Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten: Zuzahlungen der Arbeitnehmer bei Frühstücksgestellung
Die Finanzverwaltung hat zu den umsatzsteuerlichen Konsequenzen Stellung genommen, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit neben der Übernachtung auch ein Frühstück erhält.
Danach gelten folgende Grundsätze:
- Bei einer durch den Arbeitgeber veranlassten Frühstücksgestellung (= Kostentragung durch und Rechnung an den Arbeitgeber) liegt keine umsatzsteuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer vor, wenn der Arbeitgeber die Frühstückskosten in voller Höhe getragen hat oder dem Arbeitnehmer die verauslagten Kosten in voller Höhe oder unter Einbehalt des für ein Frühstücks anzusetzenden Sachbezugswerts nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (2011 = 1,57 €) erstattet hat. Ein umsatzsteuerpflichtiger Leistungsaustausch liegt ebenfalls nicht vor (vgl. das nachfolgende Beispiel A).
- Kürzt der Arbeitgeber die Reisekostenvergütung des Arbeitnehmers jedoch um einen höheren Betrag als den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzenden Sachbezugswert von 1,57 €, ist bei der Frühstücksgestellung von einer gegen Entgelt ausgeführten umsatzsteuerpflichtigen sonstigen Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer auszugehen (vgl. das nachfolgende Beispiel B).
Beispiel A
Der Arbeitgeber bucht und zahlt für seinen Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Übernachtung mit Frühstück. Die an den Arbeitgeber adressierte Hotelrechnung lautet über 100 € brutto, davon 80 € für die Übernachtung und 20 € für ein sog. „Business-Package einschließlich Frühstück“. Reisebeginn ist am Vortag um 18 Uhr, Reiseende am nächsten Tag um 13 Uhr. Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer zudem einen Verpflegungszuschuss von 6 €, von dem er den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung für ein Frühstück anzusetzenden Wert von 1,57 € einbehält. Dem Arbeitnehmer werden von seinem Arbeitgeber noch 4,43 € als Verpflegungszuschuss (6 € abzüglich 1,57 €) ausbezahlt.
- Aus der Hotelrechnung steht dem Arbeitgeber der volle Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug zu.
- Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für Mehraufwendungen für Verpflegung den Zuschuss von 6 € steuerfrei erstatten.
- Die Zurechnung eines geldwerten Vorteils zum Arbeitslohn entfällt, da der Arbeitnehmer zum Frühstück eine Zuzahlung mindestens in Höhe des Sachbezugswerts geleistet hat.
- Für die Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erfolgt keine Umsatzbesteuerung.
Beispiel B
Wie Beispiel A. Der Arbeitgeber behält für die Frühstücksgestellung einen Betrag von 4,80 € ein und zahlt dem Arbeitnehmer noch 1,20 € aus (6 € Verpflegungszuschuss abzüglich 4,80 €).
- Aus der Hotelrechnung steht dem Arbeitgeber der volle Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug zu.
- Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für Mehraufwendungen für Verpflegung den Zuschuss von 6 € steuerfrei erstatten.
- Die Zurechnung eines geldwerten Vorteils zum Arbeitslohn entfällt, da der Arbeitnehmer zum Frühstück eine Zuzahlung mindestens in Höhe des Sachbezugswerts geleistet hat.
- Die Frühstücksgestellung ist eine entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Die Bemessungsgrundlage ist aus der vom Arbeitnehmer einbehaltenen (= gezahlten) Gegenleistung von 4,80 € zu ermitteln (= Bruttobetrag). Da der Regelsteuersatz von 19% anzuwenden ist, beträgt das Nettoentgelt 4,03 € und die Umsatzsteuer 0,77 €. Eine Mindestbemessungsgrundlage ist nicht anzuwenden.
(Kurzinformation der OFD Rheinland Nr. 4/2011 vom 17.2.2011)