ELStAM: Abweisung der ELStAM-Abfrage des Arbeitgebers

Für die Anmeldung des Arbeitnehmers und den Abruf seiner elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) hat der Arbeitgeber u.a. die Datumsfelder Beschäftigungsbeginn und Referenzdatum Arbeitgeber (= Zeitpunkt, ab dem der Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen ELStAM anzuwenden hat) an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Meldet der Arbeitgeber dasselbe Beschäftigungsverhältnis bei der Finanzverwaltung nach zuvor erfolgter Abmeldung ein weiteres Mal an, weist das ELStAM-Verfahren derzeit die Anmeldung des Arbeitnehmers ab, wenn das übermittelte Datum des Beschäftigungsbeginns vor dem Datum der Abmeldung liegt. Folglich kann der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer die ELStAM nicht abrufen. Hiervon sind insbesondere folgende Fallgestaltungen betroffen:

• Wechsel vom Hauptarbeitsverhältnis zu einem Nebenarbeitsverhältnis oder von einem Nebenarbeitsverhältnis zu einem Hauptarbeitsverhältnis jeweils beim selben Arbeitgeber, 

• Korrektur einer zunächst fehlerhaften Anmeldung des Arbeitnehmers (Hauptarbeitsverhältnis als Nebenarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis als Hauptarbeitsverhältnis) oder 

• Änderung der Höhe des im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Freibetrags und des im Hauptarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Hinzurechnungsbetrags.

Weil der Arbeitgeber in den vorstehenden Fällen die ELStAM des Arbeitnehmers derzeit wegen „technischer Störungen“ nicht abrufen kann, gilt Folgendes:

Bis zu zwei Monaten nach dem Einsatz der neuen Programmversion, mit der dieser Fehler behoben wird, längstens für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr 2013 (regelmäßig ist dies der Dezember 2013), darf der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach den in Papierform vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers durchführen. Dabei dürfen im Hauptarbeitsverhältnis die Steuerklassen I bis V, die Zahl der Kinderfreibeträge, der Faktor sowie ein Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag nur dann berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V bzw. einem Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag vorliegt. Weist der Arbeitnehmer anhand eines aktuellen ELStAM-Ausdrucks des Finanzamts abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale nach (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor) hat der Arbeitgeber diese beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Soll ein im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigender Freibetrag geändert werden, hat der Arbeitgeber einen aktuellen ELStAM-Ausdruck des Finanzamts vorzulegen.

Nach einem Wechsel vom Hauptarbeitsverhältnis zum Nebenarbeitsverhältnis (Korrektur einer zunächst fehlerhaften Anmeldung des Arbeitnehmers) darf der Arbeitgeber die Steuerklasse VI mit dem ihm aufgrund des früheren Abrufs der ELStAM bekannten Kirchensteuerabzugsmerkmal des Arbeitnehmers ohne Berücksichtigung der Zahl der Kinderfreibeträge und eines Freibetrags ohne weiteren Nachweis des Arbeitnehmers anwenden.

Spätestens nach Ablauf der oben genannten Zwei-Monatsfrist bzw. nach Ablauf des Kalenderjahres 2013 hat der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug im ELStAM-Verfahren durchzuführen. Dabei besteht für den Arbeitgeber weder eine Rückrechnungs-/Korrekturpflicht noch eine Anzeigeverpflichtung gegenüber dem Finanzamt. Ungeachtet dessen ist er jedoch berechtigt, bisher zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten.

Hinweis: Der Einsatz der neuen Programmversion des ELStAM-Verfahren wird von der Finanzverwaltung z.B. im Internet bekannt gegeben.

(BMF-Schreiben vom 25.4.2013  IV C 5 – S 2363/13/10003, DOK 2013/0350001)