Im Auswahlverfahren den Bewerber leibhaftig erleben

Liebe Leserinnen und Leser,

oftmals beschränken wir uns bei Personalauswahlverfahren auf den Einsatz von Interviews. Ohne den Wert von Interviews schmälern zu wollen, ist allerdings anzumerken, dass mit Interviews das typische Handeln und die Persönlichkeit von Bewerberinnen und Bewerbern nur eingeschränkt erfasst werden können. Als Ergänzung bieten sich hier die sog. Situativen Verfahren an.

Begriffsklärung

Bei einem situativen Verfahren soll der Bewerber unter standardisierten Bedingungen innerhalb einer beschränkten Zeit Aufgaben bewältigen, die eine Stichprobe der angestrebten beruflichen Tätigkeit darstellen. Im Gegensatz zu Arbeitsproben stehen jedoch nicht fachliche Anforderungen, sondern Anforderungen an die Sozial- und Kommunikationskompetenzen im Vordergrund. Bei situativen Verfahren werden die Bewerber stets bei der Bewältigung der Aufgabe beobachtet.

Bei den situativen Verfahren können eine Reihe von unterschiedlichen Formen unterschieden werden; die nachfolgende Auflistung ist nicht abschließend.

Gesprächssimulationen

Bei Gesprächssimulationen werden typische Gesprächssituationen nachgestellt, der Bewerber wird während der Gesprächsführung beobachtet. Beispiele für Gesprächssituationen sind:

• Beratung eines Bürgers,

• Umgang mit einem aufgebrachten Kunden,

• Verhandlung mit einem Lieferanten,

• Beurteilung eines Mitarbeiters,

• Kritikgespräch mit einem Mitarbeiter.

Für die Durchführung einer Gesprächssimulation ist ein Gesprächspartner erforder-lich. Um standardisierte Bedingungen zu gewährleisten, sollte dies kein anderer Bewerber, sondern ein Mitglied der Auswahlkommission oder eine von der Auswahlkommission bestellte Assistenzkraft sein. Dieser Gesprächspartner benötigt eine Rollenvorgabe, mit der seine Rolle in dem Gespräch umrissen wird (wesentliche Argumente, Verhaltenstendenzen u.ä.m.).

Gruppendiskussionen

Hier diskutieren die Bewerber untereinander zeitbeschränkt über ein  Thema. Dabei können für die Diskussion unterschiedliche Vorgaben gemacht werden:

• Thema der Diskussion wird von Auswahlkommission vorgegeben,

• Bewerber sollen bestimmte inhaltliche Standpunkte vertreten,

• es gibt einen Bewerber, der die Moderation übernehmen soll,

• die Diskussion soll mit einem Ergebnis enden u.ä.m.

Präsentationen

Bewerber stellen einen Sachverhalt zeitbeschränkt vor der Auswahlkommission dar. Unter anderem folgende Elemente können in Präsentationen variiert werden:

• Schwierigkeitsgrad des Sachverhalts,

• Ausmaß und Schwierigkeitsgrad der ggf. zur Verfügung gestellten Materialien zum Sachverhalt,

• Dauer der Vorbereitungszeit,

• Dauer der Präsentation,

• Zur Verfügung gestellte Hilfsmittel zur Durchführung der Präsentation,

• Auswahlkommission stellt Zwischenfragen oder kritisiert den Bewerber während der Präsentation (in diesem Fall wird die Präsentation auch als Disputation bezeichnet).

Präsentationen können auch dazu dienen, die Ergebnisse von Arbeitsproben vorzustellen. Mit Hilfe des Internet können Präsentationen auch in der Vorauswahl verwendet werden. Dazu erstellen die Bewerber zu Hause unter genau festgelegten Bedingungen die Präsentationen, erstellen selbst eine Videoaufzeichnung und versenden diese an den Arbeitgeber, der sie zu einem beliebigen Zeitpunkt auswerten kann.

Kooperations- und Wettbewerbsaufgaben

Bei Kooperationsaufgaben versuchen mehrere Bewerber innerhalb eines beschränkten Zeitraums eine Problemstellung gemeinsam zu lösen. Beispiele für Problemstellungen sind „Planung und Organisation eines Betriebsausflugs“ oder „Erstellung eines Konzepts zur Anwerbung von Nachwuchskräften“.

Wettbewerbsaufgaben: Ähnlich wie in Kooperationsaufgaben agieren die Bewerber gemeinsam. Auch hierbei ist eine Problemstellung innerhalb einer Zeitfrist zu lösen. Der Unterschied zur Kooperationsaufgabe besteht darin, dass es durch die Aufga-benstellung zwangsläufig zu Konflikten (Ziel-, Verteilungs-, Bewertungskonflikten) zwischen den Bewerbern kommen muss. Beispiele für Wettbewerbsaufgaben sind „Verteilung neuer Büroräume innerhalb einer Arbeitsgruppe“ oder „Planung von Urlaubszeiten innerhalb einer Arbeitsgruppe“. In der Regel wird den Bewerbern vorab ein Szenario beschrieben. Wettbewerbs- und Kooperationsaufgaben lassen sich miteinander kombinieren. Der Schwierigkeitsgrad von Wettbewerbsaufgaben lässt sich beliebig variieren.

Was zu beachten ist

Bei der Planung, Durchführung und Auswertung von situativen Verfahren ist folgendes zu beachten:

• Die gestellten Aufgaben sollten einen möglichst hohen Bezug zu den beruflichen Tätigkeiten aufzeigen,

• Vorab sollte unter Mitwirkung der Auswahlkommission festgelegt werden, welche Handlungsweisen der Bewerber positiv oder negativ zu werten sind,

• die Mitglieder der Auswahlkommission sollten für ihre Beobachtungs- und Beurteilungsaufgabe im Rahmen eines Beobachtertrainings geschult werden,

• die Mitglieder der Auswahlkommission dokumentieren ihre Beobachtungen mit Hilfe eines Beobachtungsbogens,

• Aufgabenstellungen, Szenarien, Rollenvorgaben u.ä.m. sind den Bewerbern schriftlich auszuhändigen,

• den Bewerbern sollte durch die Aufgabenstellungen genügend Zeit eingeräumt werden, um ihre Kompetenzen unter Beweis zu stellen. Gegebenfalls sind beispielsweise zwei verschiedene Gesprächssimulationen durchzuführen,

• die Bewerber sollten mit Wertschätzung und Respekt behandelt werden, auch wenn ihre Leistungen deutlich nicht den Anforderungen entsprechen¹,

• jedes Mitglied der Auswahlkommission sollte eigenständig und unbeeinflusst sein Urteil fällen. Erst in einem zweiten Schritt werden bedeutsame Beurteilungsunterschiede zwischen einzelnen Mitgliedern  der Auswahlkommission diskutiert und korrigiert.

Bewertung situativer Verfahren

Situative Verfahren können so gestaltet werden, dass sie eine hohe Validität aufweisen. Der Einsatz dieser Verfahren wird von Bewerbern regelmäßig akzeptiert, Mitglieder von Auswahlkommission erhalten aufschlussreiche Einblicke in die Handlungsweisen und Persönlichkeiten der Bewerber. Die Kosten für die Entwicklung und Durchführung situativer Verfahren variieren stark. Erfahrungsgemäß ist der Aufwand beim wiederholten Einsatz dieser Verfahren deutlich geringer. Bei Gruppendiskussionen ist das Risiko groß, dass die Bewerber nicht ihr übliches Verhalten zeigen, da sie sich in hohem Maße auf dieses Verfahren vorbereitet haben. Präsentationen erfassen maximale, nicht typische Leistungen und sind daher verfälschungssicher. Sofern Gesprächssimulationen, Kooperations- und Wettbewerbsaufgaben einen angemessenen Schwierigkeitsgrad und eine angemessene Dauer aufweisen, sind Verfälschungen des typischen Verhaltens von Bewerbern eher selten. Situative Verfahren eignen sich vor allem für die Phase der Endauswahl.

Viel Erfolg beim Einsatz dieser Verfahren!

Herzlichst

Ihr
Andreas Gourmelon

¹ Bäcker, R. (2009). Simulationen – situative Verfahren in der Managementdiagnostik, in: Andreas Gourmelon, Christine Kirbach, Stefan Etzel (Hrsg.), Personalauswahl im öffentlichen Sektor, 2. Auflage, S. 241 – 264, Baden-Baden: Nomos.