Um den Aufwand zu entschädigen

ehrenamtliche kommunale Mandatsträger erhalten in der Regel eine Aufwandsentschädigung, deren Höhe durch entsprechende Satzungen geregelt ist. Für die Besteuerung bei Personen mit kommunalen Mandaten spielt daher regelmäßig die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 EStG eine Rolle, die in bestimmtem Umfang Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen steuerbefreit – soweit nicht festgestellt wird, dass sie für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden oder den Aufwand offenbar übersteigen. Bei Ehrenamtlichen ermöglicht die Verwaltung in der Regel auch ohne weiteren Nachweis einen steuerlich anzuerkennenden Freibetrag von 250 Euro monatlich (R 3.12 Abs. 3 LStR). Dieser Betrag orientiert sich grundsätzlich an der Übungsleiterpauschale, die bis einschließlich 2025 3.000 Euro pro Jahr betrug und ab 2026 auf 3.300 Euro angehoben wurde.

Angelehnt daran sollen auch die steuerfreien Mindestbeträge für Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen durch die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2027 rückwirkend zum 1. Januar 2026 auf 275 Euro monatlich angehoben werden.¹ Zwar besteht insoweit kein zwingender gesetzlicher Automatismus, dennoch wurde dieser Gleichklang in der Vergangenheit regelmäßig beibehalten. Im Vorgriff auf eine förmliche Änderung der LStR dürfen diese erhöhten Mindestbeträge schon jetzt und rückwirkend ab 1. Januar 2026 angewandt werden.² Zwar wäre eine rückwirkende Berücksichtigung ab Beginn des Jahres grundsätzlich auch im Lohnsteuerabzugsverfahren noch möglich, wenn die Änderungsrichtlinien gegen Ende des Jahres beschlossen werden – diese „vorab-Regelung“ erspart aber zum einen den Beteiligten Mehraufwand und Bürokratie, zum anderen können die Begünstigten bereits unterjährig von dem Steuervorteil profitieren.

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Nun aber noch zu einer grundlegenden Frage hierzu: welchen Zweck verfolgen die Freibeträge? Die Antwort darauf spielt vor allem eine Rolle, wenn es um das Veranlagungsverfahren und die endgültige Einkünfteermittlung geht. Denn die – einkunftsartenübergreifende – Steuerbefreiung soll der Vereinfachung dienen, indem sie solche Aufwandsentschädigungen freistellt, die abzugsfähige Werbungkosten oder Betriebsausgaben abgelten sollen. Die tatsächlich entstandenen Aufwendungen gelten daher durch die Steuerbefreiung grundsätzlich als abgegolten. Sie können nur dann noch im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden, soweit sie die steuerfreie Entschädigung übersteigen (R 3.12 Abs. 4 LStR).

Damit auch zurück zu den aktuellen Kommunalwahlen bzw. den kommunalen Mandatsträgern – an dieser Stelle gibt es neben dem pauschalen Mindestbetrag von nun 275 Euro noch weitere Pauschalierungen. Um die Feststellung, inwieweit es sich bei pauschalen Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungsorgane um eine steuerfreie Aufwandsentschädigung in diesem Sinne handelt zu vereinfachen, setzen die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder in koordinierten Ländererlassen (sog. „Ratsherrenerlasse“) steuerfreie Beträge fest. Auch diese wurden nun seitens der Länder im Laufe des Jahres nach und nach angepasst.³ Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder an ehrenamtliche Mitglieder eines Gemeinde- oder Stadtrats können demnach in pauschaler Höhe, gestaffelt nach Größe der Stadt oder Gemeinde, steuerfrei bleiben. Insoweit wird pauschal davon ausgegangen, dass entsprechende Aufwendungen entstehen. Dadurch wird allerdings der Mindestfreibetrag von 275 Euro nicht außer Kraft gesetzt, vielmehr greift jeweils der höhere Freibetrag.

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Nach den nun ab 2026 angepassten Werten ergeben sich für Städte und Gemeinden mit mehr als 150.000 Einwohnern den Mindestfreibetrag übersteigende Freibeträge. Bei den Beträgen handelt es sich zwar um Monatsbeträge, die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist aber möglich. Vorsicht aber in Wahljahren: die Steuerbefreiung greift nur für Monate, in denen die Tätigkeit auch tatsächlich ausgeführt wird.

Neben dieser speziellen Steuerbefreiung kommen auch noch weitere Befreiungen in Betracht, deren Anwendungsbereich zumeist weiter gefasst ist. Insbesondere Reisekostenerstattungen (§ 3 Nr. 13 EStG) werden regelmäßig ein Thema sein, daneben auch die Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte (§ 3 Nr. 45 EStG). Nicht vergessen werden sollte außerdem die Aktivrente. Soweit es sich um Arbeitnehmer mit Einkünften nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG handelt, kommt unter den übrigen Voraussetzungen der Steuerfreibetrag von 24.000 Euro bzw. 2.000 Euro monatlich in Betracht (§ 3 Nr. 21 EStG). Ganz wichtig an dieser Stelle: daneben. Die Steuerbefreiungen schließen sich nicht aus, sondern können sogar in optimaler Reihenfolge angewandt werden („Meistbegünstigungsprinzip“). So kann der Bruttoarbeitslohn zunächst um steuerfreie Aufwandsentschädigungen und Reisekosten gemindert werden und erst im Anschluss die Aktivrente in Abzug gebracht werden – so wird das Freibetragsvolumen der Aktivrente schonend aufgebraucht.    

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Um den Aufwand zu entschädigen – dürfen ab 2026 höhere Pauschalbeträge steuerfrei belassen werden. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer und damit bereits im Laufe des Jahres im Rahmen des Lohnsteuerabzugs als auch für Selbständige. Auf die konkrete Höhe der individuellen Werbungskosten oder Betriebsausgaben kommt es daher grundsätzlich nicht mehr an, so dass sich alle Beteiligten deren Ermittlung oder Überprüfung ersparen. Außer sie übersteigen die steuerfreien Beträge.

Daher abschließend noch ein kleiner Tipp für die Steuererklärung: Auf den Seiten des Bay. Landesamts für Steuern wurde ein Informationsblatt veröffentlicht, das kurz und knapp erläutert, wie diese Aufwandsentschädigungen in der Einkommensteuererklärung anzugeben und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind!⁴

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Ihre Ramona Dietmair