Firmenwagen zur privaten Nutzung: Mängel bei der Führung eines Fahrtenbuchs

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung kann der geldwerte Vorteil entweder nach der 1%-/0,03%-Bruttolistenpreisregelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden, die einen Einzelnachweis aller Fahrten und der Gesamtkosten erfordert. Der geldwerte Vorteil ermittelt sich bei der Fahrtenbuchmethode durch Multiplikation des Kilometersatzes (Kilometersatz = Gesamtkosten dividiert durch Jahresfahrleistung) mit den privat gefahrenen Kilometer (vgl. zu den beiden Methoden die ausführlichen Erläuterungen im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2012, beim Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter den Nrn. 2 und 3).

In der Praxis kommt es immer wieder zu Streitigkeiten mit dem Finanzamt bezüglich der Frage, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt worden ist, das heißt, tatsächlich alle durchgeführten Fahrten zutreffend aufgezeichnet worden sind. Der Bundesfinanzhof hält diesbezüglich an seiner Rechtsprechung fest, dass in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausgewiesen werden müssen. Diese Anforderungen sind nicht erfüllt, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, selbst wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden sollten. Im Streitfall wiesen die Fahrtenbücher neben dem jeweiligen Datum, Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt sowie den jeweils gefahrenen Tageskilometern zumeist nur Ortsangaben (z.B. „F- A-Straße -F“), gelegentlich auch die Namen von Kunden (z.B. „F- XY –F“) oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. „F- Tanken –F“) auf. Diese Angaben wurden von der Klägerin nachträglich durch eine Auflistung ergänzt, die sie auf der Grundlage eines handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Der Bundesfinanzhof verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet waren. Eine solche vollständige Aufzeichnung verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen. Ein Fahrtenbuch ist übrigens auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn in ihm keine Straßen, sondern lediglich Namen von Unternehmen angegeben werden, die in einer Vielzahl von Filialen im Stadtgebiet vertreten sind. Denn auch in diesem Fall lässt sich unter Hinzuziehung der angegebenen Gesamtkilometer für solche Fahrten das Fahrtziel nicht konkretisieren, sondern lediglich der Umkreis bestimmen, in dem der mögliche Kunde oder Geschäftspartner ansässig ist und hätte besucht werden können.

Der Bundesfinanzhof hat darüber hinaus bereits im Jahr 2008 erfreulicherweise entschieden, dass kleinere Mängel noch nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs mit der Folge der Anwendung der Bruttolistenpreisregelung führen. In dem zugunsten des Arbeitnehmers ausgegangenen Streitfall hatten die Richter u.a. entschieden, dass eine Abweichung bei der Kilometerangabe zwischen Routenplaner und Fahrtenbucheintragung von 40 km bei einer 800 km Fahrt (= 5%) unschädlich ist und nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führt. In einem nunmehr entschiedenen Streitfall macht der Bundesfinanzhof aber deutlich, dass seine Aussage „kleinere Mängel sind unschädlich“ Grenzen hat und diese schnell erreicht sind. Im Streitfall waren wiederholte Fahrten zu ein und demselben Ziel ohne Begründung mit unterschiedlichen Kilometerangaben zwischen 232 km und 288 km eingetragen worden. Somit ergab sich bei den streitigen Fahrten hinsichtlich der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch eine Abweichung von bis zu 56 km bei einer Entfernung von höchstens 232 km. Das entspricht einer Abweichung von 24%. Bei Anwendung der im vorstehenden Absatz als unschädlich beschriebenen 5%-Grenze hätte die maximale Abweichung höchstens 12 km betragen dürfen. Es konnte somit nicht ausgeschlossen werden, dass erhebliche private Umwegfahrten nicht gesondert aufgezeichnet worden waren mit der Folge, dass das Fahrtenbuch insgesamt verworfen und der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung des Firmenwagens nach der ungünstigeren 1%-/0,03%-Bruttolistenpreisregelung ermittelt wurde. Eigentlich auf eine Selbstverständlichkeit hat der Bundesfinanzhof in dieser Entscheidung auch noch hingewiesen: Handschriftliche Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch müssen lesbar sein, da sie anderenfalls ihren Zweck nicht erfüllen können. Dazu genügt es nicht, dass der Arbeitnehmer vorgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können, da sie ihm nicht als Erinnerungsstütze dienen sollen, sondern zum Nachweis der tatsächlich durchgeführten Fahrten gegenüber dem Finanzamt bestimmt sind.

(BFH-Urteil vom 1.3.2012 VI R 33/10 und BFH-Beschluss vom 14.3.2012  VIII B 120/11)