Mahlzeiten: Arbeitstägliche Zuschüsse
Im Einzelnen gilt Folgendes:
-
Es muss sichergestellt sein, dass tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind und
-
der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt. Der Zuschuss darf auch den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt bei Arbeitnehmern, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer mehr als 15 Zuschüsse erhält. Zulässig sind in diesem Fall also maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten im Kalendermonat (= insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen). Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Dabei ist es zulässig, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile einer Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt. Erwirbt der Arbeitnehmer jedoch am selben Tag weitere Mahlzeiten oder Bestandteile einer Mahlzeit für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen.
Beispiel
Der Arbeitgeber zahlt seinem Arbeitnehmer für 15 Arbeitstage monatlich einen Zuschuss zu einem Frühstück, das der Arbeitnehmer in einer Bäckerei in der Nähe des Betriebs einnimmt.
Der Zuschuss des Arbeitgebers darf arbeitstäglich maximal 4,87 € betragen (Sachbezugswert für ein Frühstück 1,77 € zuzüglich 3,10 €). Als Arbeitslohn ist in diesem Fall der Sachbezugswert von 1,77 € anzusetzen, der mit 25% pauschal besteuert werden kann und in diesem Fall sozialversicherungsfrei ist. Der darüberhinausgehende Zuschuss von 3,10 € arbeitstäglich bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei. Er wird auch nicht auf die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge angerechnet.
Der Arbeitgeber kann entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelege überprüfen oder entsprechende elektronische Verfahren nutzen (z.B. wenn ein Anbieter die Belege bei einer Übersendung über das Smartphone des Arbeitnehmers vollautomatisch digitalisiert, prüft und dem Arbeitgeber eine monatliche Abrechnung übermittelt). Der Arbeitgeber hat die entsprechenden Nachweise (Belege oder Abrechnung) zum Lohnkonto des Arbeitnehmers zu nehmen.
(BMF-Schreiben vom 18.1.2019 IV C 5 – S 2334/08/10006-01; DOK 2019/0040075)
