Vorteile der eAkte in Zeiten von Corona

Digitalisierung bedeutet nicht nur, eine funktionierende Internet-Verbindung zwischen Home-Office und IT-Verfahren in der Verwaltung herzustellen. Am Heimarbeitsplatz sitzen und gleichzeitig im Fachverfahren arbeiten, ist die eine Sache. Doch damit die Antragsbearbeitung dann auch so funktioniert wie im Büro, braucht man Zugriff auf verfahrensbezogene Dokumente. Schränke voller Aktenordner im Büro helfen gar nichts, weil die darin abgelegten Dokumente vom Heimarbeitsplatz aus nicht einsehbar sind.

Deshalb gibt es elektronische Dokumentenmanagement (DMS)- und Archivsysteme. Sie werden mit den einzelnen Fachverfahren verbunden. Erzeugt man zum Beispiel im Baufachverfahren ein Schriftstück, wird dieses nicht ausgedruckt, sondern digital im DMS abgelegt. Man hat damit direkt aus dem Verfahren heraus per Mausklick Zugriff auf das Dokument, egal ob nun im Home-Office oder im Büro gearbeitet wird. Über elektronische Workflowsysteme lassen sich anschließend verschiedene Arbeitsschritte, die das Dokument durchlaufen muss, nach vorgegebenem Plan abarbeiten. Was früher per Hauspost stattfand, läuft nun also elektronisch ab, bis zur letztlichen Online-Erteilung der Baugenehmigung.

Keine Medienbrüche mehr
Analog zu den selbsterstellten Schriftstücken ist es bei eingehenden Dokumenten: Bauanträge - um beim Baubeispiel zu bleiben - treffen analog ein, werden in der Poststelle gescannt und dann im DMS abgelegt. Oder aber der Antragstellende lädt seine Bauanträge gleich elektronisch über die Webseite des Kreises hoch, wie es immer mehr Kommunen anbieten. Erstellen, Bearbeiten und Archivieren von fachverfahrensbezogenen Dokumenten wird mit DMS also von papierbasiert auf vollständig elektronisch umgestellt. Dadurch gibt es keine Medienbrüche mehr, eine durchgängige Prozessbearbeitung ist möglich, auch wenn man im Home-Office sitzt.

Auf Basis von DMS-Technologien lassen sich im weiteren Schritt komplette eAktenlösungen aufbauen. Eine eAkte fasst sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge elektronisch zusammen. Sie enthält damit alle Unterlagen, die eine vollständige Information über einen Sachverhalt ermöglichen. In den Kommunalverwaltungen finden sich noch unterschiedliche Definitionen der eAkte, von reiner Ablage im Windows Explorer bis hin zur elektronischen Aktenführung mit Postkorb- und Workflowfunktionen auf Basis eines DMS. Das Organisationskonzept „Elektronische Verwaltungsarbeit Baustein E-Akte“ des Bundesministerium des Inneren beschreibt die dreistufige Objekthierarchie von Akte, Vorgang und Dokument als Standard für die eAkte und enthält ausführliche Informationen zum Thema.

eAkte muss Sach- und Fallakten beinhalten
Eine wichtige Unterscheidung ist die zwischen Sachakten und Fallakten. Letztere sind immer an ein Fachverfahren angebunden. Sie haben individuelle Metainformation je nach Verfahren: Steuernummer, Name, Anschrift bei der Steuerakte, Kfz-Kennzeichen, Vorgangstyp bei der KFZ-Akte, Aktenzeichen, Bauherr, Lage bei der Bauakte usw. Sachakten hingegen sind mit einheitlichen Metainformationen über die gesamte Verwaltung ausgestattet. Da gibt es ein Akten- und ein Vorgangszeichen, Erstellungsdatum, Aufbewahrungsfrist, die federführende Organisationseinheit und dergleichen. Diese werden typischerweise über einen Aktenplan (KGST). Wichtig ist vor allem, dass behördenweit eine einheitliche Systematik für die Aktenführung definiert wird.

Eine elektronische Akte sollte beide Ausprägungen, also Sach- und Fallakten abbilden können. Viele Fachverfahrenshersteller bieten den Kommunen eine „elektronische Akte“ als Zusatzmodul zum Fachverfahren an. Nutzt man dies konsequent, führt das aber zu einer Vielzahl unterschiedlicher Aktenlösungen für die einzelnen Verfahren, der kommunenweite Gesamtüberblick fehlt und der Administrationsaufwand für die IT-Abteilung ist sehr hoch.

Diese Probleme lassen sich vermeiden, wenn die Lösungen der Fachverfahrenshersteller dazu genutzt werden, um die Dokumente und Metainformationen automatisiert in eine übergreifende eAkte zu übernehmen. Über eine Office- und E-Mail-Integration werden auch die außerhalb des Fachverfahrens erstellten Dokumente direkt in der eAkte abgelegt. Die eAkte für Kommunen kann letztendlich nur eine Gesamtlösung für die Verwaltung sein, die zum einen für die Verwaltung der Sachakten die Anforderungen des EGovG erfüllt, zum anderen in der Lage ist, die in den Kommunen zahlreich vorhandenen Fallakten zu verwalten und in die Fachverfahren integrierbar ist.

Wo mit der eAkte starten?
In welchen Bereichen sollten Kommunen nun am besten mit der Einführung von DMS und eAkten starten? Am ehesten wohl dort, wo für die Antragsbearbeitung ein Zugriff auf Dokumente zwingend erforderlich ist. Die Ausländerbehörde zum Beispiel lebt von der Aktenführung. Und auch im Sozialwesen sind der Aktenbestand und die Arbeitsabläufe mit Aktenrelevanz wesentlich komplexer als in anderen Verwaltungsbereichen wie etwa der KFZ-Zulassung oder Passstelle. Im Sozialamt oder Ausländerwesen fallen Entscheidungen aufgrund der Aktenlage und müssen juristisch geprüft werden – das alles kostet Zeit und ist ohne Dokumenteneinsicht schlicht nicht möglich. Einsatz von DMS und eAkte heißt also: Man kann von überall her in Dokumenten recherchieren, sie bearbeiten, weiterleiten und archivieren. In Zeiten von Corona, vom Home-Office aus, ist dies eine wesentliche Voraussetzung zur Aufrechterhaltung wichtiger Verwaltungsarbeiten.

Eine ausführliche Beschreibung der eAkte findet sich im Organisationskonzept  Elektronische Verwaltungsarbeit  des BMI unter:
https://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/e_akte.pdf?__blob=publicationFile&v=2

Die Bayerische Verwaltungsschule bietet Seminare zum Thema, siehe u.a.:
https://www.bvs.de/fortbildung/seminare/seminarsuche/yca/c/s/,/,/die-e-akte-in-der-auslaenderbehoerde-1/,/index.html

Eine gute Darstellung der Einführung der E-Akte in der Kreisverwaltung gibt es beim Landkreistag unter:
https://www.landkreistag.de/images/stories/publikationen/Bd.%20132.pdf