Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Lediglich zum 1.1.2016 oder im Laufe des Kalenderjahres 2016 neu eingestellte Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber einmalig bei der ELStAM-Datenbank anzumelden. Mit der Anmeldebestätigung werden dem Arbeitgeber die ELStAM der neu eingestellten Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt.

Der dem Arbeitnehmer auf dessen Wunsch im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren für das Kalenderjahr 2016 vom Finanzamt zur Verfügung gestellte ELStAM-Ausdruck ist ausschließlich für die Unterlagen des Arbeitnehmers und nicht zur Vorlage beim Arbeitgeber bestimmt. Er darf daher vom Arbeitgeber auf keinen Fall als Nachweis der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale verwendet werden. Dem Arbeitgeber werden die ELStAM zum nächsten Monatswechsel elektronisch zum Abruf bereitgestellt.

Zum Inhalt und der Bildung der ELStAM vgl. die ausführlichen Erläuterungen unter der nachfolgenden Nr. 3.

2. Teilnahme von eingetragenen Lebenspartnerschaften am ELStAM-Verfahren

Aufgrund der Generalklausel des § 2 Abs. 8 EStG gelten alle Steuerklassen bzw. Steuerklassenkombinationen für Ehegatten auch für eingetragene Lebenspartnerschaften. Dies gilt auch für das Faktorverfahren.

Seit dem 1.11.2015 übermitteln die zuständigen Meldebehörden an die ELStAM-Datenbank für jede Person mit dem Familienstand „in eingetragener Lebenspartnerschaft“ auch

• das Datum der Begründung der Lebenspartnerschaft (Beginndatum) und

• die Identifikationsnummer des Lebenspartners.

Somit kann ab dem Kalenderjahr 2016 grundsätzlich auch für in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft lebende Arbeitnehmer das elektronische ELStAM-Verfahren angewendet werden. Sofern nicht zuvor beim Finanzamt die Erteilung einer ungünstigeren Steuerklasse beantragt worden ist (vgl. § 38b Abs. 3 EStG), erhalten Lebenspartner aufgrund dieser Übermittlung programmgesteuert die Steuerklasse IV, die dem Arbeitgeber über die monatliche Änderungsliste mitgeteilt wird. Zur Möglichkeit des Steuerklassenwechsels vgl. das Stichwort „Steuerklassen“ unter den Nrn. 3 und 4.

Sofern die Meldebehörden die zuvor erwähnten Daten bis zum Jahreswechsel 2015/2016 noch nicht an die ELStAM-Datenbank übermittelt hatten (der Übermittlungszeitraum läuft vom 1.11.2015 bis zum 29.2.2016) oder bereits ein Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung für das Kalenderjahr 2016 gestellt worden ist, ist den Lebenspartnern weiterhin eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung (vgl. dieses Stichwort) für das Kalenderjahr 2016 auszustellen und der Arbeitgeberabruf ist zu sperren.

Vgl. zur Bildung der ELStAM auch die ausführlichen Erläuterungen unter der nachfolgenden Nr. 3 Buchstabe b.

3. Korrektur der ELStAM für zurückliegende Lohnzahlungszeiträume

Ist eine Korrektur einer unzutreffenden ELStAM durch das Finanzamt für zurückliegende Lohnzahlungszeiträume erforderlich, stellt das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers eine befristete Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Dies gilt insbesondere für Änderungen der ELStAM im Einspruchsverfahren oder bei verzögert übermittelten bzw. weiterverarbeiteten Daten der Meldebehörden. In der befristeten Bescheinigung werden die anzuwendenden Lohnsteuerabzugsmerkmale für im Kalenderjahr zurückliegende Monate ausgewiesen (befristet bis zum Monatsende vor Bereitstellung der zutreffenden ELStAM). Weil diese Lohnsteuerabzugsmerkmale nur für die Vergangenheit anzuwenden sind, wird der Arbeitgeberabruf für die ELStAM nicht gesperrt. Aufgrund der vorgelegten befristeten Bescheinigung ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs für die zurückliegenden Monate möglich (vgl. das Stichwort „Änderung des Lohnsteuerabzugs“).

Vgl. die Erläuterungen und das Beispiel am Ende der nachfolgenden Nr. 3 Buchstabe b.

4. Bereitstellung einer unzutreffenden ELStAM

In letzter Zeit ist es in folgenden Fällen vermehrt dazu gekommen, dass dem Arbeitgeber für Arbeitnehmer fehlerhafte elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Verfügung gestellt werden:

• aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung der Gemeinden entfällt die Ehegattenverknüpfung und die Finanzverwaltung teilt dem Arbeitgeber rückwirkend eine fehlerhafte Steuerklasse mit (z. B. Steuerklasse I statt der bisherigen Steuerklasse III);

• durch einen Fehler eines weiteren Arbeitgebers des Arbeitnehmers, der sich unzutreffenderweise als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses zu Unrecht die Steuerklasse VI mitgeteilt.

Nach der bundesweit abgestimmten Auffassung der Finanzverwaltung kann der Arbeitgeber auch dann für die Dauer von längstens drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers anwenden, wenn ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und ohne dessen Zutun dem Arbeitgeber unzutreffende elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt werden, die zu einem unzutreffenden Lohnsteuerabzug führen. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber also in diesen Fällen nicht zwingend eine vom Finanzamt ausgestellte „Papierbescheinigung“ für den Lohnsteuerabzug vorlegen (vgl. vorstehende Nr. 3).

Vgl. die Ausführungen unter der nachfolgenden Nr. 6 Buchstabe a.

5. Wechsel des Hauptarbeitgebers im Laufe des Kalenderjahres

Bezieht der Arbeitnehmer nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn, kann er auch während des Kalenderjahres einen neuen ersten Arbeitgeber (= Hauptarbeitgeber) bestimmen. Der Lohnsteuerermittlung sind beim jeweiligen Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse) zugrunde zu legen, die für den Tag gelten, an dem der Lohnzahlungszeitraum endet. Allein wegen des Wechsels des Hauptarbeitgebers entsteht kein Teillohnzahlungszeitraum.

Vgl. die Erläuterungen und die Beispiele unter der nachfolgenden Nr. 3 Buchstabe h.

6. ELStAM-Verfahren bei verschiedenen Lohnarten

Bereits bisher war vorgesehen, dass der Arbeitgeber bei verschiedenen Lohnarten (z. B. Hinterbliebenenbezüge und Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis) für vor dem 1.1.2016 endende Lohnzahlungszeiträume die abgerufene ELStAM für einen der gezahlten Bezüge anwenden und für den anderen Bezug ohne weiteren Abruf die Steuerklasse VI zugrunde legen kann. Die zeitliche Anwendung dieser Möglichkeit ist auf vor dem 1.1.2017 endende Lohnzahlungszeiträume verlängert worden. Es ist beabsichtigt, für die vorstehend beschriebenen Sachverhalte zum 1.1.2017 eine gesetzliche Regelung einzuführen.

Vgl. die Ausführungen unter der nachfolgenden Nr. 4.