Kerstin Magnussen

Prozessorientierung als Grundlage modernen Personalmanagements

Für eine ziel- und bedarfsorientierte Personalentwicklung aus Sicht der demografischen Entwicklung und dem drohenden Fachkräftemangel bedarf es über der klassischen Gehaltsabrechnung hinaus verstärkt einer ganzheitlichen Gestaltung und Betrachtung der Personalarbeit bei Reduzierung administrativer Aufgaben. „Schlanke“ Geschäftsprozesse, Qualitätssteigerung und die Vermeidung von Datenredundanz (Medienbrüche) sollen idealerweise unter Anwendung geeigneter Management-Methoden und -verfahren
realisiert werden.

Der Druck auf Organisationen zur Konsolidierung ihrer Haushalte und zur Umsetzung der LOB steigt. Im Zusammenhang mit demografischen Entwicklungen eine zielorientierte Personalentwicklung zu betreiben, steht dabei im Fokus der drängenden Aufgaben in den Verwaltungen, wobei diese nur mit Hilfe praxisorientierten Handwerkszeug und Methoden realisiert werden können. Für eine richtige Bewertung der Handlungsoptionen ist eine aussagefähige Istanalyse zu vorhandenen Datenbeständen und Datenbanken/IT-Verfahren unerlässlich.

Betrachten wir die Ausgangssituation in der Praxis, so finden wir oft viele parallele Fachverfahren und Datenbanken vor, die von den zuständigen Sachbearbeitern zur Wahrnehmung ihrer Personalaufgaben eingesetzt werden.

Folge ist, dass Freiraum für strategische Aufgabenstellung fehlt und der Personaler in der Datenpflege „untergeht“ – ein Personalmanagement wird unmöglich ...

Als Konsequenz aus der Doppik-Einführung und damit verbunden mit der Notwendigkeit des Aufbaus eines zielgruppengerechten Berichtswesens werden Personal-Verantwortliche zusätzlich vor neue Herausforderungen gestellt. Hier dient die Entgeltabrechnung mehr denn je als zuverlässige Bezugsgröße, um den Mehrwert im Personalmanagement anhand durchgängiger Geschäftsprozesse und unter Einbezug nachhaltiger Qualität der Arbeitsabläufe greifbar zu machen. Von der Personalverwaltung zum zukunftsorientierten Personalmanagement – diese Herausforderung ist  an eine konsequente Ist-Analyse der vorhandenen Arbeitsabläufe und an die Definition praxisorientierter Sollprozesse gebunden. Aufgabe ist dabei, sich mit Datenredundanzen auseinanderzusetzen – denn in der Redundanz stecken neben dem hohen administrativen Aufwand auch das erhöhte Fehlerrisiko und Qualitätseinbußen in vorhandenen Datenbeständen.

Zur Reduzierung administrativer Aufgaben werden deshalb die Verschlankung von Geschäftsprozessen und der Abbau von Datenredundanz favorisiert. Diese sollten künftig verstärkt in der zeitgemäßen Personalarbeit genutzt werden, um ein modernes und zukunftsfähiges Personalmanagement zu gestalten. IT-gestützte und prozessorientierte Geschäftsprozesse gewinnen insofern immer stärker an Bedeutung.

Zielsetzung dabei ist, einmal erfasste Personendaten als Basis zur Verfügung zu stellen und durch die individuellen Arbeitsbereiche zusätzliche Daten zu ergänzen. Die Arbeit in integrierten Prozessen ermöglicht Synergieeffekte und eine Qualitätssteigerung durch aktuelle Datenbestände. Dadurch steigt die Wertschöpfung in der Personal- und Führungsarbeit, sodass die interne Dienstleistung ausgebaut werden kann.

Es geht vor allem darum, zu verdeutlichen, welche Aspekte und Anfor-

derungen auf diesem Weg schrittweise vom (Personal-)Praktiker – losgelöst von der IT – zu klären sind, und welche Fragestellungen eine Software nicht maschinell „richten“ kann.