Wie kann die Einführung sozialer Roboter in Verwaltungen gelingen? Führungskräfte und Fachleute geben Tipps.
Liebe Leserin, lieber Leser,
bereits in den Blog-Beiträgen vom 3.5.24, 12.10.23 und 26.7.23 haben wir Ihnen vom Projekt „RuhrBots“ berichtet. In diesem vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten Verbundprojekt wird ergründet, wie der Einsatz von sozialen Robotern in Kommunalverwaltungen gelingen kann1. Durch ihre technische Fähigkeit zur Simulation sozialen Verhaltens und von Empathie bieten soziale Roboter große Chancen für Verwaltungen, Personalengpässe zu mildern und den Anforderungen einer diversifizierten Gesellschaft gerecht zu werden. Bislang haben wir im Projekt die Hoffnungen und Sorgen der Beschäftigten sowie die Haltungen von Stakeholdern erhoben und uns mit rechtlichen Aspekten des Robotereinsatzes auseinandergesetzt (Herfurth & Gourmelon, 2023, 2024).
Wie kann der Einsatz gelingen?
Diese Erkenntnisse boten nun eine Grundlage, um Empfehlungen zu erarbeiten, wie der Einsatz von sozialen Robotern in der Praxis gelingen kann. Adressaten der Handlungsempfehlungen für den organisationalen Wandel sollen Führungskräfte sein, die den Einsatz sozialer Roboter in ihren Verwaltungen anstreben. Die Empfehlungen sollen dazu beitragen, den Robotereinsatz in der Praxis voranzutreiben und damit innovative Veränderungen in Kommunalverwaltungen zu fördern.
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Aus der Praxis für die Praxis
Damit die Handlungsempfehlungen für Führungskräfte nachvollziehbar, verständlich, akzeptabel und bedeutsam sind, wurde entschieden, diese nicht aus Theorien und Modellen des Change-Managements abzuleiten, sondern von Führungskräften und weiteren Fachleuten aus dem öffentlichen Sektor erarbeiten zu lassen. Deshalb wurde entschieden, zweistündige moderierte Gruppendiskussionen mit bis zu zwölf Führungskräften und Fachleuten aus unterschiedlichen Kommunal- und Landesverwaltungen durchzuführen. Zur Ableitung der Empfehlungen wurden drei Workshops mit insgesamt 30 erfahrenen Führungskräften, Experten´2 für Digitalisierung und Change Management sowie weiteren Verwaltungsbeschäftigten durchgeführt.
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Brainstorming
Die drei Workshops fanden im Mai und Juni 2024 statt. Zu Beginn der zweistündigen Workshops wurde den Teilnehmenden durch die Moderatorin dargestellt, was soziale Roboter sind und erläutert, wodurch sie sich kennzeichnen und für welche Aufgaben sie eingesetzt werden könnten. Daraufhin folgte ein kurzer inhaltlicher Input zum Projekt „RuhrBots“ sowie zu den bisherigen Forschungsergebnissen in Bezug auf Hoffnungen und Sorgen der Beschäftigten sowie Haltungen der Stakeholder. Anschließend diskutierten die Teilnehmenden in Kleingruppen darüber, was beim Einsatz sozialer Roboter in Verwaltungen berücksichtigt werden muss und was besser vermieden werden sollte. Die Beiträge der einzelnen Teilnehmenden wurden mit Karten visualisiert.
Teilnehmende eines Workshops (Foto: Herfurth)
Handlungsempfehlungen zum Download
Ziel der Diskussionen in den Workshops war es, möglichst viele Ideen für den erfolgreichen Einsatz sozialer Roboter zu entwickeln. Zum Abschluss wurden die Ergebnisse der Kleingruppen im Plenum vorgestellt, diskutiert und ergänzt. Alle in den Workshops ausgearbeiteten Ideen dienten als Grundlage für die Formulierung der Handlungsempfehlungen. Insgesamt konnten mit Unterstützung der teilnehmenden Führungskräfte und Fachleute 23 Handlungsempfehlungen erarbeitet werden, wie der Einsatz sozialer Roboter in der Verwaltungspraxis gelingen kann. Diese Empfehlungen stehen Ihnen, liebe Leserinnen und Leser, hier zum Download zur Verfügung.
Falls Sie bereits soziale Roboter einsetzen oder dies beabsichtigen – melden Sie sich bei uns. Wir werden im nächsten Jahr erneut ein Vernetzungstreffen durchführen, welches zum Erfahrungsaustausch dient.
Herzlichst
Andreas Gourmelon und Esther Herfurth
Quellen:
Herfurth, E. & Gourmelon, A. (2023). Akzeptanz sozialer Roboter als Kollegen: Eine Befragung von Beschäftigten in Bibliotheken. DÖD – Der Öffentliche Dienst, (76)10, S. 217-232.
Herfurth, E. & Gourmelon, A. (2024). Kollege Roboter ante portas – Der Einsatz sozialer Roboter im Urteil von Stakeholdergruppen in Kommunalverwaltungen. Verwaltung und Management (in Druck).
1 Weitere Informationen zum Projekt unter: https://ruhrbots.de/
2 Die Kennzeichnung eines Begriffs mit einem Apostroph zeigt an, dass mit diesem Begriff Menschen jeglichen Geschlechts gemeint sind