Bei den Details der Umsetzung der Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebenden Anfang des Jahres gibt es aber immer wieder Unsicherheiten, etwa in Bezug auf die Frage, wann der Arbeitgeber aktiv werden muss.
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I. Was muss der Arbeitgebende tun?
Die Rechtsprechung verlangt von Arbeitgebenden, jede Beschäftigte und jeden Beschäftigten individuell und rechtzeitig
- über den ihr/ ihm zustehenden Urlaub und die für diesen geltenden Stichtage zu informieren,
- aufzufordern, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen und zu nehmen, und
- darauf hinzuweisen, dass der Urlaub andernfalls verfällt.
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II. Was passiert, wenn sie/ er dies nicht tut?
Wird die Mitwirkungsobliegenheit nicht erfüllt, sind die Stichtage, also z.B. der 31.12. des Urlaubsjahres, der 31.3. des Folgejahres oder der 31.5. des Folgejahres, für den Verfall praktisch nicht anwendbar. Bis zu diesen Stichtagen nicht genommener bzw. angetretener Urlaub verfällt nicht, sondern wird auf das gesamte Folgejahr übertragen. Er kann dann auch noch Jahre später geltend gemacht werden. Streitigkeiten darüber ergeben sich häufig, wenn das Arbeitsverhältnis endet und es um die Urlaubsabgeltung geht.
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III. Bis wann muss der Arbeitgebende aktiv werden?
Bezüglich des Zeitpunktes, bis zu dem der Arbeitgebende aktiv werden muss, hat die Rechtsprechung bisher keine genauen Vorgaben gemacht.
In der grundlegenden BAG-Entscheidung zur Mitwirkungsobliegenheit heißt es dazu nur, dass diese z. B. „zu Beginn des Kalenderjahres“ erfüllt werden könne (BAG, Urteil vom 19.2.2019 – 9 AZR 423/16). Ein konkreter Termin wurde aber nicht genannt.
Kommt es also nicht auf einen bestimmten Tag an?
Ja, aber mit einer Ausnahme: Erkrankt eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter längerfristig und erfolgt die Information erst nach dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit, kommt sie zu spät und bleibt wirkungslos, wenn sie/ er für das gesamte restliche Urlaubsjahr ausfällt. Das gilt nur dann nicht, wenn die Arbeitsunfähigkeit so früh eintritt, so dass es dem Arbeitgebenden unmöglich war, seine Mitwirkungsobliegenheit zu erfüllen, nämlich bereits während der ersten Januarwoche (BAG, Urteil vom 31.1.2023 – 9 AZR 107/20).
Heißt das, dass sich der Arbeitgebende doch bereits in der ersten Januarwoche um die Urlaubsmitteilungen kümmern muss?
Nein, nicht zwingend. Die BAG-Entscheidung zur ersten Januarwoche betrifft nur den seltenen Ausnahmefall, dass eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter bereits am Anfang des Jahres krankheitsbedingt ausfällt und durchgehend arbeitsunfähig bleibt. Arbeitgebende, die später informieren, kommen für diesen Einzelfall zu spät, für alle andere Fälle dagegen nicht.
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Hendrik Hase
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