Projektmanagement und Personalprozesse

Als Konsequenz aus der vorgeschalteten Ist-Analyse und somit einhergehend mit der Notwendigkeit des Aufbaus eines anwendergerechten Personalmanagement-Fachverfahrens werden Verantwortliche vor neue Herausforderungen gestellt. Hier dient die klare Zieldefinition des (Projekt) Auftrages und die Einbeziehung des Umfeldes als zuverlässige Bezugsgröße, um den Mehrwert im Personalmanagement anhand durchgängiger Geschäftsprozesse und unter Einbezug nachhaltiger Qualität der Arbeitsabläufe  gestalten zu können. Von der Personalverwaltung zum zukunftsorientierten Personalmanagement – dieses Projekt mit seinen Herausforderungen ist  an einen schrittweisen und strukturierten Projektplanungs- und -umsetzungsprozess  gebunden.

Für den Projekterfolg sind u.a. individuelle und verwaltungsspezifische Beteiligungsprozesse – z.B. neben der Personalabteilung und weiteren Anwendern aus den Querschnittsämtern z.B. auch der Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, IT-Verantwortliche und Führungskräfte mit einzubeziehen.

Betrachten wir die Ausgangssituation in der Praxis, so finden wir oft neue Aufgaben vor, die zu Beginn zunächst als Projekt bezeichnet werden und euphorisch starten, in deren Umsetzung jedoch die Einhaltung konkreter Projektarbeitsschritte sowie Dokumentations- und Controllingaspekte leider nicht den erforderlichen Stellenwert erhalten.

Insofern geht es darum, aufzuzeigen, welche Schritte in der Ist-Analyse zur Ausgangssituation und Definition der IT-gestützten Personalprozesse erforderlich sind.

Ziel ist es weiterhin, die Optimierungsmöglichkeiten durch Anwendung der projektorientierten Arbeitsmethoden aufzuzeigen.

Hierbei ist das Projektmanagement mit seinen projektspezifischen Arbeitsschritten (Zielklärung „Projektauftrag“, Grobplanung, Feinplanung, Umsetzung, Controlling) besonders zu erwähnen.  

Projektplanungsphase:

Um die Anwendung und den Einsatz eines Verfahrens optimal zu gestalten, sind wesentliche Anforderungen an das Personalmanagement als „Projektauftrag“ zu definieren. In einer erfolgreichen Projektumsetzung spiegelt sich die Erfüllung der Anforderungen z.B. anhand eines Leistungskataloges/Pflichtenheftes wider.

Als wesentlicher Erfolgsfaktor für diesen Umstellungsprozess wird die Motivation der Beteiligten bewertet, d.h. sie durch Kommunikations- und Beteiligungsprozesse kontinuierlich einzubeziehen und somit „im Boot zu halten“.

Weitere Erfolgsfaktoren für Personalmanagement-Projekte zur Neuausrichtung der Geschäftsprozesse sind:

• Istanalyse und Zielklärung
• Benennung eines Verantwortlichen (Projektleiter)
• Analyse des Projektumfeldes – wer sind die betroffenen und beteiligten Akteure in diesem Umstellungsprozess?
• Grobplanung, Erstellung eines Phasenplanes mit Definition der Meilensteine
• Zeit- und Ablaufplanung
• Risikoanalyse
• Feinplanung mit Definition der Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten , Bildung von Teilprojektgruppen
• Projektplanungs- und Steuerungsprozess
• Dokumentation und Berichtswesen

Schaubild Projektmanagement:

Schaubild Projektmanagement-Prozess:

Vorteile des projektorientierten Vorgehens:

• Eindeutiger Projektauftrag mit definierten Projektzielen
• Zielgerichtete Planung und Projektumsetzung
• Breite Akzeptanz durch bedarfsgerechte Kommunikations- und Beteiligungsprozesse innerhalb der Verwaltung
• Reduzierung der Komplexität
• Schnelle Reaktions- und Steuerungsmöglichkeit bei eintretenden Problemen
• Akzeptanz bei der Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und Nachhaltigkeit
• Transparenz und Informationen/Berichterstattung an Politik und Verwaltungsspitze
• Projekttransfer sowie Sicherung der erarbeiteten Ergebnisse und Projekterfahrungen für Folgeprojekte