Auslagenersatz: Führungszeugnisse der Arbeitnehmer

Es handelt sich dabei um Beträge, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält,

• um sie für den Arbeitgeber auszugeben (= durchlaufende Gelder) oder

• weil er sie für den Arbeitgeber ausgegeben hat (= Auslagenersatz); vgl. im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2017, das Stichwort „Auslagenersatz“.

Bei der Aufnahme einer Beschäftigung erfolgt die Übernahme der Kosten für ein (erweitertes) Führungszeugnis durch den Arbeitgeber nicht ausschließlich im betrieblichen Interesse, da der Arbeitnehmer selbst ein nicht unerhebliches Interesse hieran hat. Auch die Kosten für (erweitere) Führungszeugnisse im laufenden Arbeitsverhältnis sind nicht ausschließlich dem betrieblichen Interesse des Arbeitgebers zuzuordnen. Das nicht unerhebliche Interesse des Arbeitnehmers, die Unbedenklichkeit seines Einsatzes zu belegen, ist hier gegeben. Schließlich muss der Arbeitnehmer bei Nichtvorlage mit einer Beendigung seiner Beschäftigung rechnen. Dass der Arbeitgeber individuell arbeitsvertraglich zur Übernahme der Kosten verpflichtet ist, steht dem nicht entgegen. Somit liegt in diesem Fällen steuerpflichtiger Arbeitslohn und in gleicher Höhe beim Arbeitnehmer Werbungskosten vor (= steuerpflichtiger Werbungskostenersatz).

Steuerfreier Auslagenersatz ist aber ausnahmsweise gegeben, wenn die Übernahme der Kosten für erweiterte Führungszeugnisse tarifvertraglich geregelt sein sollte. Hier kann sich der Arbeitgeber der Inanspruchnahme durch den Arbeitnehmer nicht entziehen, weil der Arbeitgeber einer tarifvertraglichen Bindung unterliegt und das Risiko des Entstehens der Aufwendungen bei ihm liegt.

(§ 3 Nr. 50 EStG)

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