Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten: Kein Zufluss einer Reisekostenvergütung bei Einbehalt des Sachbezugswerts
In der Juli-Online-Aktualisierung des Lexikons für das Lohnbüro haben wir Sie über die neue Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs informiert, wonach steuerfreie Reisekostenvergütungen einem Abzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten nur insoweit entgegen stehen, als sie dem Arbeitnehmer tatsächlich ausgezahlt worden sind. Macht hingegen der Arbeitgeber entsprechend den reisekostenrechtlichen Bestimmungen von seinem Einbehaltungsrecht Gebrauch oder mindert er den Vergütungsanspruch, kommt eine Kürzung der Werbungskosten nicht in Betracht. Allerdings gehört die unentgeltliche Verpflegung in Höhe des Sachbezugswerts zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.Die Finanzverwaltung wendet die neue Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs an. Allerdings wird es nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber nach der bisherigen Verwaltungsauffassung verfährt.
Macht hingegen der Arbeitgeber entsprechend den reisekostenrechtlichen Macht der Arbeitnehmer in diesem Fall Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend, ist der unversteuerte bzw. verrechnete Sachbezugswert als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Aus Vereinfachungsgründen kann er mit dem maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen saldiert werden.
Beispiel A
Im Rahmen einer 15-stündigen Auswärtstätigkeit zu einer Zweigniederlassung wird dem Arbeitnehmer 2011 ein unentgeltliches Mittagessen in der Kantine der Zweigniederlassung gewährt. Der Arbeitgeber hat eine betriebliche Reisekostenregelung, nach der die Reisekostenvergütung bei einer 15-stündigen Abwesenheit 9,80 € beträgt. Für das Mittagessen hat der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer ein Entgelt in Höhe des Sachbezugswerts von 2,83 € vereinbart, das er von er Reisekostenvergütung in Höhe von 9,80 € einbehält. Der Arbeitgeber zahlt deshalb lediglich 6,97 € (= 9,80 € abzüglich 2,83 €) an den Arbeitnehmer aus.
Der Arbeitnehmer hat bei Beibehaltung der bisherigen Verwaltungsauffassung eine steuerfreie Reisekostenvergütung von 9,80 € erhalten und kann folglich nur 2,20 € (= 12 € abzüglich 9,80 €) und nicht 5,03 € (= 12 € abzüglich 6,97 €) als Werbungskosten geltend machen kann. Durch die Verrechnung des Betrags von 2,83 € mit dem Anspruch auf Reisekostenvergütung entfällt zudem die Versteuerung eine geldwerten Vorteils für das Mittagessen.
Hält der Arbeitgeber einen höheren Betrag als den amtlichen Sachbezugswert für die Mahlzeit ein, stellt sich die Frage, ob der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen kann. Dies wird man nunmehr – entgegen dem Wortlaut des R 9.6 Abs. 1 Satz 3 Lohnsteuer-Richtlinien – bejahen müssen, da nach der u.E. eindeutigen Formulierung im Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung der unversteuerte bzw. verrechnete Sachbezugswert – und nicht ein darüber hinausgehender Betrag – mit dem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen zu saldieren ist.
Beispiel B
Der Arbeitnehmer macht im Kalenderjahr 2011 eine Auswärtstätigkeit zu einer Zweigniederlassung (Dauer 15 Stunden). Er nimmt in der dortigen Kantine ein Mittagessen ein, für das der Arbeitgeber 4 € von der dem Arbeitnehmer zustehenden Reisekostenvergütung einbehält. Der Arbeitnehmer hat nach der betrieblichen Reisekostenregelung Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 12 €.
Durch die Verrechnung des Betrags von 4 € mit dem Anspruch auf Verpflegungspauschale von 12 € entfällt die Versteuerung eines geldwerten Vorteils für das Mittagessen. Der Arbeitnehmer kann aber einen Betrag von 1,17 € als Werbungskosten geltend machen, da der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 12 € (wegen 15 Stunden Abwesenheit) lediglich um den vom Arbeitgeber ausgezahlten Betrag von 8 € sowie den einbehaltenen Sachbezugswert von 2,83 € zu kürzen ist.
(BFH-Urteil vom 24.3.2011 VI R 11/10; BMF-Schreiben vom 27.9.2011 IV C 5 – S 2353/09/10004, DOK 2011/0760630)