Elektronische Führung von Personalakten im Überblick

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Newsletter Dezember 2019:

Die Einführung der elektronischen Aktenführung ist für viele Behörden ein Thema. Für den Umstieg auf elektronische Akten sprechen – gerade im Vergleich zur Papierakte – beispielsweise

  • die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Akten,
  • der gleichzeitig mögliche Zugriff von mehreren Bearbeiterinnen und Bearbeitern sowie
  • die umfassenderen und komfortableren Recherchemöglichkeiten.


Diese Mehrwerte gelten auch für die elektronische Führung von Personalakten, weshalb sich etliche Behörden mit den damit verbundenen Fragestellungen und Herausforderungen auseinandersetzen. Die wesentlichen Anforderungen werden daher nachfolgend im Überblick dargestellt.

Die Regelungen zur elektronischen Personalakte sind in Art. 104 Abs. 2 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG) zusammengefasst. Damit wird auch klargestellt, dass die elektronische Personalakte eine Personalakte ist, für die die Art. 105 bis 110 BayBG unmittelbar gelten; eine eigenständige „Geltungsanordnung“ der Vorschriften für die Personalakte in Papierform für die Personalakte in elektronischer Form ist damit entbehrlich.

Art. 104 Abs. 2 Satz 1 BayBG legt fest, dass die Personalakte vollständig oder in Teilen elektronisch geführt werden darf. Neu aufgenommen wurde die Legaldefinition für den Begriff der Hybridakte, um insbesondere Abgrenzungsprobleme zur Nebenakte (Art. 104 Abs.1 Satz 3 BayBG) zu vermeiden. Die Hybridakte im engeren Sinne ist eine Akte, bei der einzelne Aktenteile in Papierform und andere Aktenteile in elektronischer Form geführt werden, aber niemals dieselben Teile sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form oder dieselben Teile mehrfach in gleicher Form wie in der Grundakte oder Teilakten. Letzteres ist eine Nebenakte. Bei der Hybridakte sind die Aktenteile auf verschiedene Trägerformen verteilt. Art. 104 Abs. 2 Satz 5 BayBG regelt deshalb, dass in das Verzeichnis nach Art. 104 Abs. 1 Satz 4 BayBG eine Übersicht aufgenommen werden muss, welche Aktenteile in welcher Form geführt werden, damit jederzeit eine vollständige Personalakte „zusammengesetzt“ werden kann. Das Verzeichnis ist in der Grundakte zu führen; diese kann sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt werden.

Art. 104 Abs. 2 Satz 2 BayBG stellt klar, dass die zur Personalakte gehörenden Unterlagen bei einer elektronischen Aktenführung in elektronischer Form erfasst und abgelegt werden; der Begriff der Unterlage umfasst daher auch die elektronische Unterlage. Die Vorschrift erlaubt zudem zu Beweiszwecken eine parallele Aufbewahrung der bisherigen Unterlagen in Papierform, also das Vorhalten des gleichen Inhalts auf unterschiedlichen „Informationsträgern“. In diesem Fall handelt es sich jedoch nicht um eine Parallelakte in Papierform, weil die Unterlagen in Papierform gerade nicht mehr Teil der Personalakte sind, sondern davon getrennt und nur zur Klärung eventueller Beweisfragen aufbewahrt werden. Auch die Verarbeitung der und der Zugang zu den bisherigen Unterlagen in Papierform ist nur für den genannten Beweiszweck zulässig, nicht jedoch für die allgemeinen Zwecke des Art. 103 BayBG.

Die „Benutzung“ und Führung der elektronischen Akte erfolgt durch ein automatisiertes Verfahren, das selbst jedoch nicht Teil der elektronischen Personalakte ist. Für dieses Verfahren (also nicht für die Personalakte selbst, sondern für das „Zugriffsinstrument“) ist Art. 111 BayBG anzuwenden, der den Einsatz von automatisierten Verfahren zum Zweck der Personalverwaltung regelt. Die Anforderungen an die Rechtmäßigkeit des automatisierten Verfahrens ergeben sich insbesondere aus Art. 5 Datenschutz-Grundverordnung. Art. 111 Abs. 1 Satz 1 BayBG legt fest, dass

  • überhaupt automatisierte Verfahren eingesetzt werden dürfen,
  • die äußerste Grenze für den Einsatz die in Art. 103 BayBG genannten Zwecke sind und
  • dass in diesen Verfahren auch Personalaktendaten, also Daten, die bereits in der Personalakte vorhanden sind, verarbeitet werden dürfen.


Zur Verarbeitung gehört auch die Speicherung; klargestellt ist damit, dass Personalaktendaten nicht nur in der Personalakte, sondern zusätzlich auch im automatisierten Verfahren gespeichert werden dürfen, sofern und soweit dies für die Erreichung der in Art.103 BayBG genannten Zwecke erforderlich ist. Eine alleinige und ausschließliche Speicherung von personenbezogenen Daten i.S.d. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) im automatisierten Verfahren ist dagegen nicht zulässig. Sie müssen vielmehr wegen § 50 BeamtStG (auch) in der Personalakte „gespeichert“ werden. Automatisierte Verfahren wie solche zur Führung der Personalakte oder andere automatisierte Personalverwaltungsverfahren sind kein Bestandteil der elektronischen Personalakte als solcher. Sie ermöglichen als technisches Werkzeug vielmehr lediglich den Zugriff auf diese. In bestimmten Bereichen kann aber für Personalaktendaten, die in einem automatisierten Verfahren gespeichert werden, nichts Anderes gelten als das, was im Personalaktenbereich gilt. Art. 111 Abs. 1 Satz 2 BayBG ordnet deshalb eine entsprechende Anwendung der Art. 103 sowie 108 bis 110 BayBG und Art. 111 Abs. 1 Satz 3 BayBG die organisatorische und technische Abschottung der hochsensiblen Beihilfedaten an.

Art. 104 Abs. 2 Satz 4 BayBG regelt das Scannen von Papierunterlagen. Anders als der Wortlaut in Art. 7 Abs. 3 Satz 3 Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG) müssen die Unterlagen hiernach in Papier- und elektronischer Form nicht nur inhaltlich, sondern auch bildlich übereinstimmen, um sicher mit dem in Personalangelegenheiten erforderlichen Beweiswert ausgestattet zu sein. Durch die Regelung soll eine eventuell auch nur geringfügige, rechtliche Unsicherheit der Aussagekraft der elektronischen Personalakte u.a. aus Fürsorgegesichtspunkten vermieden werden. Vielmehr sollen sich die Beschäftigten darauf verlassen können, dass ihre Personalakte ihr Dienstverhältnis bis zu dessen Ende, d.h. einschließlich des Ruhestands, ausreichend und belastbar abbildet. Beim Scannen der Papierunterlagen sind daneben die datenschutzrechtlichen Schutzziele der Integrität und der Authentizität sowie die Erhaltung des Beweiswerts der Unterlage mit einem sicheren technischen Verfahren – unter Verwendung einer mindestens fortgeschrittenen elektronischen Signatur bzw. eines fortgeschrittenen elektronischen Siegels i.S.v. Art. 36 eIDAS-VO – sicherzustellen.

Dasselbe gilt für die Speicherung der elektronischen Unterlagen in einem Archivsystem (Langzeitspeicher). Sobald die technischen und organisatorischen Voraussetzungen hierfür unter wirtschaftlich vertretbaren Bedingungen geschaffen werden können, wird statt der fortgeschrittenen ausschließlich eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. ein qualifiziertes elektronisches Siegel i.S.v. Art.28 eIDAS-VO als zulässig angesehen.

Im Ergebnis sind für die elektronische Personalaktenführung daher – gerade im Vergleich mit den allgemeinen Vorschriften zur elektronischen Aktenführung nach Art. 7 BayEGovG – erhöhte Anforderungen zu beachten. Dies gilt z.B. auch für das Scannen von Papierunterlagen, bei dem eine „bildliche und inhaltliche“ Übereinstimmung der elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten gefordert wird (Art. 104 Abs. 2 Satz 4 BayBG).

Vor einem Umstieg auf die elektronische Personalaktenführung empfiehlt es sich daher, sich mit den Anforderungen und den notwendigen Umsetzungsmaßnahmen vor Ort konkret auseinanderzusetzen, um auf dieser Grundlage eine gelungene Einführungsstrategie aufsetzen zu können.


Klaus Geiger, Referent für Finanzen, Organisation und digitale Verwaltung beim Bayerischen Landkreistag, München

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