Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten: Praxisfragen zur ersten Tätigkeitsstätte, zum Arbeitgeber-Sammelpunkt und zur Kürzung der Verpflegungspauschale

In der Praxis sind in den letzten Wochen diverse Fragen zur gesetzlichen Reisekostenreform zu Beginn dieses Jahres aufgetreten, die an folgenden Beispielen erläutert werden sollen:

Beispiel A

Der im IT-Bereich tätige Arbeitnehmer ist von seinem Arbeitgeber dem „Home-Office“ des Arbeitnehmers zugeordnet worden. Er wird bis auf Weiteres und arbeitstäglich ausschließlich beim Kunden B tätig. Für sämtliche Fahrten steht dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 50 000 € zur Verfügung. Die Entfernung von seiner Wohnung zum Kunden B beträgt 80 km.

Da das „Home-Office“ keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist, geht die vom Arbeitgeber getroffene Zuordnungsentscheidung ins Leere. Die erste Tätigkeitsstätte ist nach zeitlichen Kriterien zu bestimmen und befindet sich beim Kunden B, da der Arbeitnehmer dort dauerhaft und arbeitstäglich tätig werden soll (vgl. Anhang 4 des Lexikons für das Lohnbüro, Ausgabe 2014, unter Nr. 3 Buchstaben c und e). Der monatliche geldwerte Vorteil aus der Firmenwagengestellung beträgt:

Privatfahrten

                  
Beispiel B

Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer A festgelegt, dass er dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich die Niederlassung aufzusuchen hat, um dort seine eigentliche berufliche Fahrtätigkeit nach Übernahme des Betriebsfahrzeugs aufzunehmen. Außerdem hat A einmal monatlich den Firmensitz des Arbeitgebers aufzusuchen. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt bei A weder durch Zuordnung noch durch Erfüllung der zeitlichen Kriterien vor.

Bei den typischerweise arbeitstäglichen Fahrten mit dem eigenen Pkw von der Wohnung des A zur Niederlassung handelt es sich um Fahrten zu einem sog. Arbeitgeber-Sammelpunkt, für die A nur Werbungskosten in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer geltend machen kann (vgl. die Erläuterungen in Anhang 4 des Lexikons für das Lohnbüro, Ausgabe 2014, unter Nr. 7 Buchstabe a sowie beim Stichwort „Entfernungspauschale“ unter Nr. 11 Buchstabe b).

Ordnet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer A durch arbeitsrechtliche Festlegung dem Firmensitz zu, was ohne weiteres möglich ist (vgl. Anhang 4, Nr. 3 Buchstabe b im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2014), kann A für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zur Niederlassung Werbungskosten nach Reisekostengrundsätzen (= 0,30 € je gefahrenen Kilometer) geltend machen.

Beispiel C

Der Arbeitnehmer bekommt von seinem Arbeitgeber am Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ein Frühstück und ein Mittagessen zur Verfügung gestellt. Diese Mahlzeitengestellung führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl. auch Anhang 4 des Lexikons für das Lohnbüro, Ausgabe 2014, unter Nr. 9 Buchstabe c und Nr. 10 Buchstabe e):

Eine Kürzung der Verpflegungspauschale kann nur bis 0 € erfolgen. Der übersteigende Kürzungsbetrag von hier 2,40 € (14,40 € abzüglich 12 €) ist weder als Arbeitslohn anzusetzen noch aus steuerlicher Sicht z.B. vom Nettolohn des Arbeitnehmers einzubehalten.