ELENA- Gemeinsame Grundsätze zur Version 1.3

MVDS Entgelt

Nach wie vor ist monatlich der MVDS-Entgelt mit den folgenden Datenbausteinen zu liefern:

Pflichtangaben:

• DBEN ELENA Grunddaten

• DBNA Name

• Datenbaustein: DBGB Geburtsangaben

• Datenbaustein: DBAN Anschrift

• Datenbaustein: DBAG Arbeitgeberangaben

Fallweise sind die folgenden Datenbausteine zu liefern:

• DBAB von der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort

• DBFZ Fehlzeiten

• DBSE Steuerpflichtiger sonstiger Bezug

• DBSB Steuerfreie Bezüge

• DBAS Ausbildung

• DBZD Zusatzdaten

• DBNB Nebenbeschäftigung Arbeitslose

• DBHA Heimarbeiter

MVDS Kündigung/Entlassung

Neu ist der MVDS-Kündigung/Entlassung. Dieser Datensatz ersetzt den Datenbaustein DBKE, der bisher im MVDS-Entgelt enthalten war.

Bei Beendigung eines in der Arbeitslosenversicherung pflichtigen Beschäftigungsverhältnisses sind losgelöst von der Meldung aus der Entgeltabrechnung die Kündigungs- und Entlassungsdaten mittels eines MVDS für Kündigung/Entlassung (MVDS-Kündigung/Entlassung) zu melden.

Der MVDS-Kündigung/Entlassung besteht zwingend aus folgenden Datenbausteinen:

• DBNA Name

• DBGB Geburtsangaben

• DBAN Anschrift

• DBKE Kündigung/Entlassung

•

Weitere Datenbausteine sind nicht zulässig.

Weiterhin gilt, dass der DBKE spätestens drei Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnis gemeldet werden. Bleiben bis zum Ende der Beschäftigung weniger als drei Monate, ist der Datenbaustein unverzüglich - spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung - zu melden.

Durch Meldung eines MVDS-Kündigung/Entlassung zu einem Meldemonat werden alle bei der ZSS gespeicherten DBKE mit einem früheren oder gleichen Datum im Meldemonat zum gleichen Beschäf-tigungsverhältnis gelöscht und durch den aktuellen DBKE ersetzt.

Auch an den Gründen, bei denen ein DBKE nicht gemeldet werden muss, wird nichts geändert. Dies sind:

• Personen, die nicht nach dem Recht der Arbeitsförderung versichert sind,

• Beginn und Ende der Beschäftigung in einem Monat ohne DBKE (Beendigungsgrund 41),

• Ausscheiden bei Eintritt in den Ruhestand oder Altersrentenbezug (Beendigungsgrund 48) oder

• Ende durch Tod (Beendigungsgrund 49).

Wird eine Kündigung/Entlassung ganz zurückgenommen oder wurde sie zu Unrecht gemeldet, muss der zeitlich zuletzt gemeldete und bei der ZSS gespeicherte MVDSKündigung/ Entlassung storniert werden.

Die Einführung des MVDS Kündigung/Entlassung hat den Vorteil, dass Unternehmen entlastet wer-den, deren Mitarbeiter der Entgeltabrechnung oder deren Dienstleister nicht auf die notwendigen, arbeitsrechtlichen Informationen zugreifen können oder dürfen. So besteht nun für die Personalabtei-lungen die Möglichkeit direkt an die Zentrale Speicherstelle den DBKE zu senden. Nach wie vor kön-nen sich aber Probleme ergeben, da der MVDS Kündigung/Entlassung komplett von einer Stelle bearbeitet werden muss. Die großen Softwaresysteme haben eigene Erfassungsmasken für den DBKE geschaffen.

Freitextfelder im DBKE

Einen großen Erfolg konnten die ELENA-Kritiker erzielen. Die heftig umstrittenen Freitextfelder im DBKE werden ersatzlos gestrichen.

Die überarbeiteten Gemeinsamen Grundsätze enthalten zwei Anlagen des ELENA-Datensatzes bzw. der ELENA-Datensatzbeschreibung:

Die Datensatzbeschreibung in der Version 01  gilt für alle Meldungen bis zum 31.12.2010. In dieser sind bei dem Datenbaustein DBKE noch die Freitextfelder VWIVER (Stelle 86), SAWPRNA (Stelle 343), KAUAUG (Stelle 396), KABGG (Stelle 426) und AVENLZG (Stelle 459) enthalten. Diese Felder dürfen nicht gefüllt sein. Ist eines der Felder gefüllt, wird der Datensatz als Fehler erkannt und abgewiesen.

Ab dem 1.1.2011 gilt die Datensatzbeschreibung aus Version 2. In dieser Version sind im DBKE keine Freitextfelder enthalten.

Die Softwaresyteme müssen nunmehr angepasst werden und die Eingabe in den Freifeldern unter-drückt werden. Bis zu dieser Programmänderung müssen die Arbeitgeber selbst aufpassen, dass keine Daten in diesen Feldern stehen.

Diese, aus Sicht des Datenschutzes sehr gute Änderung hat aber für die betriebliche Praxis Nachteile. Mit diesen Freitextfeldern sollten Rückfragen der Arbeitsagentur bei Anträgen zu Arbeitslosengeld vermieden werden. Nunmehr bleibt es bei den fallbezogenen persönlichen Rückfragen.

Wichtige Regelungen beim DBKE

Nach wie vor gelten für den DBKE folgende Grundregeln:

• der DBKE ist in dem Monat zu melden, in dem die Kündigung ausgesprochen wurde; nicht zum Ende des Arbeitsverhältnis

• bei am 1.7.2010 bestehenden Kündigungen ist in diesem Monat der DBKE zu melden

• bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss der DBKE mindestens 3 Monate vor Ende der Be-fristung geliefert werden

• bei einer späteren Verlängerung des befristeten Arbeitsverhältnisses muss der DBKE storniert werden

• der DBKE muss vollständig erstellt werden. Dazu gehören alle Angaben zur Kündigung.

• der DBKE muss auch bei Eigenkündigung des Arbeitnehmers erstellt werden

Der angedachte "DBKE-Light" für Eigenkündigung wird nicht umgesetzt.

Mehrere MVDS in einem Monat

Grundsätzlich ist pro Monat nur ein MVDS-Datensatz zu liefern. Allerdings sind in bestimmten Fällen mehrere MVDS zu erstellen:

• Wiedereinstellung im selben Monat

• Änderung in der Beitragsgruppe

• Änderung in der Personengruppe

• Wechsel der Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt

• Geringfügige Beschäftigung während Elternzeit beim selben Arbeitgeber

• Geringfügige Beschäftigung während Wehr- oder Zivildienst beim selben Arbeitgeber

• Geringfügige Beschäftigung während Pflegezeit beim selben Arbeitgeber

Beachten Sie bitte besonders die Fälle, bei denen der Arbeitnehmer Teilzeit in Elternzeit/Pflegezeit hat. Ihr System muss so eingerichtet sein, dass es 2 getrennte MVDS liefert.

Andere Freitextfelder

Ebenfalls gelöscht wurde im dem Datenbaustein DBSB (steuerfreie Bezüge) das Datenfeld SBARTTX ( Stelle 20). Wird dieses Feld bis zum 31.12.2010 mit Inhalt geliefert, wird der Datensatz aber nicht als Fehler erkannt.

Weiterhin gültig bleiben die Freitexte in dem Datenbaustein DBNB (Nebenbeschäftigung Arbeitslose) im Datenfeld HEIMARBAUSG (Stelle 029) und HEIMARBABL (Stelle 069)

Alexander Enderes, Beratung Entgeltabrechnung, Darmstadt