Die Einführung der elektronischen Akte im Landratsamt Mühldorf am Inn

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Newsletter September 2018:

Das Bayerische E-Government-Gesetz verpflichtet staatliche Behörden seit dem 1.7.2017 zur elektronischen Aktenführung, kommunale Behörden können Akten führen, müssen aber dies bis auf weiteres allerdings nicht. Weil das BayEGovG die Digitalisierung in der Verwaltung fördert und die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtert, hat sich das Landratsamt Mühldorf a. Inn schon früh als Vorreiter im Bereich E-Akte unter den bayerischen Landkreisen etabliert und sich schon 2006 für den Einsatz eines Dokumenten-Managements-Systems (DMS) und somit für die Nutzung der Vorteile der elektronischen Aktenführung entschieden. Seit 2007 wird das System sukzessive erfolgreich über die verschiedenen Geschäftsbereiche, Fachbereiche und Stabsstellen hinweg eingeführt.

Elektronische Akten sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, digitalen Aktenführung − sie basieren auf bewährten Dokumentenmanagementlösungen. Das Prinzip hinter der E-Akte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt oder nach dem Einscannen in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

 

Elektronische Akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Schon vor dem Öffnen der Akte hat er die wichtigsten Eckdaten − wie auf einem virtuellen Aktendeckel − übersichtlich im Blick.

 

Die zahlreichen Vorteile dieser Art von Aktenführung liegen auf der Hand: Dem Bürger kann eine bessere und gehaltvollere Auskunft gegeben werden. Es erfolgt eine nahtlose Integration der Informationen im Fachverfahren, schnelle Recherchen sind möglich, es kann eine automatische Ablage von Akten im digitalen Archiv erfolgen, Bearbeitungsschritte lassen sich nachverfolgen, wichtige Eckdaten einer Akte sind auf Anhieb sichtbar und es kann standortübergreifend und medienbruchfrei gearbeitet werden.



Konsequente und transparente Projektorganisation



Der Einsatz eines solchen DMS-Systems wirkt sich innerhalb der Behörde auf verschiedene Verantwortungsbereiche und Organisationseinheiten aus. Deshalb wurde mit verschiedenen beteiligten Akteuren schnell entschieden, das Projekt von einer neu geschaffenen Stabsstelle „E-Government“ umsetzen zu lassen.

 

Es folgte eine frühe und regelmäßige Beteiligung des IT-Bereiches (technische Administration) und der Verantwortlichen der betroffenen Fachverfahren. In den einzelnen Fachbereichen wurden Ansprechpartner und Multiplikatoren (DMS-Beauftragte) benannt. In regelmäßigen Treffen und Newslettern werden bis heute die DMS-Beauftragten über die aktuellen Entwicklungen im Bereich E-Government informiert.

 

Auch die Personalvertretung wurde bereits im Jahr 2008 erfolgreich in das Projekt eingebunden. Zwischen dem Landratsamt und dem Personalrat des Landratsamtes besteht eine Dienstvereinbarung zur Einführung bzw. zum Einsatz eines Dokumenten-Managements-Systems.



Projektziele


Mit der Einführung des neuen Systems werden verschiedene Projektziele konsequent verfolgt und regelmäßig evaluiert:

  • effiziente Vorgangsbearbeitung mit Hilfe einer vollständig elektronisch geführten Akte

  • einfacher und aktuell recherchierbarer Bearbeitungsstand

  • Reduzierung von Medienbrüchen durch Bearbeitung in einem DMS oder durch Schaffung von automatisierten Schnittstellen

  • Optimierung/Anpassung der Prozessabläufe für das digitale Arbeiten (Workflows)

Im gesamten Landratsamt soll die Einführung des DMS zum 31.12.2018 abgeschlossen sein.



Schrittweise Einführung im Landratsamt


Das Projekt „Einführung des DMS“ sieht eine schrittweise Einbindung der einzelnen Bereiche des Landratsamtes vor. So wurde im Jahr 2006 das Gesundheitsamt zum Piloten ausgewählt. Über eine Schnittstelle zwischen dem eingesetzten DMS und der Fachanwendung des Gesundheitsamtes wurde die Vorgangsbearbeitung abgebildet.


Als weitere Bereiche kamen noch im selben Jahr die KFZ-Zulassungsstelle und das Finanzwesen dazu. Sukzessive werden − nach Aufnahme der konkreten fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen − weitere Einheiten angeschlossen. Diese Vorgehensweise erlaubt eine Orientierung an den vorhandenen Ressourcen und eine Nutzung der Erfahrungen aus den bereits umgesetzten Bereichen.



Bereichsspezifische Einführung


Die Umstellung auf die elektronische Akte im Fachbereich bzw. Team beginnt mit einem Vorgespräch mit der Fachbereichs- bzw. Teamleitung und dem jeweiligen DMS-Beauftragten. Dabei werden die bereichsspezifischen Inhalte wie Ordnerstruktur, Ansprechpartner, Abläufe, Aktenplannummern, Schulungstermine etc. besprochen und festgelegt.

 

Die Mitarbeiter werden in der Folge in kleinen Gruppen mit Blick auf ihre fachlichen Inhalte effektiv geschult. Nach einer Testphase von zwei bis sechs Wochen erfolgt eine Folgeschulung, in der entstandene Fragen geklärt und Anpassungen vorgenommen werden. 



Schulungskonzept


Neben den fachbereichsspezifischen Schulungen sieht das Schulungskonzept allgemeine DMS-Grundlagen-  und Aufbauschulungen vor. Diese finden jeweils zweimal monatlich statt, sodass die Mitarbeiter in der Wahl ihrer Schulungstermine flexibel sind. Zu beiden Schulungstypen werden Skripte angeboten. Zudem findet einmal wöchentlich eine DMS-Sprechstunde statt. Diese kann bei Fragen zu DMS-spezifischen Themen oder zur Digitalisierung allgemein ohne Anmeldung besucht werden.



Aktueller Stand


Das gesamte Haus ist an das DMS für den Bereich Allgemeine Schriftgutverwaltung angeschlossen. Zudem wurden in den letzten Jahren mehrere Schnittstellen zu Fachverfahren − zuletzt für die Bereiche Ausländerwesen und Soziales − eingerichtet.

 

Da die Umstellung auf das Arbeiten mit der elektronischen Akte den gesamten Prozess der Aktenbearbeitung erfassen soll, wurden neben der Einführung eines DMS weitere Digitalisierungsmaßnahmen angesteuert. So befindet sich aktuell die zentrale Scanstelle in der Einrichtungsphase. Ziel ist es, die eingehende Papierpost zentral einzuscannen und über einen Posteingangsworkflow elektronisch an die Fachbereiche weiterzuleiten. Zudem erfolgt aktuell die Verscannung der Bestandsakten vieler Fachbereiche durch externe Dienstleister, um den Mitarbeitern vollständige E-Akten zur Verfügung zu stellen und die Arbeit mit Hybridakten möglichst gering zu halten.



Erfahrungsaustausch


Es hat sich gezeigt, dass Absprachen mit anderen Behörden wesentlich zum Erfolg des Projektes beitragen. So finden regelmäßige Treffen, aber auch bilaterale Gespräche zu verschiedenen Aspekten des Projektes mit Digitalisierungsbeauftragten anderer Behörden statt.


Gern stehen wir auch Ihnen für Informationen oder einen Erfahrungsaustausch zur Verfügung. Unser Kontakt für Rückfragen unter der Mailadresse: dms@lra-mue.de


 

Olga Sidorov
Stabsstelle E-Government
beim Landratsamt Mühldorf am Inn

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