Urlaubsplan

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30.04.2018

Gerade zur Urlaubszeit gilt es, den Dienstbetrieb aufrechtzuerhalten. Damit sind oftmals die Urlaubswünsche der Beschäftigten nicht in Einklang zu bringen. Häufig passiert es auch, dass Beschäftigte ihren Urlaub gleichzeitig mit ihren Vertretungen nehmen wollen und damit die Aufgabenerfüllung der Behörde nicht mehr gesichert werden kann. Hilfe bietet hier das Aufstellen eines Urlaubsplanes.

Liebe Leserin, lieber Leser,

nach §. 75 Abs. 3 Nr. 3 BPersVG (und dem entsprechenden Personalvertretungsrecht des einzelnen Landes) unterliegt die Aufstellung eines Urlaubsplanes der Mitbestimmung durch den Personalrat.

Sinn und Zweck eines Urlaubsplans ist es, die Interessen der Beschäftigten (Angestellte und Beamte) und die Anforderungen des Verwaltungsbetriebes innerhalb einer Behörde unter sozialen Gesichtspunkten zu koordinieren. So wäre es beispielsweise auf diese Weise regelbar, dass Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern ihren Erholungsurlaub während der Schulferien nehmen können. Durch Urlaubspläne sollen die Urlaubszeiten der Beschäftigten so koordiniert werden, dass zum einen die Interessen aller Beschäftigten möglichst gleichrangig berücksichtigt werden und zum anderen innerhalb des Dienstbetriebs die ordnungsgemäße Erfüllung der anfallenden Aufgaben trotz sich überschneidender Urlaubszeiten gewährleistet bleibt.¹

Der Urlaubsplan ist eine generell-konkrete Gestaltung des Urlaubsanspruchs der Behördenbediensteten.² Die Gestaltung ist aber in ihrer Verbindlichkeit nur ein Programm; Dienststellenleiter und Beschäftigte können – insbesondere aus späteren, vorher nicht absehbaren Entwicklungen – auf eine andere Urlaubsgestaltung im Einzelfall hinwirken.³

Schon hieraus wird klar, dass der Urlaubsplan nicht das Genehmigungsverfahren im Einzelfall ersetzt. Dies ist jedoch in der Literatur strittig.⁴

Der Urlaubsplan kann sich auf allgemeine Grundsätze (wie z. B. Fragen der rechtzeitigen Antragstellung u. Ä.) beschränken und kann den Urlaub für die einzelnen Beschäftigten nach der konkreten Zeit festzulegen versuchen; er kann allgemeiner oder konkreter gestaltet werden, er muss aber mehr sein als eine allgemeine Verfahrensordnung zum Urlaubsantrag. Gegenstand des mitbestimmungspflichtigen Urlaubsplanes können alle Arten von Antragsurlaub sein, also nicht nur der Erholungsurlaub, sondern etwa auch der Zusatzurlaub (z. B. von Schwerbehinderten).

Der Urlaubsplan ist nur eine Gestaltungsmöglichkeit; es besteht keine Verpflichtung, einen Urlaubsplan aufzustellen. Zweckmäßig ist ein Urlaubsplan nur dann, wenn die kollegiale Abstimmung von Urlaubswünschen nicht funktioniert und der Personalrat an der Mitgestaltung eines Urlaubsplanes interessiert ist. Ist dies nicht der Fall, ist das Einzelverfahren zweckmäßiger. Das Aufstellen eines Urlaubsplanes darf nicht zu einem reinen Formalismus führen.

Der Dienststellenleiter braucht insbesondere kein Einigungsverfahren zu betreiben; er kann auch den Plan als gescheitert ansehen und über Urlaubsanträge ohne weiteren Plan einzeln entscheiden.

Die Mitbestimmung bei der Aufstellung des Urlaubsplans ist im Hinblick auf den Begriff der sozialen Angelegenheiten dabei aber jedenfalls weit auszulegen. Der Begriff des Urlaubsplans gibt nur die Zielrichtung vor, ohne zugleich die Mitbestimmung auf Urlaubspläne im engeren Sinne einzugrenzen. Die Mitbestimmung erfasst alle Maßnahmen und Regelungen, bei denen entweder allgemeine Regelungen für Teile der Beschäftigten aufgestellt werden, um ihre Urlaubsbegehren oder sonstigen Freistellungsbegehren in ihren Voraussetzungen und Grenzen näher auszugestalten. Zum anderen sollen alle Entscheidungssituationen erfasst werden, in denen sich bei einem Urlaubsbegehren keine Einigung zwischen Dienststelle und einzelnen Beschäftigten ergibt, weil in diesem Fall stets zu vermuten ist, dass für die ablehnende Haltung der Dienststelle auch betriebliche Gründe maßgebend sind. Voraussetzung der Mitbestimmung ist damit nicht, dass für die Dienststelle ein vollständiger Urlaubsplan im engeren Sinne aufgestellt werden soll, der die Ansprüche auf Erholungsurlaub aller Beschäftigten vollständig für das jeweilige Urlaubsjahr regelt. Auch Teilregelungen einzelner Aspekte der Urlaubsgewährung (im weitesten Sinne) werden von dem Mitbestimmungstatbestand des § 75 Abs. 3 Nr. 3 BPersVG erfasst. Gleiches gilt, wenn die Regelungsfrage nur einige Beschäftigte betrifft, z. B. weil hinsichtlich eines bestimmten Aufgabengebietes die Frage der Urlaubsvertretung verbindlich zu regeln ist, insbesondere wenn sich die betroffenen Beschäftigten untereinander nicht einigen können.⁵

Ihr
Dr. Maximilian Baßlsperger

¹ Ballerstedt/Schleicher/Faber Art. 75 Rn. 441a.
² Ballerstedt/Schleicher/Faber Art. 75 Rn. 442/446.
³ Ballerstedt/Schleicher/Faber Art. 75 Rn. 444 ff.
⁴ Näheres bei Ballerstedt/Schleicher/Faber Art. 75 Rn. 449 ff.
⁵ VG Frankfurt vom 10.1.2005 – 9 E 3338/04 (V) –