DSGVO ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erlaubt, wenn „die Verarbeitung auf der Grundlage des Unionsrechts oder des Rechts eines Mitgliedstaats, das in angemessenem Verhältnis zu dem verfolgten Ziel steht, den Wesensgehalt des Rechts auf Datenschutz wahrt und angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person vorsieht, für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 erforderlich“ ist.
Soweit das Bundesrecht, das BayDSG oder das sonstige bayerische Landesrecht keine solchen besonderen Regelungen enthalten, gelten auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Archivzwecken die allgemeinen Regelungen der DSGVO. Zu berücksichtigen ist allerdings, dass die DSGVO nicht für Verstorbene gilt (siehe Datenschutz in Bayern, Art. 89 DSGVO Rn. 2), aber das BayArchivG wie auch das Bundesarchivgesetz auch die Daten von Verstorbenen schützen.
II. Geltungsbereich des BayArchivG
Das BayArchivG regelt die Anbietung und Archivierung von Unterlagen durch bayerische öffentliche Stellen (Art. 1 BayArchivG). Für die Nutzung und Sicherung von Archivgut des Bundes gilt das Bundesarchivgesetz (§ 3 Abs. 1 Bundesarchivgesetz). Das neue BayArchivG unterscheidet wie bisher zwischen den staatlichen Archiven (Abschnitt II) und den Archiven sonstiger öffentlicher Stellen (Abschnitt III):
1. Staatliche Archive
Die staatlichen Archive sind die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, das Bayerische Hauptstaatsarchiv und die Staatsarchive Amberg, Augsburg, Bamberg, Coburg, Landshut, München, Nürnberg und neu ab 1.9.2026 Kitzingen in der Nachfolge von Würzburg. Sie archivieren nach Art. 4 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3 Satz 1 BayArchivG das Archivgut der Behörden, Gerichte und sonstiger öffentlicher Stellen des Freistaats Bayern und sonstiger öffentlicher Stellen, soweit dies im BayArchivG bestimmt ist. Die staatlichen Archive können darüber hinaus Archivgut sonstiger öffentlicher oder privater Stellen auf Grund von Vereinbarungen übernehmen (Art. 4 Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 BayArchivG).
Auf die staatlichen Archive sind die Vorschriften über ehrenamtliche Archivpfleger (Art. 5 BayArchivG), Anbietung und Übernahme von Unterlagen (Art. 6 und 7 BayArchivG), Auftragsarchivierung (Art. 8 BayArchivG), Verwaltung und Sicherung des Archivgut (Art. 9 BayArchivG), Benutzung der staatlichen Archive (Art. 10 BayArchivG) und Ablieferung von Belegexemplaren (Art. 11 BayArchivG) unmittelbar anwendbar.
2. Archive des Landtags
Für das Archive des Bayer. Landtags gelten die Bestimmungen über die staatlichen Archive sinngemäß (Art. 12 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG). Die Einzelheiten der Benutzung hat der Bayer. Landtag in einer Benutzungsordnung geregelt (Art. 12 Abs. 1 Satz 2 BayArchivG).
3. Kommunale Archive
Die Gemeinden, Landkreise und Bezirke und die sonstigen kommunalen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts und ihre Vereinigungen regeln die Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit (Art. 13 Abs. 1 BayArchivG).
Die Einrichtung gemeindlicher Archive und deren Betrieb ist eine Aufgabe des eigenen Wirkungskreises. Die Gemeinden sind nach Art. 56 Abs. 2 GO i. V. m. Art. 57 Abs. 1 Satz 1 GO zur Archivpflege, d. h. zur Erhaltung historisch oder rechtlich bedeutsamer Unterlagen verpflichtet. Nach Nr. 1.2 der Gemeinsamen Bekanntmachung der Bayerischen Staatsministerien des Innern und für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 22. Januar 1992 (KWMBl S. 73, AllMBl S. 139) sind die Gemeinden verpflichtet, für die Archivierung ihrer Unterlagen in einem Archiv Sorge zu tragen.
Nach Art. 13 Abs. 2 BayArchivG sind auch bei kommunalen Archiven bei Unterlagen, die unter einem besonderen gesetzlichen Geheimhaltungsschutz stehen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, sowie für personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten, die für staatliche Archive geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften für staatliche Archive in Abschnitt II des Bayerischen Archivgesetzes sinngemäß anzuwenden.
4. Andere öffentliche Archive
Die staatlichen Hochschulen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts regeln die Einzelheiten der Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen ebenfalls in eigener Zuständigkeit (Art. 14 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG) und erlassen eigene Benutzungsordnungen. Die für staatliche Archive geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Abschnitt II des BayArchivG gelten auch hier entsprechend (Art. 14 Abs. 1 Satz 3 BayArchivG). Sofern sie kein eigenes Archiv unterhalten und ihre Unterlagen auch nicht in einem als Gemeinschaftseinrichtung betriebenen öffentlichen Archiv oder in einem sonstigen öffentlichen Archiv archivieren, haben diese Stellen Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem zuständigen staatlichen Archiv zur Übernahme anzubieten (Art. 14 Abs. 2 Satz 1 BayArchivG).
III. Anbietung und Übernahme von Unterlagen
Nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG sind die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern verpflichtet, den zuständigen staatlichen Archiv alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Dies ist in der Regel 30 Jahre nach der Entstehung der Unterlagen anzunehmen, soweit durch Rechtsvorschriften oder durch Verwaltungsvorschriften der obersten Staatsbehörden nichts anderes bestimmt ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 2 BayArchivG, vgl. die Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung über die Aussonderung, Anbietung, Übernahme und Vernichtung von Unterlagen (Aussonderungsbekanntmachung) vom 19. November 1991 (StAnz Nr. 48, AllMBI 1991 S. 884) und die Richtlinien für die Aussonderung, Anbietung und Übernahme von Verschlusssachen (Aussonderungsbekanntmachung — VS vom 19. November 1991, StAnz Nr. 48). Beide Vorschriften sind nur auf Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern anwendbar, die Kommunen und andere bayerische öffentliche Stellen regeln die Anbietungspflicht in eigene Zuständigkeit (Art. 13 Abs. 1, Art. 14 Abs. 1 BayArchivG).
Vorrangige Sondervorschriften für die Anbietung oder Abgabe von Unterlagen an Archive enthalten verschiedene Bundes- und Landesgesetze, so z. B. Art. 110 BayBG (Aussonderung von Personalakten der Beamten), Art. 16 des Bundesmeldegesetzes (Anbieten von Meldedaten an Archive) und § 7 Abs. 3 Personenstandsgesetz (Anbietung von Unterlagen der Personenstandsregister an Archive).
Die Entscheidung über eine Archivwürdigkeit von Unterlagen trifft das zuständige staatliche Archiv im Benehmen mit der anbietenden Stelle (Art. 7 Abs. 1 BayArchivG). Nach Art. 26 Abs. 6 BayDSG ist eine Löschung von Unterlagen erst zulässig, nachdem diese dem zuständigen öffentlichen Archiv angeboten worden sind und von diesem nicht als archivwürdig übernommen worden sind oder über die Übernahme nicht fristgerecht entschieden worden ist.
IV. Benutzung der Archive
1. Anzuwendende Vorschriften
Mit der Übergabe der Unterlagen an ein Archiv treten die Vorschriften des BayArchivG über die Benutzung des Archivguts an die Stelle der allgemeinen Vorschriften der DSGVO, des BayDSG und anderer bereichsspezifischer Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten (Ausnahme: Auftragsarchivierung s.u.). Für staatliche Archive gelten neben den Vorschriften des BayArchivG ergänzend die Archivbenützungsordnung vom 16.1.1990 (GVBl S. 6), zuletzt geändert durch Verordnung vom 6.7.2001 (GVBl. S. 371). Die Benutzung kommunaler Archive regeln die Kommunen in eigener Zuständigkeit. Sie sind dabei nach Art. 13 Abs. 2 BayArchivG an die Vorschriften zum Schutz des Persönlichkeitsrechts der Betroffenen in Abschnitt II des BayArchivG gebunden (vgl. den Entwurf eines Satzungsmusters für Aufgaben und Benützung eines Stadt-/Gemeindearchivs des Bayer Städtetags).
Der Schutz des Persönlichkeitsrechts von Personen, deren Daten sich im Archiv befinden, wird durch die Einhaltung von „Schutzfristen“ gewährleistet, also Zeiträumen ab der Entstehung von Unterlagen, innerhalb derer Unterlagen noch nicht von Benutzern eingesehen werden können. Diese Schutzfristen, die für den Schutz personenbezogener Daten in Archiven von zentraler Bedeutung sind, hat der bayerische Gesetzgeber an das Bundesarchivgesetz angeglichen und verschiedene praxisgerechte Klarstellungen vorgenommen.
2. Allgemeine Schutzfristen
- Soweit durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benutzung ausgeschlossen (Art. 10 Abs. 3 Satz 1 BayArchivG).
- Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf außerdem frühestens 10 Jahre nach dem Tode des Betroffenen benutzt werden (Art. 10 Abs. 3 Satz 2 BayArchivG).
- Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt des Betroffenen (Art. 10 Abs. 3 Satz 3 und 4 BayArchivG). Ist auch der Geburtstag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, so endet die Schutzfrist 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen.
- Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden (Art. 10 Abs. 3 Satz 5 BayArchivG).
3. Verkürzung der Schutzfristen
Die Schutzfristen können nach Art. 10 Abs. 4 Sätze 1 und 2 BayArchivG im einzelnen Benutzungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen auf Antrag durch die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und keine Einschränkungs- oder Versagungsgründe gemäß Art. 10 Abs. 2 Satz 3 BayArchivG entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn darüber hinaus
- die Betroffenen zugestimmt haben und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Interessen Dritter nicht beeinträchtigt werden, oder
- die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten Forschungs- oder Dokumentationszwecks, zur Schaffung wissenschaftlicher Infrastrukturen oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange, die im überwiegenden Interesse einer anderen Stelle oder Person liegen, unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.
4. Verlängerung der Schutzfristen
Die Schutzfristen können nach Art. 10 Abs. 4 Satz 3 BaArchivG um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt oder schutzwürdige Interessen Betroffener oder Dritter dies erfordern. Ist das Archivgut bei Behörden, Gerichten oder sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Bayern entstanden, bedarf die Verkürzung oder Verlängerung der Schutzfristen der Zustimmung der abgebenden Stelle. Die Zustimmung ist entbehrlich, soweit dies durch Vereinbarung mit der abgebenden Stelle festgelegt worden ist.
5. Benutzungsberechtigter Personenkreis
Archivgut kann benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen (Art. 10 Abs. 2 Satz 1 BayArchivG). Als berechtigtes Interesse zählt nach Art. 10 Abs. 2 Satz 2 BayArchivG insbesondere die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder die Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange.
6. Versagung der Benutzung, Auflagen
Die Benutzung von Archivgut ist nach Art. 10 Abs. 2 Satz 3 Nr. 2 BayArchivG einzuschränken oder zu versagen wenn
- Grund zu der Annahme besteht, dass die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden,
- Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Interessen Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
- Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,
- der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder
- ein unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand entstünde.
V. Verwaltung und Sicherung des Archivguts
Wie bisher können Archive „die im Archivgut enthaltenen Informationen in anderer Form archivieren“ (also z.B. einscannen oder kopieren) und die Originalunterlagen vernichten oder löschen (Art. 9 Abs. 1 Satz 3 BayArchG). Die bislang dafür einzuholende Zustimmung der abgebenden Stelle entfällt mit der Novellierung des BayArchivG.
Neu im Gesetz ist, dass Archive künftig „Findmittel, Archivgut und Reproduktionen von Archivgut nach Ablauf der Schutzfristen nach Art. 10 Abs. 3 und 4 Satz 3 unter Berücksichtigung von Art. 10 Abs. 2 Satz 3 Nr. 1 bis 3“ veröffentlichen dürfen (Art. 9 Abs. 3 BayArchivG). Damit erfüllt der bayerische Gesetzgeber eine Forderung aus der Wissenschaft nach einem zeitgemäßen Zugang zu Archivgut. Bei personenbezogenem Archivgut erfordert eine solche Veröffentlichung allerdings eine sorgfältige Abwägung, da sie einen erheblichen intensiveren Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Betroffenen zur Folge hat als die übliche Benutzung von Archivgut, die an das Vorliegen eines berechtigten Interessen geknüpft ist (Art. 10 Abs. 2 Satz 1 BayArchivG) .
VI. Auftragsarchivierung
Unverändert beibehalten wird die Möglichkeit der sogenannten Auftragsarchivierung (Art. 8 BayArchivG). Danach kann das zuständige staatliche Archiv auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht der abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Art. 8 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG). Auch kommunale Archive können Unterlagen zur Auftragsarchivierung übernehmen. Die Unterlagen befinden sich dabei zwar im Archiv, sind aber weiterhin rechtlich der abgebenden Stelle zuzuordnen. Es gelten dabei weiter die Rechtsvorschriften, die für die abgebende Stelle maßgeblich sind. Verantwortlich für die weitere Benutzung dieser Unterlagen bleibt weiterhin die abgebende Stelle.
Diese Auftragsarchivierung ist zu unterscheiden von der endgültigen Übernahme archivwürdiger Unterlagen vor Ablauf besonderer Aufbewahrungspflichten nach Art. 7 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG. In diesem Fall geht die Verantwortung für die Benutzung des Archivguts an das Archiv über, Aufbewahrungsfristen werden in diesem Fall durch die Aufbewahrung im Archiv gewahrt (Art. 7 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG).
Anton Knoblauch
Mitautor Datenschutz in Bayern